Gestión de documentos para despachos de abogados

marzo 24, 2009
Salt Lake City, UT

Gestión de documentos para despachos de abogados

Publiqué un artículo sobre marzo 24, 2009 que se incluyó en Technolawyer, un boletín informativo por correo electrónico para bufetes de abogados. Este artículo destaca las aplicaciones clave de administración de documentos y algunas características clave al comprar un DMS. Pensé que estaba bien escrito, era objetivo y que valía la pena publicarlo para los lectores de nuestro blog:

¿Alguna vez ha cometido un error o se ha olvidado de algo? Si es así, es probable que el sistema manual de su empresa para almacenar y recuperar documentos le haya causado dolores de cabeza debido a documentos extraviados, documentos faltantes, documentos con nombres incorrectos y muchos otros errores, por así decirlo. Puede beneficiarse de un sistema de gestión de documentos (también conocido como sistema de gestión de contenido empresarial), pero ¿por dónde empezar? A principios de este año, el consultor de tecnología legal John Heckman escribió un tratado de 25 páginas sobre sistemas de gestión de documentos (DMS) para bufetes de abogados. Le pedimos que resumiera los puntos clave en dos artículos de TechnoFeature. En la parte 1 de la semana pasada, John discutió los problemas que aborda un DMS. Hoy, en la parte 2, aprenderá a comprar e implementar un DMS. Este artículo contiene 1,722 palabras.

INTRODUCCIÓN

Así que ha mordido la bala y ha decidido implementar un sistema de gestión de documentos (DMS). ¿Quiénes son los jugadores y qué quieres que hagan por ti? Hay cuatro opciones principales en el mercado legal: Worldox, Interwoven, OpenText y NetDocuments.

Worldox tiene la base instalada más grande (aunque no necesariamente la mayor cantidad de asientos, ya que tiende a concentrarse en empresas pequeñas y medianas). Se distingue de forma centralizada de otros programas en que no usa una base de datos SQL, ni generalmente requiere un servidor separado por encima de su servidor de archivos. También tiene un precio más bajo que Interwoven u OpenText, por lo que es probable que la instalación y el mantenimiento generales sean un 40-50% de los de otros programas.

Interwoven se centra en empresas más grandes y en la funcionalidad de "búsqueda universal", junto con una "gestión de contenido" más amplia. Aunque promociona su enfoque "centrado en la materia", de hecho esto es algo que comparten todos los DMS. Interwoven ha sido adquirida recientemente por Autonomy, una empresa británica en el ámbito de la gestión de contenidos. La historia de la industria del software no ha sido amable con las empresas adquiridas, aunque sin duda pasarán varios años antes de que se produzcan cambios.

Al igual que Interwoven, OpenText (anteriormente Hummingbird / DocsOpen) ha restado importancia a la gestión de documentos como tal en favor de productos más amplios de "Gestión de contenido empresarial". Sin embargo, aún puede obtener el producto base si sus necesidades no requieren funciones más amplias.

NetDocuments, anteriormente estrechamente aliado con LexisNexis, es el único sistema de gestión de documentos puramente basado en la Web. En los últimos años se ha convertido en un sistema de gestión de documentos completo. Puede configurarlo para que la "copia de seguridad" resida en un servidor local en su oficina. Esta capacidad es un medio muy eficaz para proteger contra cortes de Internet, garantizar el tiempo de actividad, etc.

¿QUE CARACTERÍSTICAS NECESITA?

Todos los sistemas de gestión de documentos tienen mucho en común. Dirigen y organizan el flujo de su información electrónica. Desea que todos esos trozos de papel que tradicionalmente desbordan sus archivadores estén disponibles electrónicamente y se puedan buscar en un solo lugar. Esto incluye no solo (y quizás ni siquiera principalmente) los documentos que ha generado, sino todos los correos electrónicos relacionados con el asunto (actualmente dispersos en carpetas individuales de Outlook de varias personas), escaneos, faxes, sitios web, etc. Es posible que parte de esta información recopilarse en un sistema de gestión de la práctica, pero es mejor guardar y acceder a los documentos subyacentes en un DMS.

Un DMS proporciona un enfoque centrado en el cliente / asunto, organizando documentos por cliente y asunto (o proyecto o cualquier otro término que use: la estructura es la misma). Cualquier DMS también sirve como una fuerza centralizadora, asegurándose de que los documentos se almacenen de manera lógica y de la misma manera en toda la empresa.

