5 Qué hacer al realizar el cambio a una nueva tecnología

julio 25, 2012
Salt Lake City, UT

5 Qué hacer al realizar el cambio a una nueva tecnología

Ya sea que sea una empresa pequeña con pocas personas o que forme parte de una empresa global con muchas oficinas, es probable que haya sentido los efectos positivos y negativos de la compra, implementación o transmisión forzada de nuevas tecnologías a los usuarios. La tecnología en sí puede ser la solución perfecta a un problema, pero esto no siempre se traduce en la adopción por parte del usuario, la eficiencia o el aumento de productividad que esperaba.

¿Por qué? Su respuesta será diferente a la de la empresa del otro lado de la calle que actualmente tiembla por el dolor de la adopción de tecnología y los retiros de su "antigua forma" de hacer las cosas, pero en ambos escenarios fallidos, el desastre podría haberse evitado con unos pocos conceptos simples. Esta publicación es un precursor de un documento técnico formal que producirá NetDocuments. Nuestro Departamento de Servicios Profesionales y la comunidad de socios de canal han implementado más de 1,000 empresas. Lo han reducido a cinco ingredientes clave que todo lanzamiento tecnológico exitoso necesita.

1. Obtenga Buy in. Tomar la decisión de comprar tecnología generalmente aterriza en un par de escritorios, pero esto no significa que será un viaje tranquilo. El hecho de que el departamento de TI [u otro] tome una decisión tecnológica y reciba la aprobación del CIO, no significa que los demás, que tienen poder de veto potencial, la aceptarán. La participación de todos los tomadores de decisiones con poder de veto es fundamental. Necesitan saber cuál es el problema en primer lugar, el costo de la solución y los requisitos y recursos necesarios para realizar una transición sin problemas. Recuerde que comprar no solo significa la decisión de seguir adelante. También incluye las decisiones de configuración críticas que se tomaron al principio del lanzamiento. Si estas preguntas de configuración se responden en silos o detrás de puertas cerradas, se dirige a un problema. Entonces, Consejo n.º 1: Traiga a todas las personas clave desde el principio al proyecto. Una vez que se haya tomado la decisión de compra, no comience a configurar nada hasta que traiga una muestra de sus usuarios clave para responder preguntas de configuración.

2. Establezca expectativas. Ninguna pieza de tecnología o software hará todo o resolverá todo su laberinto de problemas. Ojalá lo sepas. Le garantizo que otros en su firma no lo harán. Es de vital importancia establecer una expectativa de toda la empresa sobre lo que exactamente esta nueva tecnología puede y no puede hacer. Una vez que todos tengan un conocimiento realista sobre para qué sirve esta tecnología y el problema que está resolviendo, establezca la expectativa de cuánto tiempo tomará implementar y cuánto tiempo individual les tomará dominar. Si esto significa que se reducirá el juego de Angry Birds durante la hora del almuerzo o la siesta debajo de su escritorio, es mejor que se lo informe de antemano. Consejo n.º 2: Sea realista acerca de lo que la nueva tecnología puede y no puede hacer, y comuníqueselo a la empresa. Establezca la expectativa para todo el proyecto; Empezar a acabar; mas vale tarde que nunca. Recuerde tener en cuenta el inevitable problema de "salió del campo izquierdo", que sucederá, y haga retroceder la línea de tiempo.

3. Construye tu equipo. No importa cuán grande o pequeño sea el proyecto que esté abordando, necesita ayuda. Esta ayuda puede ser simplemente una prueba de cordura, o más ojos en una decisión crítica antes de encender el interruptor. Formar un equipo que cuente con representación de diversas áreas dentro de la firma. Si el proyecto simplemente recae en un departamento, tendrá: 1. Un proyecto mal implementado, porque las decisiones se tomaron desde la perspectiva de un departamento. 2. Que las tareas diarias normales de los departamentos serán completamente ignoradas ... generalmente resultando en el problema de "salir del campo izquierdo" mencionado anteriormente. Con suerte, esto es obvio; Configure una reunión de estado periódica con su equipo para verificar el pulso del proyecto y el cronograma. Consejo n.º 3: cree un equipo de proyecto a partir de varios departamentos y funciones. No olvide reunirse con su equipo en un horario regular para asegurarse de que las tareas se completen y esté dentro del horario.

4. Conozca sus datos. Es seguro decir que su nueva tecnología o software implicará incorporar y mover al menos algunos de sus datos heredados. Ya sea que esté organizado o no, es mejor que entienda lo que tiene actualmente, cuánto hay, dónde está y qué debería ingresar en el nuevo sistema. Esto es lo mismo para aquellos de ustedes que simplemente están cambiando de un sistema a otro o están comenzando desde cero. Por cierto, hacer clic con el botón derecho en la carpeta de nivel superior y mirar las propiedades no significa que "conozca sus datos". Consejo n. ° 4: averigüe exactamente dónde está todo, cuánta limpieza será necesaria y qué se utilizará en el nuevo sistema. No tienes que ser un héroe, así que obtén ayuda de socios externos o su proveedor si es necesario.

5. Véndalo internamente. He hablado de los que toman las decisiones; los usuarios avanzados que ayudan a configurar la nueva tecnología; el equipo y los datos; pero ¿qué hay de todos los demás? El último ingrediente clave para una implementación sólida es un esfuerzo de marketing interno para vender el valor de la nueva tecnología a sus usuarios finales. Necesitan saber cómo se facilitarán su carga de trabajo y tareas diarias, cuánto tiempo se ahorrarán o cuánto menos estrés tendrán una vez que estén al día. Todos estamos familiarizados con el dolor que una rueda chirriante persistente puede causar en una empresa, por lo que su trabajo es asegurarse de que todos estén a bordo y emocionados por ello. Consejo n.º 5: Involucre a la empresa y venda el valor de la transición tecnológica a todos. Haga que el esfuerzo de marketing interno sea completamente inclusivo ... sí, esto significa que no deje fuera a los pasantes o temporeros.

Cambiar una empresa a una nueva tecnología requiere planificación y ejecución con habilidades sólidas de gestión de cambios y proyectos. El éxito o el fracaso dependerán en gran parte de lo bien que haya internalizado y traducido estos cinco conceptos a su plan. Háganos saber sus comentarios o las cosas que haya aprendido que funcionaron o fallaron en experiencias pasadas. Estén atentos para el próximo documento técnico, que lo ayudará a crear una hoja de ruta para su próxima aventura tecnológica.