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¿Está cumpliendo con los requisitos de retención de registros de la SEC?

Por:
El equipo de NetDocuments
octubre 28, 2021

Su empresa de servicios financieros tiene que mantener registros comerciales de cierta manera durante un tiempo determinado. Eso es porque la Autoridad Reguladora de la Industria Financiera (FINRA) y la Comisión de Bolsa y Valores de EE. UU. (SEC) lo requieren. Pero conocer estas regulaciones es solo el primer obstáculo. El segundo es implementarlos. Tu servicio de gestión de documentos ¿hazlo facil?

¿Quién debe seguir las reglas de la SEC?

Es probable que sepa bien si las reglas de FINRA o SEC se aplican a usted. Pero como repaso, 17 CFR § 240.17 a- 4 se aplica a:

  • Miembros de una bolsa de valores nacional que realizan transacciones comerciales con valores directamente con otras personas que no sean miembros de una bolsa de valores nacional
  • Corredores o distribuidores que realizan transacciones comerciales con valores a través de un miembro de una bolsa de valores nacional
  • Corredores o distribuidores, incluido un distribuidor de derivados OTC
  • Operadores de permuta basados en valores que también son intermediarios o concesionarios y
  • Principales participantes de swap basados en valores que también son corredores o distribuidores

¿Qué registros debe conservar?

Los requisitos de retención de registros se aplican a los registros descritos en 17 CFR § 240.17 a- 3, que incluyen pero no se limitan a:

  • Secantes
  • Activos y pasivos, ingresos y otros libros mayores
  • Registros de valores
  • Memorándum de órdenes de intermediación
  • Memorando de compra o venta de un valor
  • Pone, llama, extiende, monta a ambos lados y otras opciones
  • Saldos monetarios
  • Confirmaciones y avisos
  • Cheques cancelados
  • Información del perfil de la cuenta del cliente
  • Solicitudes de empleo
  • Registros de empleados
  • Comunicaciones por correo electrónico
  • Copia del sitio web
  • Publicaciones en redes sociales
  • Anuncios y materiales de marketing
  • Materiales audiovisuales

Si tiene dudas sobre la conveniencia de conservar un documento en particular, considere si el registro se relaciona con sus funciones comerciales principales o con alguno de los servicios que brinda a sus clientes. Si es así, guárdelo. Se enfrentará a problemas de cumplimiento por no conservar los registros relevantes. No hay sanciones por mantener registros superfluos, pero dicho esto, no desea conservar todo para siempre. Esa estrategia podría generar datos redundantes, obsoletos y triviales y desafíos de descubrimiento en el futuro.

Plazos para la retención de registros de la SEC

Encontrará cuánto tiempo tiene para mantener registros particulares en 17 CFR § 240.17 a- 4. La regla es detallada y usted, o más probablemente su oficial de cumplimiento, debe trabajar con ella con cuidado.

Debe mantener registros identificados en § 240.17 a- 3 (a) (1) a (3), (5), (21) y (22) para al menos seis años. Estos incluyen blotters, libros de contabilidad de activos y pasivos, registros de valores o libros de contabilidad, un registro de personas que pueden explicar los registros que mantiene la firma y un registro de cada profesional en una firma responsable de establecer políticas y procedimientos de cumplimiento normativo.

Hay un requisito de tres años para otros registros, que incluyen, entre otros:

  • Registros relacionados con § 240.17 a- 3 (a) (4), (6) a (11), (16), (18) a (20) y (25) a (31)
  • Talonarios de cheques, extractos bancarios, cheques cancelados, conciliaciones de efectivo
  • Facturas por cobrar y por pagar
  • Comunicaciones de negocios
  • Saldos de comprobación, cálculos de endeudamiento agregado y capital neto, estados financieros, conciliaciones de sucursales y documentos de trabajo de auditoría interna
  • Garantías de cuentas y poderes
  • Acuerdos comerciales escritos
  • Documentos relacionados con valores; y
  • Avisos relacionados con un sistema interno de agentes de bolsa

Todos los registros almacenados deben ser fácilmente accesibles durante los primeros dos años, ya sea que tenga que conservarlos durante al menos tres o seis años.

Según el artículo 240.17 a- 4 (c), también debe conservar las tarjetas de cuenta o los registros relacionados con los términos y condiciones de apertura o mantenimiento de una cuenta durante seis años después de cerrar la cuenta de un cliente.

La mayoría de los requisitos de retención de registros de la SEC son tres o seis años. Sin embargo, una empresa puede tener problemas para mantener ciertos registros durante tres años en lugar de seis si hay un malentendido o un error humano en su programa de gobierno de la información.

Más requisitos de retención de registros

La SEC requiere que usted mantenga registros de cierta manera. Deben ser inmutables, lo que significa que nadie puede alterar, eliminar o acortar la vida útil del archivo.

Otro requisito es almacenar duplicados de los registros originales en una ubicación separada. De esa manera, si algo le sucede a una instalación o pieza de equipo, no perderá nada.

Además, los usuarios autorizados deben poder encontrar registros rápidamente. Este requisito significa que debe indexar todo y proporcionar a los usuarios una función de búsqueda eficiente.

Y finalmente, debe convertir a alguien en un tercero designado (D3P) para tener acceso independiente a sus registros. Su D3P es una entidad que puede recuperar los registros para una auditoría regulatoria o por orden judicial sin su cooperación.

NetDocuments facilita el cumplimiento de la SEC

Las empresas de servicios financieros recurren a NetDocuments, un servicio líder de gestión de documentos y correo electrónico en la nube porque proporciona a las empresas funciones y características específicas que las empresas pueden utilizar para cumplir con los requisitos de retención de registros de FINRA y SEC:

  • Períodos de retención personalizables
  • Repositorios Write Once, Read Many (WORM)
  • Varias capas de cifrado
  • Una función de búsqueda de documentos sólida con derechos de acceso personalizables
  • Duplicación de datos en tres centros de datos altamente seguros y geográficamente separados y
  • Capacidad D3P de NetDocuments

Si su empresa está lista para asociarse con un DMS centrado en FINRA, consulte nuestra guía para Encontrar el DMS adecuado para su empresa.

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