5 Costos ocultos de DMS en las instalaciones

febrero 25, 2015
Salt Lake City, UT

¿Conoce los cinco costos "invisibles" comunes cuando se trata de ejecutar un DMS local? Estos pueden ser considerables y es vital conocerlos y conocer su impacto en sus operaciones y eficiencia.

El bloguero invitado y consultor de TI Tony Brooks explica estos costos ocultos y por qué es importante conocerlos.

El costo de la capacidad

En las instalaciones sistemas de gestión de documentos Necesitan capacidad de crecimiento, en datos y licencias. Esto se vuelve complejo cuando necesita tener en cuenta el nivel medio, el sistema operativo, SQL y otras licencias; es difícil planificar el crecimiento.

El costo de la agilidad

La apertura de nuevas oficinas en el extranjero o en una nueva ciudad requiere mucho tiempo para adquirir hardware y crear entornos. Las fusiones y adquisiciones son especialmente complejas, con opciones difíciles: interrumpir las operaciones normales, desembolsar costosos expertos en integración de datos o retrasar los plazos comercialmente importantes.

El costo de adopción

Hay una muestra representativa de usuarios en cada empresa que se resisten a la tecnología complicada y mantienen todos sus documentos importantes en su unidad C o algo peor. Sus colegas no pueden colaborar con ellos, los datos no están respaldados ni indexados y no hay registro de historial ni control de versiones.

El costo de las actualizaciones

Actualizar DMS es un trabajo duro y aburrido que cuesta dinero para consultores, pruebas, hardware y, a veces, nuevas licencias o suscripciones de soporte. Estos proyectos desvían la atención de la TI y la gestión de otros proyectos: se pierde la oportunidad de hacer mejores cosas.

El costo de las cosas perdidas

El análisis simple de los costos anuales para DMS en las instalaciones generalmente implica considerar solo las tarifas de mantenimiento. Este es un error común, ya que se pierden muchos costos adicionales que se pueden medir.

Aquí hay una lista de algunas cosas que comúnmente se pasan por alto.

  • Colaboración externa: uso compartido seguro de enlaces, portal del cliente
  • Servidor de aplicaciones móviles
  • Software "Confirmar guardar en DMS"
  • Software de gestión del espacio de trabajo
  • Gestión de indexadores: mantenimiento y supervisión
  • Retention policy management software (Records Management System)
  • Herramientas de supervisión de aplicaciones y SQL Server
  • Planes de soporte escalonados (ofrecidos como adicionales al mantenimiento)
  • Hardware / SAN: incluye actualización cada 3-5 años
  • Costo de la administración de datos: respaldo, almacenamiento, verificación de virus, restauraciones
  • Sitio caliente de recuperación ante desastres: mantenimiento, pruebas periódicas
  • Parches y mantenimiento del servidor

Estos costos suelen ser razonables cuando se miran de forma aislada y fáciles de olvidar o descontar; pero todos se suman a una carga de costos significativa y creciente.

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Sobre el Autor:

Tony Brooks es un consultor con sede en Australia que dirige Feynbrook, una consultoría de TI centrada en mejorar los procesos de los bufetes de abogados. Su experiencia en tecnología de bufetes de abogados lo ha convertido en un socio de canal de primer nivel con NetDocuments. Para visitar su página y obtener más información sobre Feynbrook, visite www.feynbrook.com.