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5 Razones por las que la tecnología de captura está impulsando la transformación digital

Por:
Karen cummings
noviembre 19, 2020

La transformación digital es la ideología del año para las empresas que dependen de un trabajo intensivo en documentos. Innumerables organizaciones de todos los tamaños e industrias han cambiado sus procesos para encontrar soluciones que brinden formas rápidas, confiables y seguras de introducir datos en sus sistemas. La captura en la nube se ha convertido en una fuerza impulsora para implementar estrategias digitales este año con una buena razón. Digitalizar los datos justo en el punto de entrada en el ciclo de vida del documento tiene mucho sentido antes de enviarlos a los destinatarios y los flujos de trabajo.

Dado que muchas organizaciones pasan a procesos sin papel, considerar cómo la tecnología de captura se vincula con un sistema de gestión de documentos (DMS) es un primer paso fundamental. Para ayudar al resto del negocio a volverse digital, las soluciones de captura lo ayudan a manejar los desafíos interminables asociados con la transmisión de papel y documentos con mayor facilidad. Estos son los conceptos básicos de cualquier solución de captura potente:

Más formas de introducir documentos

Cuando se trata de implementar nuevas tecnologías y estandarizar procesos, la adopción por parte del usuario es fundamental y se basa totalmente en la facilidad de uso y la flexibilidad. No todas las empresas tienen los mismos procedimientos; todo el mundo tiene diferente personal y estructura. Una organización puede tener un personal de escaneo, otras pueden capacitar a los empleados con herramientas para que lo hagan ellos mismos, y algunas incluso pueden tener un híbrido de ambos métodos.

Cuando se trata de eso, si puede brindar a los empleados recursos para enviar documentos desde impresoras multifunción, escáneres de escritorio, dispositivos móviles, fax, correo electrónico o incluso API, puede habilitar cualquier caso de uso y resolver problemas que ahorren tiempo a todos.

Extrae y organiza datos automáticamente
Las soluciones de captura básicas permiten transformar imágenes y documentos en medio del tránsito en el camino hacia el destino final y avanzado Las soluciones de captura llevan estas capacidades a otro nivel.

Con una funcionalidad sofisticada como la clasificación de documentos con extracción de datos, puede extraer información sin esfuerzo de lo que alguna vez fueron imágenes planas. Cuando habilita la captura con capacidades de indexación y extracción de datos, puede enviar estos documentos en sentido descendente con información relacionada que puede dictar flujos de trabajo y destinos finales, incluso hasta el nivel de carpeta dentro de los sistemas de línea de negocio. ¡Hable sobre quitarse el trabajo ajetreado de su día!

Se integra fácilmente con otros sistemas
La tecnología de captura es más útil cuando se puede integrar a la perfección con sistemas existentes como fax en la nube, registros médicos electrónicos (EMR) para la atención médica, sistemas de información para estudiantes (SIS) para educación o sistemas de gestión de documentos (DMS) como NetDocuments.

La capacidad de acoplarse con el software y los sistemas existentes permite a los trabajadores ocupados capturar rápidamente una imagen o documento y enviarlo directamente a las manos del repositorio o destinatario correcto, con un simple clic de un botón. Además, con sistemas como NetDocuments, puede configurar flujos de trabajo dinámicos que se enviarán automáticamente a diferentes carpetas dentro de NetDocuments inmediatamente después del escaneo. ¿La línea de fondo? El camino al DMS es mucho más rápido y su personal apreciará la experiencia de usuario superior.

Mejora la seguridad y el cumplimiento
En nuestro clima empresarial basado en datos, garantizar la seguridad de los datos capturados es de suma importancia. Esta es la razón por la que las soluciones de captura de primer nivel deben tener en cuenta los estándares de seguridad y privacidad de datos de la industria como HIPAA, PCI DSS, ISO 27001 y más.

Algunas otras características que refuerzan la seguridad de los datos para el contenido capturado son el envío seguro por fax para la comunicación de información confidencial, la prevención de pérdida de datos, el cifrado en reposo y las capacidades de "eliminar al enviar" que garantizan que las imágenes capturadas no permanezcan localmente en los dispositivos en los que estaban capturado.

Permite trabajar desde cualquier lugar
En estos días, el personal est trabajando desde todas partes: la oficina central, la oficina en casa, mientras viaja en el trabajo, ¿quién puede realizar un seguimiento? La tecnología de captura a la que se puede acceder desde cualquier escritorio, o incluso mejor, desde cualquier dispositivo móvil, permite que el contenido se capture, organice y enrute de forma rápida y segura a los flujos de trabajo, al personal adecuado o al archivo según sea necesario. Elimina la espera para recuperar datos del almacenamiento externo, mensajería, correo postal o acceso a dispositivos de escaneo, ya que el trabajo se puede realizar desde cualquier dispositivo habilitado para la red. En esta nueva y valiente realidad del trabajo remoto, la accesibilidad es una gran ventaja para garantizar la continuidad del negocio.

Trayéndolo a casa
En verdad, es probable que el papel nunca desaparezca enteramente- al menos no en nuestras vidas. Pero la captura en la nube está llevando la transformación digital del concepto a la práctica para organizaciones de todo el mundo al proporcionar procesos rápidos, transparentes y seguros para reemplazar la persecución del papel.

Mediante el uso de tecnologías de captura inteligente, el personal puede capturar imágenes de documentos desde casi cualquier dispositivo, extraer automáticamente los datos que necesitan y tomar decisiones basadas en esos datos para enviarlos a otros miembros del equipo o aplicaciones. Con la captura en la nube, las organizaciones resuelven los desafíos de los procesos y ponen las ruedas en marcha hacia un futuro casi sin papel.

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