Finalmente, previenen el error humano: usted completa un "perfil" o una hoja de información y el programa se encarga del resto. Los documentos y perfiles están indexados, por lo que las búsquedas y la recuperación son extremadamente rápidas (es decir, uno o dos segundos en cientos de miles de documentos). Si maneja demandas colectivas, es posible que desee tener la capacidad de asignar un solo documento a varios asuntos sin tener que copiarlo una y otra vez.

Pero además de esa funcionalidad básica, ¿qué más necesitas? Además de los documentos de procesamiento de texto, hay tres funciones principales que un DMS debe adaptarse: correo electrónico, documentos escaneados y páginas web guardadas. Existen muchas otras funciones. Puede decidir implementarlos todos o no, pero es importante conocer las diversas capacidades.

CORREO ELECTRÓNICO

Considere su flujo de trabajo. Envías y recibes correos electrónicos tanto dentro como fuera de la empresa. El correo electrónico interno a un asociado / asistente a menudo reemplaza las asignaciones en un sistema de gestión de la práctica. Además, y quizás aún más importante, usted transmite documentos a los clientes, abogados co-u opuestos y recibe versiones retroeditadas y / o comentarios. Necesitas poder rastrear esto.

Envías un correo electrónico. Debería tener una opción (o se le solicitará) para guardar el correo electrónico en el DMS. Debe haber reglas de "excepción" para el correo electrónico personal o no relacionado con el negocio.

Recibe un correo electrónico. Dependiendo del programa, si el correo electrónico del remitente aparece en una lista de archivos de contacto, es posible que tenga una opción para guardar el correo electrónico. De lo contrario, debería poder "arrastrar y soltar" el correo electrónico entrante y / o existente en una carpeta DMS que aparece en Outlook. El sistema debe ser lo suficientemente inteligente como para reconocer que un correo electrónico puede tener muchos CC o varios destinatarios y guardar solo una copia.

Envía un archivo adjunto y recibe una versión editada. De alguna manera, el DMS debería reconocer que el archivo adjunto es una versión del documento original que envió y guardarlo como tal.

Una vez que el correo electrónico esté disponible desde el DMS, debería poder responderlo, reenviarlo, etc. Y, por supuesto, todos los correos electrónicos y sus archivos adjuntos deben tener un índice de texto completo en el sistema.

ESCANEO Y OCR

¿Qué tan bien se integra el DMS con sus escáneres? La mayoría de los DMS se basan en escáneres y programas de OCR de terceros. ¿Cuántos pasos adicionales se necesitan para buscar, revisar y perfilar imágenes escaneadas? ¿Quiere OCR casi todo (útil para búsquedas y eDiscovery)? Esta es un área en la que algunas aplicaciones de terceros pueden ser útiles o necesarias.

Seguridad

Sus opciones de seguridad deben ser granulares. Debería poder asegurar documentos individuales para usted o para un grupo definible de personas. Debería poder restringir el acceso a varias funciones del DMS (muchas empresas, por ejemplo, eliminan los derechos de eliminación de todos los administradores excepto los administradores para evitar que los usuarios (especialmente los empleados descontentos) eliminen archivos. Debería poder restringir el acceso a determinados clientes y asuntos y establecer un "muro ético" para evitar conflictos de intereses en empresas más grandes.

Y, por supuesto, la seguridad de DMS debe integrarse con cualquier seguridad de Active Directory que pueda tener. Idealmente, cualquier configuración de seguridad realizada en el DMS debería transferirse a Active Directory.

PISTA DE AUDITORÍA

El DMS debe auditar casi todo lo que sucede en su sistema: quién ha creado, guardado, modificado, copiado, impreso o enviado por correo electrónico un documento. Entonces debería poder generar una variedad de informes sobre esta actividad.

ARCHIVOS GUARDADOS DE LA WEB

Debería poder guardar archivos de la Web en el DMS para facilitar el acceso. Además, dado que es posible que muchas páginas web no se guarden del todo correctamente, sería deseable almacenar también un hipervínculo a la página web para que se pueda acceder a ella fácilmente.

ACCESO WEB

Si bien los abogados a menudo pueden acceder a sus propios escritorios de forma remota, es posible que también necesite alguna forma de acceso web a su almacén de documentos, especialmente para los clientes (piense en una extranet). Además, es posible que desee acceder a su almacén de documentos desde una PDA y descargar o enviar documentos por correo electrónico directamente desde la PDA, aunque es probable que este sea un módulo adicional.

