Primer plano de alguien escribiendo en una computadora.

La creciente necesidad de una gestión de contenido fiable en el sector público

Por:
El equipo de NetDocuments
Publicado en:
mayo 13, 2022

Históricamente, el gobierno de los EE. UU. no ha sido ajeno al uso de formularios en papel para procesar solicitudes de servicios gubernamentales, asistencia o ayuda pública. Este proceso no solo es anticuado y requiere mucho tiempo, sino que tampoco es completamente seguro. La afluencia de formularios en papel a lo largo de las décadas creó problemas con la gestión confiable de documentos, ya que no eran fáciles de buscar o acceder de forma remota.

En un esfuerzo por brindar alivio a este creciente problema del papel, muchas agencias gubernamentales han optado por seguir adelante con las iniciativas de transformación digital que han estado en suspenso durante mucho tiempo. Las agencias federales han trabajado en estrecha colaboración con socios de la industria para escanear documentos para que puedan etiquetarse y almacenarse como datos digitales. Esto dio como resultado documentos digitales que son accesibles de forma remota, fáciles de buscar y mucho más fáciles de usar. Fue una mejora notable. Pero entonces sucedió el COVID.

La pandemia ayudó a dar forma a muchas decisiones de transformación digital, sobre todo de las agencias que giraron hacia el trabajo remoto e híbrido. La montaña de documentos digitales y un verdadero mar de datos constituyentes con los que opera cada agencia federal se vuelve difícil de administrar y utilizar cuando toda la organización realiza cambios drásticos en la forma y el lugar de trabajo de los empleados. El auge de las iniciativas de trabajo desde el hogar puso a prueba los procesos y las tecnologías que las agencias utilizan para la gestión y el almacenamiento de contenido, y a menudo los encontraron deficientes.

A nivel de los empleados federales, el modelo de trabajo desde casa magnificó las deficiencias tanto en la tecnología como en los procesos, lo que hizo que la ejecución del trabajo de los trabajadores fuera ineficiente y aumentara el riesgo de exposición de datos. Los trabajadores federales han perdido mucho tiempo buscando documentos y datos. Los documentos duplicados han creado problemas de control de versiones, lo que hace que la colaboración sea más engorrosa. En un momento en que los ciberdelincuentes han estado buscando activamente explotar las vulnerabilidades resultantes de la pandemia y las fuerzas laborales descentralizadas, la naturaleza distribuida de la fuerza laboral ha puesto en riesgo los datos confidenciales de los constituyentes.  

Para obtener más información sobre las formas en que las agencias federales almacenan documentos y datos, y para comprender mejor el impacto que ha tenido la pandemia de COVID en las operaciones del sector público, ryan schradin con nuestro socio, DLT, se sentó con nuestro Gerente Comercial Sénior del Gobierno Federal, david delery Gerente de Producto, steve presley. Durante su discusión, exploraron cómo las fuerzas de trabajo distribuidas y las políticas de trabajo desde el hogar dejaron vulnerables los datos de los constituyentes, los documentos críticos y las necesidades de datos de la fuerza laboral federal, y las nuevas tecnologías que podrían mejorar la eficiencia y la seguridad de la agencia.

GovDevSecOpsHub (GDSOH): ¿Cómo han almacenado y gestionado tradicionalmente los documentos digitales las agencias y organizaciones gubernamentales? ¿Dónde estaban almacenados? ¿Cómo y dónde se podría acceder a ellos?

David Delker, NetDocumentos: Las agencias civiles dentro del gobierno federal que han modernizado sus sistemas de TI generalmente confían en las soluciones de Microsoft disponibles para almacenar y administrar contenido digital y registros electrónicos. Esto puede incluir carpetas de red compartidas, SharePoint, OneDrive y Outlook. Nos referimos a estas soluciones simplemente como repositorios de documentos. También estamos comenzando a ver un aumento en la adopción de Microsoft Teams.

