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La transformación digital es la ideología del año para las empresas que dependen del trabajo intensivo en documentos. Innumerables organizaciones de todos los tamaños e industrias han cambiado sus procesos para encontrar soluciones que brinden formas rápidas, confiables y seguras de ingresar datos en sus sistemas. La captura en la nube se ha convertido en una fuerza impulsora para implementar estrategias digitales este año por una buena razón. La digitalización de datos justo en el punto de entrada al ciclo de vida del documento tiene mucho sentido antes de enviarlos a los destinatarios y los flujos de trabajo.
A medida que muchas organizaciones pasan a procesos sin papel, considerar cómo la tecnología de captura se relaciona con un sistema de gestión de documentos en la nube (DMS) es un primer paso crítico. Para ayudar al resto del negocio a digitalizarse, las soluciones de captura lo ayudan a manejar los desafíos interminables asociados con la transmisión de documentos y papel con mayor facilidad. Estos son los conceptos básicos de cualquier solución de captura poderosa:
Cuando se trata de implementar nuevas tecnologías y estandarizar procesos, la adopción por parte del usuario es fundamental y se basa totalmente en la facilidad de uso y la flexibilidad. No todas las empresas tienen los mismos procedimientos; todo el mundo tiene diferente personal y estructura. Una organization puede tener un personal de escaneo, otras pueden capacitar a los empleados con herramientas para que lo hagan ellos mismos, y algunas incluso pueden tener un híbrido de ambos métodos.
Cuando se trata de eso, si puede brindar a los empleados recursos para enviar documentos desde impresoras multifunción, escáneres de escritorio, dispositivos móviles, fax, correo electrónico o incluso API, puede habilitar cualquier caso de uso y resolver problemas que ahorren tiempo a todos.
Las soluciones de captura básicas permiten que las imágenes y los documentos se transformen en medio del tránsito hacia el destino final y avanzado Las soluciones de captura llevan estas capacidades a otro nivel.
Con una funcionalidad sofisticada como la clasificación de documentos con extracción de datos, puede extraer información sin esfuerzo de lo que alguna vez fueron imágenes planas. Cuando habilita la captura con capacidades de indexación y extracción de datos, puede enviar estos documentos en sentido descendente con información relacionada que puede dictar flujos de trabajo y destinos finales, incluso hasta el nivel de carpeta dentro de los sistemas de línea de negocio. ¡Hable sobre quitarse el trabajo ajetreado de su día!
La tecnología de captura es más útil cuando puede integrarse a la perfección con sistemas existentes como fax en la nube, registros médicos electrónicos (EMR) para atención médica, sistemas de información estudiantil (SIS) para educación o sistemas de gestión de documentos (DMS) como NetDocuments.
La capacidad de acoplarse con el software y los sistemas existentes permite a los trabajadores ocupados capturar rápidamente una imagen o documento y enviarlo directamente a las manos del repositorio o destinatario correcto, con un simple clic de un botón. Además, con sistemas como NetDocuments, puede configurar flujos de trabajo dinámicos que se enviarán automáticamente a diferentes carpetas dentro de NetDocuments inmediatamente después del escaneo. ¿La línea de fondo? El camino al DMS es mucho más rápido y su personal apreciará la experiencia de usuario superior.
En nuestro clima empresarial basado en datos, garantizar la seguridad de los datos capturados es de suma importancia. Es por eso que las principales soluciones de captura deben tener en cuenta los estándares de seguridad y privacidad de datos de la industria, como HIPAA, PCI DSS, ISO 27001 y más.
Algunas otras características que reforzar la seguridad de los datos para el contenido capturado son envío de fax seguro para la comunicación de información confidencial, prevención de pérdida de datos, cifrado en reposo y capacidades de "eliminación al enviar" que garantizan que las imágenes capturadas no permanezcan localmente en los dispositivos en los que fueron capturadas.
En estos días, el personal trabaja desde todas partes: la sede de la oficina, la oficina en casa, mientras viaja por el trabajo, ¿quién puede realizar un seguimiento? La tecnología de captura a la que se puede acceder desde cualquier escritorio, o incluso mejor, desde cualquier dispositivo móvil, permite capturar, organizar y enrutar el contenido de forma rápida y segura a los flujos de trabajo, al personal adecuado o al archivo, según sea necesario. Elimina la espera para recuperar del almacenamiento externo, mensajeros, correo postal o acceso a dispositivos de escaneo, ya que el trabajo se puede realizar desde cualquier dispositivo habilitado para red. En esta nueva y valiente realidad de trabajo remoto, la accesibilidad es una gran victoria para garantizar la continuidad del negocio.
En verdad, es probable que el papel nunca desaparezca enteramente– al menos no en nuestras vidas. Pero la captura en la nube está llevando la transformación digital del concepto a la práctica para las organizaciones de todo el mundo al proporcionar procesos rápidos, fluidos y seguros para reemplazar la persecución en papel.
Mediante el uso de tecnologías de captura inteligente, el personal puede capturar imágenes de documentos desde casi cualquier dispositivo, extraer automáticamente los datos que necesitan y tomar decisiones basadas en esos datos para enviarlos a otros miembros del equipo o aplicaciones. Con la captura en la nube, las organizaciones resuelven los desafíos de los procesos y ponen las ruedas en marcha hacia un futuro casi sin papel.
Captura inteligente Upland y Upland AccuRoute ofrecen capacidades escalables a los usuarios de NetDocuments para administrar mejor la captura basada en la nube y las soluciones de fax empresarial, con el resultado de hacer que las estrategias inteligentes de transformación digital sean más realistas para ponerlas en práctica más adelante. Para iniciar sus esfuerzos de transformación digital con estrategias más completas para llevar sus procesos a la era digital, comuníquese con nuestro socio, Upland Software, en dwf@uplandsoftware.com.
Upland Software (Nasdaq: UPLD) es líder en software de gestión del trabajo empresarial. Las cuatro nubes empresariales de Upland permiten que miles de organizaciones interactúen con los clientes en canales digitales clave, optimicen el desempeño del equipo de ventas, administren proyectos y costos de TI, y automaticen flujos de trabajo de documentos críticos. Todas las nubes de Upland están respaldadas por un compromiso de éxito del cliente del 100 % y la plataforma UplandOne, que sitúa a los clientes en el centro de todo lo que hacemos. Obtenga más información en uplandsoftware.com.
