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Alcanzar el 90% de adopción por parte de los usuarios solo tres días después de implementar un nuevo sistema de administración de documentos (DMS) es un logro impresionante ... especialmente cuando tiene más de 750 usuarios internos a bordo en medio de una pandemia global.
Afortunadamente, Ice Miller sabe un par de cosas sobre cómo aplastar absolutamente la gestión del cambio con un equipo grande, y han compartido generosamente su conocimiento ganado con tanto esfuerzo para una implementación de DMS ultra fluida. A continuación, presentamos siete de sus mejores consejos para ayudarlo a comenzar a trabajar y a impulsar la adopción con su empresa:
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Antes de comenzar a abordar un gran cambio importante, como reemplazar su DMS, es importante que las personas adecuadas se involucren e inviertan en el proceso desde el principio.
“Tuvimos un gran grupo de personas involucradas en la selección y aprobación antes incluso de llegar a la etapa de implementación”, dice Kelly Kaustky, gerente de proyectos de TI en Ice Miller. “La firma estuvo clamando por un nuevo [DMS] durante años, y teníamos a las personas adecuadas defendiendo este proyecto”.
No todas las organizaciones verán interrumpido su plan de implementación por una pandemia como Ice Miller, pero prepararse para posibles contratiempos puede ayudarlo a mantenerse encaminado, sin importar lo que suceda.
“Es importante dar tiempo suficiente para que las cosas salgan mal”, dice Steve Johnson, director de aplicaciones de Ice Miller. “Nadie planeó algo como COVID- 19 cuando apareció. Pero es necesario tener la capacidad de dar un paso atrás, reagruparse y analizar críticamente lo que se necesita para lograr lo que se debe hacer ".
“No tomamos atajos en este proyecto y realmente creo que esa es una de las razones por las que estamos felices y sonrientes”, continúa. “Es una gran inversión de tiempo, esfuerzo y dinero migrar un DM empresarial. No es algo para tomar a la ligera ".
Aquí está la cuestión: obtener un nuevo DMS es su oportunidad de comenzar de cero y configurar todo para lograr el máximo impacto y productividad. Ese proceso requiere esfuerzo y puede ser fácil recurrir a cómo siempre ha hecho las cosas. ¡Aprovecha tu oportunidad para hacerlo bien!
“Recomendaría pensar mucho en cómo configurar su nuevo mundo de DM. Es importante que no repita los errores de su entorno de DM anterior ”, dice Steve.
Por supuesto, a veces aprendes las cosas por las malas:
"Hay un par de decisiones más pequeñas que tomamos que, en retrospectiva, podríamos haber hecho de manera diferente", admite Steve. “El socio de implementación Kraft Kennedy nos aconsejó que hiciéramos las cosas de una manera, pero decidimos seguir el camino que queríamos.
Seis meses después, creo que todos estamos de acuerdo en que probablemente deberíamos haber seguido el camino que nos dijo Kraft ”, se ríe.
Afortunadamente para Ice Miller, esas decisiones no fueron de gran importancia. Sin embargo, la lección aprendida es clara: confíe en la experiencia de su socio de implementación.
Antes de implementar NetDocuments para toda la empresa, Ice Miller creó un gran grupo piloto para ayudarlos a probar el software e identificar los puntos problemáticos para que estuvieran listos el día de la implementación.
“Teníamos un piloto grande, así que podíamos dar una buena patada a los neumáticos”, dice Kelly. “Tuvimos socios, asociados y miembros del personal en el piloto. Lanzamos una amplia red, por así decirlo, para asegurarnos de que éramos representativos de la empresa ".
“Antes de que decidiéramos seguir adelante, nos aseguramos de hacer pruebas exhaustivas, de que nos acomodáramos a cualquier necesidad especial para las clasificaciones de grupos de práctica”, explica. "Recibimos muchos buenos comentarios".
El equipo también pasó por varias iteraciones de validación y verificación de que todos sus documentos llegaron correctamente, de modo que cuando llegó el momento de migrar sus 23 millones de documentos y correos electrónicos, el proceso se desarrolló sin problemas.
Cuando el equipo estuvo listo para implementar NetDocuments en toda la empresa, Ice Miller quería que todos se pusieran en funcionamiento lo más rápido posible. Para ayudar a lograrlo, encontraron un socio de capacitación en Encoretech.
“Tener entrenadores experimentados que sean excelentes en lo que hacen es clave”, dice Brian Podolsky de Kraft Kennedy. “Puede tener un excelente diseño técnico y un escritorio que no se bloquee, pero si los abogados no saben cómo encontrar documentos, guardarlos u organizarlos, si no comprenden las capacidades de lo que se les da, es no va a ser un proyecto exitoso ".
Por encima de todo, la clave para una implementación exitosa es reunir equipos de estrellas y trabajar hacia un objetivo común.
"Fue un gran esfuerzo de equipo", dice Kelly. "TI, gobierno de la información, el equipo de capacitación, el equipo de aplicaciones, el equipo de infraestructura y la mesa de ayuda: Trabajamos junto con Kraft Kennedy y Encoretech para que esto sea un éxito".
Y no hay duda al respecto: la experiencia de Ice Miller ha sido un gran éxito.
¿Quieres escuchar la historia completa de cómo Ice Miller logró más 90% de adopción de usuarios en los primeros tres días después de implementar NetDocuments? Mira el caso de estudio!
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