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3 Consideraciones clave para su próximo sistema de gestión de documentos

Por:
Alvin Tedjamulia
septiembre 24, 2020

Cuando llegó COVID- 19, todas las empresas recibieron un curso intensivo sobre recuperación ante desastres a medida que su fuerza laboral pasó a trabajar desde casa, casi de la noche a la mañana. Para los bufetes de abogados y los equipos legales corporativos, algunos se apresuraron a ayudar a los empleados a determinar nuevos procesos y navegar por VPN torpes, mientras que otros disfrutaron de otro día de trabajo en su silla favorita en casa. ¿La diferencia? Ya sea que estén utilizando la gestión de documentos local o basada en la nube.

Alvin Tedjamulia, cofundador y director de tecnología de NetDocuments, se sentó con Ian Kujawa, vicepresidente de asociaciones y ventas corporativas de Litera, para discutir Tres consideraciones clave al seleccionar un sistema de gestión de documentos (DMS) basado en la nube para garantizar empleados productivos, documentos seguros y usuarios finales felices.

La experiencia del usuario coherente es importante

Con el cambio a trabajar desde casa, algunas empresas se han sorprendido por la aumentos de productividad que están experimentando. Libres de distracciones en la oficina, los empleados superan los plazos y asumen más trabajo. De hecho, los clientes de NetDocuments en particular han disfrutado de un aumento del 20% en la productividad general según las mediciones recientes de la plataforma.

Pero, ¿qué ha ayudado a estas empresas a alcanzar estos niveles de productividad imprevistos? Esa respuesta está en la experiencia de usuario constante proporcionada por el software basado en la nube. Porque incluso cuando los abogados y su personal cambiaron de lugar de trabajo, el procesos para completar el trabajo permaneció intacto: una base sólida sobre la que los empleados pueden construir incluso en tiempos de incertidumbre.

Las 3 A de la seguridad de los documentos

Mantener la seguridad de los documentos en una red doméstica no administrada es la pesadilla de cualquier líder de TI. Afortunadamente, un DMS basado en la nube puede ser la clave para mantener la seguridad de los documentos fuera de la oficina.

Durante su charla con Kujawa, Tedjamulia señaló que hay "3 A de la seguridad de los documentos" que todas las empresas deben garantizar sus características de DMS: autenticación, control de acceso y control de acciones.  

Autenticación

El primer paso para proteger los documentos es abordar OMS está accediendo a ellos. La autenticación de dos pasos es el estándar actual de la industria para cualquier software, pero especialmente para el software basado en la nube al que se puede acceder desde cualquier lugar y dispositivo.

Control de acceso

Direccionamiento qué los usuarios pueden acceder es el segundo paso para proteger los documentos sin importar dónde accedan. Si bien muchos DMS brindan a los usuarios la capacidad de controlar el acceso a nivel de repositorio o de materia, DMS robusto permite a los usuarios agregar controles a nivel de documento. Esta seguridad a nivel de documento garantiza que cada la información se puede gestionar y proteger.

Control de acción

El tercer paso, y potencialmente el más importante, para garantizar la seguridad de los documentos es cómo los usuarios pueden interactuar con un documento. Los administradores de amenazas han sido históricamente el estándar de la industria, ofreciendo alertas cuando se acumulan acciones sospechosas. Por el contrario, el nuevo estándar de la industria prevención de pérdida de datos o DLP El software evita que se lleven a cabo acciones, protegiendo así sus documentos de comportamientos inapropiados.

Asegurarse de que su DMS tenga cada una de estas características ayudará a los líderes de TI a estar tranquilos sabiendo que no importa dónde se encuentre un empleado, los datos están seguros y protegidos.  

Tiempo de actividad confiable

Un DMS es fundamental para el trabajo legal, lo que significa que si el sistema no funciona, las empresas están perdiendo dinero. Es por eso que un paso importante en el proceso de selección de DMS es comprender el historial de tiempo de actividad de su software potencial. NetDocuments mantiene un 99.99% de tiempo de actividad promedio, asegurando que nuestros clientes y sus empleados siempre tengan lo que necesitan para completar el trabajo a tiempo y sin frustraciones.

Selección de su próximo DMS

Elegir un nuevo DMS que asegure el éxito de su empresa requiere un comité enfocado en seleccionar el software que abordará las necesidades de la empresa hoy, en el futuro a medida que crece y en casos de emergencia. No hay una respuesta correcta, pero una cosa está clara: las empresas que dieron el paso para adoptar una gestión de documentos sólida y con experiencia basada en la nube son las más equipadas para adaptarse a las circunstancias cambiantes.

Reloj Serie Litera Partner: seguridad de la plataforma para obtener más información sobre las recomendaciones de Alvin Tedjamulia para seleccionar un DMS.

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