LLEVANDO DOCUMENTOS CON USTED

Supongamos que desea llevarse todos los archivos de un caso determinado en un CD, computadora portátil, etc. a la corte o simplemente a una reunión con un cliente. ¿Qué tan fácil es hacerlo? ¿Seguirá teniendo todas las capacidades de búsqueda del programa principal?

INTEGRACIÓN CON OTROS PROGRAMAS

Aparte de Microsoft Office o WordPerfect Office, ¿se integrará el DMS con otros programas que utilice? ¿Que tan bien? La mayoría de los programas de gestión de prácticas, por ejemplo, tienen alguna forma de integración con DMS, pero con frecuencia no es muy buena.

¿Qué pasa con los programas inmobiliarios especializados u otros programas legales específicos? Normalmente, estos programas no se integran directamente, aunque la salida final (un documento) se puede guardar en el DMS.

Haga una lista de todos los demás programas que usa y pregunte. Si un programa que utiliza no se integra con el DMS propuesto de fábrica, ¿qué se necesita para integrarlo?

CONTROL DE VERSIONES

En un sistema manual, los usuarios guardan diferentes versiones con diferentes nombres, lo que genera una confusión masiva. En un DMS, las versiones se guardan en un solo lugar, pero pueden tener descripciones diferentes (por ejemplo, "versión enviada al cliente 2/5/ 09"). Se pueden enumerar las diferentes versiones, lo que facilita la comparación de documentos.

GESTIÓN DE REGISTROS

La funcionalidad de administración de registros en la mayoría de los DMS es bastante primitiva o es un módulo agregado. Debe determinar sus necesidades, especialmente dado que el costo del espacio de almacenamiento electrónico se ha vuelto insignificante.

FLUJO DE TRABAJO

¿Necesita un sistema de flujo de trabajo / enrutamiento para enrutar documentos para su revisión / aprobación? Algunos de los DMS "híbridos" (Laserfiche, Document Locator, etc.) cuentan con mejores módulos de flujo de trabajo que los cuatro DMS que utilizan la mayoría de los bufetes de abogados.

FACILIDAD DE USO

La facilidad de uso es subjetiva, pero es una parte importante del paquete. Después de todo, si va a obligar a sus usuarios a funcionar dentro del sistema, debería ser fácil de usar.

¿Qué tan fácil es ver varios documentos seguidos? ¿Puede cortar y pegar o imprimir fácilmente desde un visor o tiene que abrir el documento? ¿Qué tan fácil es copiar un documento para que sirva de base para un nuevo documento? Si repite las búsquedas con frecuencia, ¿puede guardarlas? ¿Puede dividir varias ventanas (lista de documentos y visor, por ejemplo) en el DMS en dos pantallas?

Analice detenidamente estos problemas. Haga una lista de cosas que le molestan y una lista de deseos. No tenga miedo de preguntarle a un posible proveedor "¿cómo podría ...?"

INDEXACIÓN Y DESCUBRIMIENTO

Como cualquier otro negocio, los bufetes de abogados deben prepararse para la posibilidad de una demanda.

Un DMS que indexa el texto completo de todo su almacén de documentos puede ayudarlo a encontrar rápidamente posibles pruebas. Sin embargo, ¿su índice DMS incluye archivos .zip o comentarios o realiza un seguimiento de los cambios en un documento de Word o columnas ocultas en una hoja de cálculo? Muchos índices DMS no incluyen estos elementos.

Además, ¿qué pasa con la base de datos u otros archivos que no están indexados, comenzando con los archivos .pst de Outlook? Vale la pena mirar la indexación un poco más de cerca.

Conclusión

La mayoría de los DMS ofrecen una "funcionalidad básica" similar y una variedad de complementos para funciones como el acceso a la Web, la gestión del correo electrónico y el flujo de trabajo. Piense detenidamente en sus prioridades y necesidades futuras. Un buen plan acortará el tiempo necesario para implementar un DMS, reducirá su costo y maximizará las ganancias de productividad que ofrece a su empresa.

John Heckman ha estado ayudando a bufetes de abogados con problemas de tecnología durante más de 25 años. Heckman Consulting es una empresa de integración de software que se especializa en Amicus Attorney, PCLaw, gestión de documentos Worldox, Time Matters y otro software legal específico. Presta servicios en el área metropolitana de Nueva York y sus clientes van desde profesionales en solitario hasta firmas de AmLaw 100. Consulte el blog de John o el sitio web de Heckman Consulting para obtener boletines, consejos y trucos para programas específicos y otra información útil.

Póngase en contacto con John:
heckman@heckmanco.com