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Resumen del seminario web: el imperativo de un archivo de materia digital

Por:
El equipo de NetDocuments
septiembre 5, 2019

En un bufete de abogados, ningún conjunto de archivos es tan importante como el archivo del asunto. El archivo de su asunto contiene información confidencial del cliente y los abogados y el personal lo consultarán con regularidad.

Si bien la mayor parte de la actividad de los bufetes de abogados se está moviendo hacia lo digital, todavía existe resistencia a mover los asuntos a formatos digitales. Tradicionalmente, los abogados han preferido manipular papel y el personal a menudo tiene miedo de triturar archivos que conducen a montañas de almacenamiento físico.

Sin embargo, muchas empresas están viendo lo mejor de ambos mundos: continuar usando papel mientras un asunto está activo, pero luego almacenarlo digitalmente una vez que el asunto está completo. Este concepto de crear un archivo de materia digital para almacenamiento a largo plazo mientras se utiliza papel según sea necesario es el tema del último seminario web de NetDocuments, El imperativo de un archivo de materia digital, en asociación con DocSolid.

¿Por qué debería priorizar un archivo de materia digital?

Antes de discutir cómo hacer la transición a un archivo de materia digital, es importante determinar primero si vale la pena. Puede preguntarse si hay mucha diferencia o ventajas en pasar a lo digital. Sin embargo, hay tres beneficios importantes al hacer el cambio:

  1. Ahorros de costes duros: Con papel que contiene información confidencial, debe tener un lugar para almacenarlo, asegurarlo e incluso pagar la mano de obra para moverlo y manipularlo. En resumen, el papel es costoso y existe un enorme potencial de ahorro de costos mediante el almacenamiento digital de archivos y la trituración de papel.
  2. Riesgo reducido de desastres: Quizás menos obvio es el riesgo que el papel representa para su organización en caso de desastre. Si hay un incendio o un problema importante, ¿se realiza una copia de seguridad de sus archivos físicos? Si no, se perderán para siempre. Si es así, ¿cómo se ve eso? Entonces tendría el doble de la cantidad de almacenamiento físico en una ubicación separada, lo que se suma. El almacenamiento digital permite una opción más fácil y escalable para realizar copias de seguridad de archivos en caso de desastre.
  3. Ahorro de tiempo del personal: A medida que el enfoque en los servicios legales está girando hacia modelos más ágiles, es cada vez más evidente que los archivos de materia digital son esenciales para ahorrarle al personal una enorme cantidad de tiempo. Sus archivos deben actualizarse y consultarse con frecuencia, y cuanto más papel tenga, más difícil será encontrar lo que está buscando. Organizar el almacenamiento y encontrar papeles lleva tiempo.

Dónde pueden comenzar los bufetes de abogados

Para comenzar a moverse hacia lo digital, los bufetes de abogados deben comprometerse a que su única fuente de verdad para los archivos sea un entorno digital. Una vez que se toma esa decisión, los pasos son progresivos para eliminar el papel y cosechar los beneficios.

Cómo las firmas de abogados pueden confiar menos en el papel

Para reducir la cantidad de papel que se utiliza en la oficina, el primer paso es determinar dónde llega el papel a la oficina en primer lugar.

La fuente del papel en una oficina son dos lugares: la puerta y la impresora. Al comprender la fuente del papel, puede utilizar la tecnología para eliminar la dependencia del papel. Aquí hay tres pasos para comenzar a eliminar el papel.

  1. Determine su única fuente digital de verdad. Con NetDocuments, puede almacenar todos los archivos y saber que cualquier papel que utilice se puede almacenar en NetDocuments. Ahora puede buscar todos sus archivos y puede triturar papel una vez que se haya almacenado.
  2. El papel de matasellos entra por la puerta. Con DocSolid, puede poner una marca en el papel que ingresa al edificio. Esta marca hace dos cosas: primero, almacena el archivo en NetDocuments, su única fuente de verdad. En segundo lugar, la marca le indica a quien sostenga el papel que se puede triturar tan pronto como haya terminado.
  3. Matasellos de papel impreso en la oficina. De manera similar, cuando se imprime papel, se almacena en NetDocuments y se marca que es seguro triturar.

Parte de la razón por la que el papel se amontona es que nadie quiere ser el que triture el papel, por lo que siempre es más seguro tenerlo a mano. Estos pasos evitarán que se acumule papel nuevo en la oficina y proporcionarán un lugar conveniente y accesible para acceder a archivos importantes.

Una vez que crea un archivo de materia digital como una única fuente de verdad, puede abordar los puntos de entrada del papel y capacitar a su equipo para que lo destruya. Rápidamente, y sin cambiar mucho en el flujo de trabajo del equipo, ahora puede eliminar casi todos los archivos en papel, lo que hace que la seguridad y la búsqueda sean mucho más fáciles.

Para conocer los detalles específicos sobre cómo implementar esto en su bufete de abogados, echa un vistazo al seminario web con NetDocuments y DocSolid.

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