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Resuelva estos principales 5 desafíos finales para abogados y clientes más felices

Por:
El equipo de NetDocuments
diciembre 19, 2019

La mayoría de la industria legal reconoce el proceso de cierre como una serie de tareas tediosas y desafiantes. Y es cierto: desde el aumento de los costos hasta una afluencia de papeleo caótico, hay muchas formas en que los cierres pueden ser problemáticos. Hoy en día, la mayoría de los clientes esperan que las cosas se hagan rápidamente, a bajo costo y con un mínimo de contratiempos, y ¿mencionamos que a menudo quieren que todos los pasos estén disponibles digitalmente? Puede parecer una tarea difícil, pero hay formas de lograrlo.

Cuando se trata de cierres, nuestros clientes suelen tener cinco desafíos clave:

  1. Hora
  2. Papeleo
  3. Desorganización
  4. Gastos
  5. Protección de información sensible

Echemos un vistazo más profundo a estos y cómo resolverlos.

Los cierres llevan mucho tiempo.

Una 2017 encuesta de derecho y tecnología legal realizada por Aderant encontró que la mayoría de los profesionales del derecho ven la mejora de la eficiencia operativa (léase: procesos que ahorran tiempo) como uno de los dos principales desafíos a los que se enfrentan sus firmas. Y no es ningún secreto que los cierres pueden llevar mucho tiempo para todas las partes, ya que la búsqueda de una lista cada vez mayor de documentos y firmas puede parecer interminable.

Solución

Procesos optimizados y mejores herramientas colaborativas. Cuando se enfrenta a un nuevo cierre, lo último que desea es que sus abogados transaccionales sientan que están dando tumbos en la oscuridad.

Lo primero que puede hacer para reducir el tiempo que toma un cierre es asegurarse de que está desarrollando procesos efectivos y fáciles de seguir. Cree un plan documentado de los pasos que se deben tomar y cuándo, junto con una lista útil de recursos que se pueden usar cuando surge un problema.

Además, la implementación de mejores herramientas de espacio de trabajo puede permitir una colaboración fluida que puede mejorar la eficiencia del equipo legal, reducir la falta de comunicación y eliminar la finalización de tareas redundantes.

Requieren un montón de papeleo.

La carpeta de cierre final no es la única vez que un cierre utiliza cantidades masivas de papeles impresos. A menudo, los abogados se enfrentan a varias versiones de cientos de documentos que se imprimen, a veces más de una vez.

Solución

Digital, basado en la nube sistemas de gestión de documentos como NetDocuments son una forma rentable y ecológica de almacenar, trabajar y distribuir estos importantes documentos.

Las herramientas de NetDocuments son fáciles de usar y se integran directamente con sus aplicaciones favoritas, lo que las convierte en una mejor alternativa a las pilas de papel en el suelo.

Los cierres se desorganizan fácilmente.

Este es otro problema que surge cuando se trata de las miles de páginas que acompañan a los cierres. A menos que sea un experto en organización, puede ser fácil que uno (o más) de estos documentos integrales se pierdan en la confusión.

Solución

SetBuilder proporciona a los usuarios una forma sencilla de combinar y organizar conjuntos de documentos en una ubicación. Proporciona una forma intuitiva para que los equipos de negociación coordinen los cierres, automaticen los procesos de cierre manual de la carpeta y encuentren rápidamente los documentos que buscan para ahorrar tiempo y dolores de cabeza.

Considere esto: el abogado promedio informes dedicar casi una hora completa al día a organizar información firme y poco menos de media hora a organizar espacios de trabajo físicos y electrónicos. Imagínese cuánto aumentaría la productividad si esa organización ya estuviera atendida.

Son caros.

Desde los materiales físicos involucrados en un cierre hasta el aumento de las horas facturables, los cierres pueden volverse costosos rápidamente. A medida que pueda reducir esos costos, es más probable que tenga clientes satisfechos que regresen. De hecho, un reciente Informe de tendencias legales compilado por Clio muestra que el costo total de los servicios tuvo un efecto mayor en el Net Promoter Score de la industria legal que cualquier otro factor.

Solución

Un servicio de gestión de documentos rentable y herramientas simplificadas son dos soluciones fáciles de implementar que pueden tener un efecto drástico en sus resultados. Cuando todo lo que necesita está en un solo lugar y es muy fácil navegar, su eficiencia se disparará, disminuyendo automáticamente sus costos generales.

Los cierres significan mucha información confidencial.

Cuando se trata de un cierre, posee una gran cantidad de información altamente confidencial y puede ser difícil descubrir cómo proteger esta información mientras la mantiene accesible para las personas que la necesitan.

Solución

Pasar a un archivo de materia digital puede proporcionarle una forma de almacenar de forma segura la información cifrada y garantizar su protección. También permite que su personal acceda a todos los documentos, colabore fácilmente en ellos y utilice la búsqueda empresarial para encontrar rápidamente lo que necesitan.

Mejores procesos significan más tiempo y dinero.

Sus clientes dependen de su empresa para ayudarlos a navegar el tiempo, a menudo tumultuoso, que rodea a un cierre. Hacer incluso un par de estos cambios en sus flujos de trabajo puede hacer que sus cierres funcionen de manera más fluida y eficiente. Y eso puede traducirse en grandes beneficios para su equipo de abogados transaccionales.

¿Aun mejor? Los beneficios de esos procesos mejorados se canalizan hacia usted en forma de más tiempo y dinero.

¿Está interesado en aprender más sobre cómo mejorar sus cierres? Programe una demostración con NetDocuments para obtener más información sobre cómo renovar sus procesos actuales.

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