Los logotipos de las empresas NetDocuments y Upland superpuestos en el fondo del icono de la nube.

5 Razones por las que la tecnología de captura está impulsando la transformación digital

Por:
Karen cummings
Publicado en:
noviembre 19, 2020

Digital Transformation is the ideology of the year for businesses reliant on document-intensive work. Countless organizations of all sizes and industries have shifted their processes to find solutions that provide fast, reliable, and secure ways to get data into their systems. Cloud capture has become a driving force for implementing digital strategies this year with good reason. Digitizing data right at the point of entry into the document lifecycle makes perfect sense before sending it off to recipients and workflows.

As many organizations move to paperless processes, considering how capture technology ties into a cloud document management system (DMS) is a critical first step. To help the rest of the business go digital, capture solutions help you handle the never-ending challenges associated with paper and document transmission more easily. Here are the basics to any powerful capture solution:

Más formas de introducir documentos

Cuando se trata de implementar nuevas tecnologías y estandarizar procesos, la adopción por parte del usuario es fundamental y se basa totalmente en la facilidad de uso y la flexibilidad. No todas las empresas tienen los mismos procedimientos; todo el mundo tiene diferente personal y estructura. Una organización puede tener un personal de escaneo, otras pueden capacitar a los empleados con herramientas para que lo hagan ellos mismos, y algunas incluso pueden tener un híbrido de ambos métodos.

Cuando se trata de eso, si puede brindar a los empleados recursos para enviar documentos desde impresoras multifunción, escáneres de escritorio, dispositivos móviles, fax, correo electrónico o incluso API, puede habilitar cualquier caso de uso y resolver problemas que ahorren tiempo a todos.

Extracts and Organizes Data – Automatically

Basic capture solutions allow images and documents to be transformed mid-transit on the way to the final destination and advanced capture solutions take these capabilities to another level.

Con una funcionalidad sofisticada como la clasificación de documentos con extracción de datos, puede extraer información sin esfuerzo de lo que alguna vez fueron imágenes planas. Cuando habilita la captura con capacidades de indexación y extracción de datos, puede enviar estos documentos en sentido descendente con información relacionada que puede dictar flujos de trabajo y destinos finales, incluso hasta el nivel de carpeta dentro de los sistemas de línea de negocio. ¡Hable sobre quitarse el trabajo ajetreado de su día!

Easily Integrates with Other Systems

Capture technology is most useful when it can integrate seamlessly with existing systems like cloud fax, Electronic Medical Records (EMR) for healthcare, Student Information Systems (SIS) for education, or Document Management Systems (DMS) such as NetDocuments.

La capacidad de acoplarse con el software y los sistemas existentes permite a los trabajadores ocupados capturar rápidamente una imagen o documento y enviarlo directamente a las manos del repositorio o destinatario correcto, con un simple clic de un botón. Además, con sistemas como NetDocuments, puede configurar flujos de trabajo dinámicos que se enviarán automáticamente a diferentes carpetas dentro de NetDocuments inmediatamente después del escaneo. ¿La línea de fondo? El camino al DMS es mucho más rápido y su personal apreciará la experiencia de usuario superior.

Enhances Security and Compliance

In our data-driven business climate, ensuring the security of data captured is of paramount importance. This is why premier capture solutions must take into account industry data privacy and security standards like HIPAA, PCI DSS, ISO 27001, and beyond.

A few other features that bolster data security for captured content are secure faxing for communication of sensitive information, data loss prevention, encryption at rest, and “delete upon send” capabilities that ensure captured images don't remain locally on devices on which they were captured.

Enables Work from Anywhere

These days, staff are working from everywhere – office headquarters, the home office, while traveling on the job, who can keep track? Capture technology that's accessible from any desktop – or even better, any mobile device – allows content to be quickly and securely captured, organized, and routed to workflows, appropriate staff, or archival as needed. It removes the wait to retrieve from off-site storage, couriers, snail mail, or access to scanning devices since work can get done from any network-enabled device. In this brave new remote working reality, accessibility is a big win to ensure business continuity.

Bringing it Home

In truth, paper will likely never go away entirely– at least not in our lifetimes. But cloud capture is taking Digital Transformation from concept into practice for organizations worldwide by providing fast, seamless, and secure processes to replace the paper chase.

Mediante el uso de tecnologías de captura inteligente, el personal puede capturar imágenes de documentos desde casi cualquier dispositivo, extraer automáticamente los datos que necesitan y tomar decisiones basadas en esos datos para enviarlos a otros miembros del equipo o aplicaciones. Con la captura en la nube, las organizaciones resuelven los desafíos de los procesos y ponen las ruedas en marcha hacia un futuro casi sin papel.

conozca más

Captura inteligente Upland y Upland AccuRoute ofrecen capacidades escalables a los usuarios de NetDocuments para administrar mejor la captura basada en la nube y las soluciones de fax empresarial, con el resultado de hacer que las estrategias inteligentes de transformación digital sean más realistas para ponerlas en práctica más adelante. Para iniciar sus esfuerzos de transformación digital con estrategias más completas para llevar sus procesos a la era digital, comuníquese con nuestro socio, Upland Software, en dwf@uplandsoftware.com.

About Upland Software

Upland Software (Nasdaq: UPLD) is a leader in enterprise work management software. Upland's four enterprise clouds enable thousands of organizations to engage with customers on key digital channels, optimize sales team performance, manage projects and IT costs, and automate critical document workflows. All of Upland's clouds are backed by a 100% customer success commitment and the UplandOne platform, which puts customers at the center of everything we do. Learn more at uplandsoftware.com.

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