El acceso a los diversos repositorios de documentos puede variar según la agencia, pero muchas organizaciones permiten el inicio de sesión único: el proceso solo requiere que un usuario inicie sesión una vez para acceder a múltiples aplicaciones y servicios sin volver a ingresar las credenciales de inicio de sesión cada vez.

Hay algunas agencias que aún pueden depender de archivos en papel o registros no electrónicos, ya sea porque los clientes a los que atienden envían registros en papel o porque los procesos internos dependen de tecnología heredada. Esto retrasa el proceso de dejar de usar papel.

GDSOH: ¿Cómo afectaron a las agencias la pandemia de COVID-19 y la prisa resultante por adoptar el trabajo desde casa (WFH)? ¿Qué ramificaciones creó esto en la forma en que almacenaron y administraron los archivos digitales?

David Delcker: Por lo general, las agencias gubernamentales implementaron algún tipo de solución de red privada virtual (VPN) que crea un túnel seguro desde la computadora del usuario proporcionada por el gobierno en el hogar hasta los sistemas de la agencia a los que se les otorga acceso. Utilizan su tarjeta de verificación de identidad personal (PIV) emitida por el gobierno para validar el acceso a través de la autenticación multifactor.

La pandemia de COVID-19 aceleró la necesidad de implementar y respaldar por completo VPN y soluciones de acceso remoto en toda la agencia, ya que toda la fuerza laboral del gobierno cambió a trabajar desde casa prácticamente de la noche a la mañana. Las organizaciones de TI soportaron en gran medida la carga incluso cuando cambiaron abruptamente a trabajar desde casa, lo que les obligó a allanar una nueva forma de brindar soporte a toda la organización y brindar servicios de forma remota.

Sin embargo, el cambio a la FMH no cambió el uso de los repositorios de datos de Microsoft. Sin embargo, interrumpió los flujos de trabajo de documentos relacionados con el guardado, la recuperación y la búsqueda de contenido digital, particularmente en el área de operaciones de guardado donde los usuarios hacían clic en "guardar" exhaustivamente para asegurarse de que el producto del trabajo no se perdiera como resultado de interrupciones o desconexiones inesperadas de la red. . Además, pueden existir varias copias del mismo documento en la unidad c:\drive local, así como en otros repositorios de datos como SharePoint, OneDrive o Teams.

Por último, dado que el contenido digital puede existir en múltiples repositorios de datos, también se pierde tiempo crítico buscando documentos o información. Las capacidades de búsqueda disponibles se limitan a buscar solo el título del documento, a diferencia de una búsqueda de texto completo en la que todo el cuerpo del documento, incluidos el título y los metadatos asociados, se comparan con los criterios de búsqueda de palabras clave.

GDSOH: ¿Qué impacto tuvieron las iniciativas de la FMH y el teletrabajo en la seguridad de la información y la seguridad de los documentos? ¿Los documentos y datos digitales del gobierno se volvieron menos seguros como resultado de la pandemia y la respuesta a la pandemia?

David Delcker: Asegurar el contenido puede ser un desafío. Se vuelve cada vez más difícil administrar y aplicar políticas de seguridad y gobierno de la información consistentes en múltiples repositorios de documentos. Por lo general, las personas no tienen los permisos o las herramientas disponibles para aplicar seguridad a los documentos, especialmente para agregar permisos más restrictivos a documentos confidenciales.

Sin embargo, los documentos y datos digitales del gobierno no son necesariamente menos seguros debido a la FMH, sino más vulnerables. Vimos un aumento en las inversiones con soluciones de seguridad y cumplimiento, que incluyen administración de identidad y acceso, seguridad perimetral y plataformas de protección de punto final, ya sea invirtiendo en nueva tecnología o reforzando los sistemas existentes.

GDSOH: ¿Qué deben hacer las agencias para que estos datos sean más seguros? ¿Qué pasos pueden tomar y qué tecnologías pueden adoptar para mantener la privacidad de sus datos y documentos?

