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Serie de blogs de DMS, parte 1 de 5: ¿Qué es un DMS?

Por:
El equipo de NetDocuments
Publicado en:
mayo 13, 2020
Última actualización:
marzo 1, 2022

¿Qué es un DMS? DMS significa sistema de gestión de documentos y se refiere a las herramientas y procesos que utiliza su organización para almacenar y gestionar documentos. El moderno sistema de solución DMS de MA a menudo ofrecerá capacidades de búsqueda sólidas, etiquetado de metadatos, controles de acceso y procesos de seguridad mejorados para proteger los archivos.

Cómo funcionan los sistemas de gestión de documentos

In the past, document management for law firms and legal teams was a very physical system: Filing cabinets, boxes, shelves, folders, binders, scanners, thousands upon thousands of printed pages, and designated square footage in the office to hold all that and more.

Afortunadamente, los estándares de DMS han mejorado. Ahora, la mayoría de los archivos y documentos legales se capturan y almacenan digitalmente, ya sea en un sistema local o en la nube. Estas herramientas traen consigo una variedad de capacidades adicionales que están convirtiendo rápidamente al DMS en la columna vertebral del bufete de abogados.

Algunas de las características clave de DMS para bufetes de abogados y equipos legales corporativos incluyen la capacidad de:

  • Crea y edita documentos
  • Organizar documentos por materia o proyecto
  • Comparta y colabore de forma segura en documentos
  • Seguimiento del historial de versiones
  • Acceda a espacios de trabajo y documentos de forma remota
  • Controlar los permisos de acceso de los usuarios
  • Aplicar metadatos personalizados
  • Encuentra contenido de manera eficiente
  • Integre con las soluciones de software preferidas
  • Mantenga la seguridad y el gobierno avanzados

Con estas funciones que aumentan la productividad, los usuarios de DMS pueden optimizar sus flujos de trabajo mientras se mantienen enfocados en los clientes y los resultados. Sin embargo, su millaje puede variar según el tipo de sistema de gestión de documentos que elija para su organización.

Tipos de sistemas de gestión de documentos: basados en la nube frente a locales

Before the internet was widely used, the only real choice businesses had for secure, digital document storage was an on-premises system. The primary benefit of “on-prem” is keeping total control of the system within your organization — but this can be a false sense of security for many organizations. While on-premises solutions are still common among law firms and other businesses, they are also expensive and difficult to set up and maintain. They require in-house server hardware, software licenses, security systems, and IT personnel to keep everything running smoothly and address issues as they arise.

Cloud-based document management solutions are growing in popularity as an alternative to on-premises systems. With a cloud-based DMS solution, the management and upkeep of hardware, software, security, and personnel are the responsibility of the cloud provider. Business users simply pay a monthly fee to the cloud provider to access the DMS via the internet.

Los beneficios de un sistema de gestión de documentos basado en la nube

Además de los ahorros de costos significativos, la nube ofrece una variedad de beneficios sobre las soluciones de DMS locales. Dos son de especial importancia para los profesionales del derecho: la seguridad y la movilidad.

Si bien los proveedores pueden variar, las soluciones DMS basadas en la nube son responsables de la seguridad de los datos de sus clientes. Los DMS diseñados específicamente para firmas de abogados y equipos legales ponen un énfasis aún mayor en la seguridad, el cumplimiento y las copias de seguridad porque comprenden los estrictos estándares de confidencialidad que deben cumplirse. Con el proveedor adecuado, los profesionales legales pueden tener la tranquilidad de que sus datos y documentos más importantes están protegidos al más alto nivel.

La movilidad también es un gran beneficio que viene con el uso de la nube. Mientras que las soluciones locales requieren que los usuarios se conecten a la red de la oficina directamente o mediante VPN, las soluciones en la nube permiten que los usuarios accedan a sus datos desde casi cualquier dispositivo conectado a Internet. Esto brinda a los abogados la capacidad de trabajar de forma remota con facilidad, aumentar la productividad y brindar un mejor servicio a los clientes.

Para obtener más información sobre los beneficios del trabajo remoto, descargue nuestro eBook, Del beneficio al beneficio: cómo los bufetes de abogados pueden implementar el trabajo flexible y remoto.

Casos de uso para sistemas de gestión de documentos: gestión, colaboración y uso compartido de archivos

La realidad del lugar de trabajo moderno es que casi todo lo que hacemos sucede en nuestros dispositivos: los usamos para comunicarnos, investigar, crear, colaborar y mucho más. La información circula constantemente dentro, fuera y a través de la oficina. Debido a esto, un DMS no es solo el lugar donde las empresas almacenan documentos, es donde ocurre el trabajo.

Más allá del mero almacenamiento, un DMS empodera a la organización. Los equipos legales manejan grandes cantidades de información y poder encontrar y recuperar rápidamente la información necesaria es vital para la productividad y el servicio al cliente oportuno. Un DMS robusto puede incluso hacer posible la creación de plantillas de espacios de trabajo para que los nuevos proyectos se puedan integrar sin problemas en la estructura organizativa existente.

A medida que los equipos trabajan juntos y colaboran, es fundamental asegurarse de que todos tengan la información más actualizada. Pasar múltiples versiones de documentos entre varias partes puede ser una receta para el desastre, pero un DMS facilita la colaboración con otros al rastrear cambios y actualizaciones para que todos permanezcan en la misma página.

Por último, con la gestión de documentos basada en la nube, las empresas no solo pueden disfrutar de la movilidad en sus dispositivos, sino que también pueden compartir documentos de forma segura dentro del equipo. y también con partes interesadas externas.

Su DMS: más que almacenamiento

Con la cantidad de archivos que incluso las empresas pequeñas deben administrar, está claro que los sistemas de administración de documentos son fundamentales para el trabajo legal. El DMS no solo permite a las empresas almacenar y administrar de forma segura documentos y datos, sino que también permite a los equipos legales ser más productivos y eficientes. Pero eso no es todo: desde aumentar la flexibilidad hasta mejorar los resultados de la empresa, su DMS puede hacer mucho más por usted.

Vea por qué un DMS sólido es un componente clave de la pila tecnológica de cualquier equipo legal en la Parte 2: ¿Por qué necesita un DMS?

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