Preguntas y respuestas sobre el futuro de la tecnología legal con Neil Davison de Farrer & Co

septiembre 22, 2014
Salt Lake City, UT

Preguntas y respuestas sobre el futuro de la tecnología legal con Neil Davison de Farrer & Co

Cinco firmas se sentaron en el Reino Unido para discutir el futuro de la gestión de documentos legales. Este evento de mesa redonda de CIO se resumió y redactó en un buen documento técnico disponible AQUÍ. Además de la redacción del documento técnico, nos sentamos con Neil Davison, el director de TI de Farrer & Co para discutir NetDocuments y el panorama de la tecnología legal. Aquí está la sesión de preguntas y respuestas con Neil ...

¿Por qué fue necesario que volviera a examinar su entorno de gestión de documentos?

Nos dimos cuenta de que para avanzar como negocio, nuestro sistema actual no lo estaba recortando. Necesitábamos un repositorio único, un producto tipo archivo electrónico que pudiera contener todo y respaldar nuestra forma de trabajar. Queríamos avanzar y tener un producto más intuitivo con el que la gente pudiera trabajar.

¿Qué esperaba lograr al salir al mercado?

Queríamos asegurarnos de llevar a cabo una revisión completa. Es tan fácil ser un lemming y seguir a los Jones. Queríamos comprar algo que pudiera durar diez años, no solo dos o tres años.

Muchos de los productos de gestión de documentos heredados se crearon hace 15 a 20 años. No se desarrollaron pensando en la movilidad, trabajando en diferentes ubicaciones, trabajando en tabletas y pudiendo compartir documentos con los clientes. Si toma la consumerización, estos productos no fueron diseñados con eso en mente. La TI está cambiando tan rápidamente y no espero que esos productos heredados duren en la generación de tecnología en la que nos encontramos en este momento. ... haga clic en leer más para ver la entrevista completa.

¿Cuáles fueron sus principales consideraciones al hacer su selección?

Queríamos asegurarnos de que el sistema de gestión de documentos cubriera todos los aspectos básicos y, francamente, estábamos trabajando con una junta de socios y remuneradores de toda la empresa para asegurarnos de que se trataba de una decisión comercial genuina. Queríamos algo que fuera más intuitivo y fácil de trabajar, que pudiera funcionar con diferentes tipos de documentos sin problemas, con correo electrónico sin problemas y poder controlar y administrar estos diversos tipos de documentos con los que trabajamos. De hecho, terminamos con muchísimo más que eso. Sentimos que NetDocuments era el único producto que entregaba eso, era verdaderamente intuitivo, tenía el aspecto de movilidad y tenía la capacidad de compartir documentos con clientes y terceros.

¿Qué influyó en tu decisión al final del día?

Los usuarios están influenciados por la apariencia del producto. NetDocuments tiene la apariencia de un navegador web, no un sistema clásico de administración de documentos con casillas grises y un montón de listas. Es totalmente diferente. Es intuitivo y fácil de usar. Los ganadores de las tarifas estaban entusiasmados con la movilidad y luego estaba el aspecto de la colaboración con la capacidad de compartir documentos.

La otra cosa fue la sencillez. Con los sistemas de gestión de documentos, normalmente se acaba con una infraestructura compleja con numerosos servidores. Tiene todas estas cosas de back-end que deben instalarse durante varios meses y solo en el último trimestre de implementación se llega a las cosas importantes. Con NetDocuments, todo el proyecto se centró en lo que es importante para el usuario final y no en el problema de la instalación de servidores y bits de software. Tiene los ahorros de costos que se obtienen a medida que crece el sistema. También tiene ahorros de infraestructura en términos de tiempo y dinero.

¿Cómo cree que las empresas van a abordar la cuestión de la gestión de contenidos en los próximos años?

Creo que la colaboración en documentos y la movilidad son las cosas clave en el futuro. Office 365 es el único paso natural que deben dar las empresas, por lo que debe trabajar con un sistema que lo admita. Collaboration y Office 365 están vinculados y NetDocuments ya lo ha abordado. Parecen tener una visión y, mirando hacia el futuro, pueden adaptar el producto de acuerdo con lo que está sucediendo en el mercado. La mayoría de los sistemas de gestión de documentos actuales manejan documentos y correo electrónico, marcan todas las casillas correctas, pero ¿pueden adaptarse a los cambios del mercado en tres o cuatro años? Un producto SaaS tiene la capacidad de adaptarse.