Steve Presley, NetDocuments: Proteger el perímetro, los puntos finales y el acceso a los datos no es suficiente. Garantizar que los propios documentos digitales del gobierno estén bien protegidos también es de vital importancia. Por ejemplo: ¿Cómo se almacenan los datos? ¿Los datos están encriptados en reposo y en tránsito? ¿Hay controles disponibles para evitar que se descargue, imprima o envíe contenido digital confidencial como archivo adjunto de correo electrónico? Aquí es donde un depósito de documentos y un sistema de gestión de documentos (DMS) varían ampliamente.

Un plataforma de gestión de contenido empresarial que también está autorizado por FedRAMP garantiza que los datos del gobierno estén protegidos de manera constante y que los servicios hayan sido examinados minuciosamente por la Oficina de administración de programas (PMO) de FedRAMP. Los proveedores de DMS autorizados por FedRAMP han cumplido con rigurosos estándares de cumplimiento y seguridad para proteger adecuadamente los datos federales almacenados en proveedores comerciales de servicios en la nube.

La gestión centralizada de políticas de seguridad, junto con un proceso de gobierno de seguridad para identificar muros éticos y/o un modelo de seguridad de confianza cero para asuntos altamente confidenciales, garantiza que el acceso a asuntos confidenciales o altamente confidenciales que solo se necesitan saber es esencial para reducir los problemas de divulgación de información dentro de la agencia.

Data Loss Prevention reduce aún más la huella de divulgación al limitar las acciones que los usuarios pueden realizar una vez que se permite el acceso. Reglas como la restricción de la impresión, la restricción de la capacidad de adjuntar documentos al correo electrónico o el envío a través de Secure Link eliminan la capacidad de aquellos que tienen acceso a los documentos para distribuirlos externamente.

David Delcker: Además, vale la pena señalar que los sistemas de administración de correo electrónico y documentos tecnológicamente avanzados almacenan contenido en almacenes de objetos, donde los archivos individuales se dividen en partes de datos, se cifran y se distribuyen en múltiples almacenes de datos. Interceptar cualquier “pieza” de datos es ininteligible o ilegible porque cada pieza está encriptada con una clave especial. Los almacenes de archivos y los repositorios de datos, por otro lado, simplemente almacenan el documento como una sola pieza de datos.

GDSOH: ¿Qué otros beneficios puede recibir una agencia gubernamental al adoptar los sistemas de gestión de correo electrónico y documentos? ¿Los beneficios se limitan a la seguridad de documentos y datos o existen otros beneficios para la eficiencia operativa y la productividad?

David Delcker: Habilitan capacidades como la organización flexible de datos digitales, el etiquetado dinámico de contenido y la búsqueda de texto completo.
La eficiencia operativa y la productividad se miden comúnmente por la capacidad del servicio para mejorar los resultados de la misión y ofrecer una experiencia de usuario mejorada. Un sistema de gestión de documentos no es simplemente un depósito de documentos para almacenar y guardar documentos y correos electrónicos. El sistema debe ayudarlo a controlar su contenido según las políticas y reglas de seguridad y cumplimiento de la agencia; permitir que las agencias colaboren de manera efectiva con colegas internos y con partes interesadas externas; automatice y reemplace los flujos de trabajo manuales, y ayude a la organización a tomar decisiones informadas basadas en datos.

Desde una perspectiva de TI, la principal beneficios de un FedRAMP Autorizado El sistema de administración de documentos en la nube está liberando al equipo de TI de la administración de las operaciones y el mantenimiento diarios (actualizaciones y parches) que requieren las aplicaciones cliente-servidor heredadas. Otros beneficios adicionales de utilizar un DMS de un proveedor de servicios en la nube incluyen la continuidad empresarial integrada, la copia de seguridad de datos digitales y la recuperación ante desastres.

Aprender más sobre el impacto de la transformación digital y las iniciativas de trabajo desde el hogar en los requisitos de documentos y datos de las agencias federales, descargue sus copias gratuitas de "Gestión de documentos en el espacio de trabajo permanentemente híbrido" y "Transformación digital en la nube y el camino a seguir".

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