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Gobernanza de la información en un lugar de trabajo más ágil que nunca

Por:
Darrell mervau
septiembre 3, 2020

"Todos están trabajando de forma remota ahora ... pero ¿nuestros datos aún están seguros?"

En la prisa por permitir que todos los empleados trabajaran desde casa, muchas organizaciones asumieron riesgos calculados, lo que permitió al personal trabajar en condiciones menos que ideales. Algunas empresas estaban mejor preparadas que otras, pero el inicio de la pandemia global presentó desafíos inesperados para casi todos los departamentos de TI encargados de proporcionar repentinamente acceso remoto a empleados que anteriormente trabajaban en la oficina.

Desde la implementación de computadoras portátiles hasta la capacitación sobre cómo acceder a la información en línea, el énfasis inicial estaba en la continuidad del negocio con el entendimiento de que muchas prácticas serían reevaluadas una vez que la oficina distribuida estuviera en funcionamiento. También hubo ventajas, ya que los usuarios que alguna vez se resistieron al cambio se volvieron interesados en "digitalizarse" y comenzaron a adoptar formas de trabajar sin papel.

Ahora el trabajo a distancia, y "trabajar desde cualquier lugar", se está aceptando ampliamente como una opción viable de forma más permanente. (Y, por supuesto, en muchos lugares, todavía no hay otra opción).

Como resultado, muchas organizaciones están revisando y ajustando sus políticas y procedimientos de gobernanza de la información para minimizar los riesgos de seguridad y proteccin de datos que surgen del trabajo distribuido.

Muchas empresas están extendiendo requisitos más estrictos a los proveedores, incluidos sus bufetes de abogados, en forma de directrices de asesoría externa (OCG) actualizadas que especifican exactamente cómo se puede acceder y almacenar sus datos.

De manera similar, están emitiendo RFP pidiendo a los posibles proveedores (y bufetes de abogados) que detallen sus prácticas de seguridad y gobierno de la información: ¿Cómo se protege la información confidencial de los clientes? ¿Quién tiene acceso específicamente a la información? ¿La seguridad del documento está abierta de forma predeterminada o es necesario saberlo? ¿Cómo se gestiona, rastrea e informa sobre el acceso a los documentos y la actividad? ¿Cuánto tiempo se conserva la información del cliente? ¿Se pueden realizar auditorías bajo demanda para demostrar el cumplimiento? ¿Y qué precauciones están tomando las empresas para proteger los datos cuando su personal trabaja desde casa?

Las organizaciones que actúan antes para abordar los requisitos de este nuevo panorama de gobernanza de la información se beneficiarán de una seguridad mejorada, un riesgo reducido y una mayor confianza en su capacidad para funcionar de manera eficaz en tiempos de incertidumbre y volatilidad.

Incorporación de la gobernanza de la información en los flujos de trabajo

FileTrail ha estado trabajando en estrecha colaboración con NetDocuments y clientes conjuntos para permitir que el gobierno de la información se integre en la forma en que funciona su organización, sin crear más gastos generales para los usuarios.

Al utilizar FileTrail integrado con NetDocuments, los usuarios pueden automatizar los flujos de trabajo para clasificar información y aplicar las políticas de retención relevantes a cada archivo. La política en cuestión puede ser su propia política de gobierno de la información, o en el caso de un bufete de abogados, pueden ser los requisitos de retención relevantes especificados en el OCG de un cliente.

Ya no es necesario asignar personal para realizar un seguimiento manual de los períodos de retención que vencen, o perseguir constantemente a los aprobadores individuales por correo electrónico (o en persona). En cambio, el flujo de trabajo activa automáticamente notificaciones a las partes interesadas correspondientes para que revisen y aprueben los registros relevantes (incluidos los registros electrónicos y físicos) para su eliminación de manera oportuna. El sistema captura automáticamente una pista de auditoría de toda la actividad, para que pueda generar fácilmente informes sobre el cumplimiento de su organización (para la administración, los clientes, los reguladores y los auditores).

El GDPR, CCPA y otras regulaciones dejan muy claro que existen riesgos significativos al retener datos que ya no necesita. Además, han aumentado significativamente la sobrecarga administrativa asociada con la justificación de cómo y por qué conserva la información personal que aún tiene. La eliminación y destrucción oportuna de los registros que ya no es necesario que conserve, reduce así los costos administrativos y de almacenamiento en curso, y reduce el riesgo de filtraciones de datos, así como los litigios y responsabilidades futuros.

Las políticas de proveedores más estrictas y las pautas de asesoramiento externo están ampliando los nuevos requisitos en un ecosistema más amplio de proveedores de servicios, lo que deja en claro que implementar políticas sólidas de gobernanza de la información es esencial para hacer negocios en el futuro. Y en el caso de una retención por litigio o una auditoría de seguridad, la capacidad de demostrar procesos sólidos de gobierno de la información y cumplimiento es imperativa.

Automatizar aspectos clave de la gobernanza de la información, e incorporarlos en la forma en que funciona su organización, podría marcar una diferencia crítica en la capacidad de su empresa para brindar servicios a sus clientes de manera segura y eficiente, independientemente de dónde trabaje su personal.

Para obtener más información sobre cómo los usuarios de NetDocuments están utilizando FileTrail para mejorar sus esfuerzos de gobierno de la información, por favor haga clic aquí.

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