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Guy Phillips, director general para EMEA de NetDocuments, afirma que la elección está impulsando el cambio al modelo operativo y operativo empresarial legal estándar
Sin duda, los últimos seis meses han sido un catalizador para el cambio, desde el presupuesto hasta la tecnología, desde los procesos hasta las instalaciones del lugar de trabajo, y el resultado más importante del bloqueo es la elección significativamente mayor que se les da a las personas sobre dónde trabajan. De acuerdo con la Oficina de Estadísticas Nacionales, en 2019 solo el 30% de los empleados del Reino Unido alguna vez trabajó desde casa. Esto ha significado que las empresas - y sus clientes - que no están acostumbradas a esta forma de trabajar hayan tenido que adaptarse rápidamente. Para el sector legal, esto es particularmente cierto: como industria tradicionalmente basada en oficinas, el bloqueo ha sido un punto de inflexión para la modernización.
Las empresas están enfatizando que, con el conjunto de herramientas adecuado, una combinación de tecnología y cultura, pueden ofrecer opciones y flexibilidad completas a la fuerza laboral para trabajar de una manera que los inspire. Por ejemplo, el trabajo a domicilio puede proporcionar un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida, algo que algunos abogados han luchado por mantener a lo largo de los años. De hecho, una investigación de Hitachi Capital ha encontrado que más del 60% de los empleados legales dicen que quieren seguir trabajando desde casa después de los tres meses de bloqueo. También está claro que tener la tecnología para que el personal trabaje desde casa de manera efectiva es importante para atraer y retener a la próxima generación de talentos.
Sin embargo, las empresas que no pueden sentar las bases para respaldar la elección corren el riesgo de quedarse atrás de la competencia. Y si no se cambia a formas de trabajo más flexibles, se corre el riesgo de dañar la productividad y la retención de los empleados.
Rompiendo el mito local
Entonces, ¿cómo puede el sector legal garantizar que puede facilitar esta nueva forma de trabajar, tanto ahora como en el futuro? Dado que los empleados exigen acceso a la información en cualquier momento, la adopción de las últimas soluciones en la nube y el software como servicio (SaaS) debería ser un requisito previo para los bufetes de abogados que desean ser más ágiles y seguros.
Sin embargo, muchos todavía están vinculados a sistemas locales o de nube híbrida. Las preocupaciones de seguridad y cumplimiento han llevado a la industria a creer que son más seguras porque solo se puede acceder a los datos en una ubicación. Aunque puede sensación Más seguro almacenar datos en las instalaciones, es una falsa sensación de seguridad en la era del delito cibernético. Investigaciones recientes de Gartner predice que las cargas de trabajo de infraestructura de nube pública como servicio (IaaS) encontrarán al menos un 60% menos de incidentes de seguridad que los que se encuentran en los centros de datos tradicionales.
Las verdaderas plataformas en la nube no solo son más seguras y flexibles, sino que también requieren mucha menos administración, lo que significa que TI y la empresa pueden concentrarse más en el servicio al cliente cuando es más importante que nunca. Puede obtener más información sobre los beneficios de migrar a un sistema moderno basado en la nube en nuestro caso de estudio, Modernización para el éxito ahora y en el futuro.
Mitigar los riesgos de seguridad de la TI en la sombra
Desde la filtración de los Papeles de Panamá de 11.5 millones de documentos que detallan información confidencial, el sector legal se ha vuelto cada vez más consciente del daño financiero y de reputación que pueden causar las filtraciones de datos. Por lo tanto, las empresas generalmente han estado preparadas cuando se trata de garantizar el cumplimiento de la legislación de protección de datos, como RGPD.
Sin embargo, las amenazas internas y externas no desaparecerán. Y trabajar desde casa ha traído consigo vulnerabilidades adicionales. Por ejemplo, los datos podrían estar desprotegidos ya que los empleados pueden estar usando dispositivos personales o de miembros de la familia para trabajar. Por lo tanto, la protección y el cifrado de datos deben estar en el centro del trabajo remoto en el sector legal, y las empresas deben tener un control completo sobre la privacidad de los datos y el cumplimiento normativo, pero sin impacto en la productividad o el rendimiento.
Sin embargo, para industrias reguladas como la legal, muchas herramientas de colaboración no son adecuadas para su propósito, ya que no brindan los niveles necesarios de seguridad para documentos confidenciales y no se integran con aplicaciones de líneas de servicios especializadas. Para obtener un apoyo total, las empresas deben asegurarse de que los empleados estén equipados con las herramientas adecuadas para el trabajo. De lo contrario, independientemente de las medidas de seguridad implementadas, la 'TI en la sombra' puede seguir siendo una amenaza, donde los sistemas existentes evitan que los empleados almacenen y compartan documentos fácilmente, lo que los obliga a usar el correo electrónico personal y los servicios de almacenamiento en la nube.
Los empleados necesitan herramientas de gestión de documentos y correo electrónico que mejoren, en lugar de obstaculizar, su forma de trabajar, más que una interfaz estéticamente agradable. Para garantizar la adopción, las herramientas deben integrarse verdaderamente con la vida cotidiana de los empleados y funcionar de forma nativa dentro de las aplicaciones con las que están familiarizados. Además, ya sea que utilicen una interfaz web o una aplicación móvil, los empleados deberían poder trabajar en documentos desde casa como lo harían en la oficina.
Atraer un grupo más amplio de talentos
Equipar al personal con la tecnología adecuada para el trabajo también es clave para retener y atraer a la próxima generación. La investigación de Capita muestra que más de las tres cuartas partes de los trabajadores dicen que la tecnología es un factor en sus elecciones profesionales. Quieren la flexibilidad para trabajar de forma remota, y sin las herramientas adecuadas, o con una mala experiencia de usuario, las personas improductivas correrán el riesgo de dejar el negocio.
Tener la tecnología en su lugar para respaldar el trabajo desde casa también puede abrir un grupo más amplio de talentos, ya que la ubicación se vuelve menos importante al momento de contratar. Como tres meses encerrados han cambiado irrevocablemente las prácticas laborales, las empresas ahora pueden concentrarse en encontrar personas con las habilidades más relevantes en lugar de atraer talento a la ciudad.
Un cambio de mentalidad
La tecnología claramente tiene un papel que desempeñar para garantizar que los empleados de los bufetes de abogados puedan trabajar con éxito desde casa y mantenerse al día con el cambiante panorama de riesgos. Sin embargo, esto también requiere un cambio de mentalidad. Una vez que los bufetes de abogados cuentan con la tecnología y la infraestructura necesarias para respaldar el trabajo remoto, deben asegurarse de tener la cultura para adoptarlo por completo. La industria legal se basa en años de tradición, por lo que adaptarse a este cambio puede llevar algún tiempo. Sin embargo, como ha demostrado el bloqueo, las empresas deben adaptarse rápidamente, por lo que ahora le toca al sector legal habilitar un modelo de trabajo más inspirador y ganarse la confianza para que funcione en la práctica.
Este artículo apareció en la revista Briefing. Por favor haga clic aquí para ver la publicación completa.
