Seguridad y cumplimiento de los documentos: ¿Está realmente dispuesto a arriesgarlo?

septiembre 3, 2012
Salt Lake City, UT

Seguridad y cumplimiento de los documentos: ¿Está realmente dispuesto a arriesgarlo?

No hay escasez de servicios al consumidor de calidad inferior disponibles para almacenar documentos y datos. ¿Debería usted, como empresa y profesional en ejercicio, utilizarlos para almacenar y acceder a documentos e información confidencial de los clientes? La respuesta debería ser un rotundo no. Realizar una búsqueda rápida en la web sobre violaciones de seguridad de datos para muchos de los servicios al consumidor arroja una cantidad asombrosa de publicaciones, que van desde cuentas pirateadas hasta contraseñas filtradas y la pérdida total de datos. Durante más de una década, NetDocuments ha estado resolviendo los problemas de seguridad de la gestión de documentos para empresas de todo el mundo. A continuación, presentamos algunas preguntas y respuestas clave para navegar por la complejidad de los datos del cliente y la confidencialidad.

P: ¿Quién posee y puede acceder a los documentos en el sistema?

A: Con muchos servicios al consumidor, los términos de uso establecen que todo lo ingresado en el sistema es propiedad del proveedor del servicio y se puede acceder a él sin consentimiento. Esto es inaceptable para quienes ocupan puestos de servicios profesionales, legales, corporativos o financieros; con NetDocuments, los documentos y datos siempre se tratan como activos digitales que solo la empresa posee y a los que tiene acceso.

P: ¿Quién gestiona los datos?

A: Con NetDocuments, la empresa es la única entidad que tiene acceso al sistema y continúa administrando sus propios datos en base a una seguridad predefinida. La organización, los usuarios, los grupos de usuarios, las políticas de retención, los controles de seguridad y los muros éticos son todos diseñados por la administración de la empresa.

P: ¿Qué certificaciones de seguridad existen?

A: A diferencia de los servicios para el consumidor, NetDocuments tiene la certificación SSAE- 16 SOC 2 (anteriormente SAS 70 Tipo II). Esta rigurosa certificación es una auditoría de terceros para garantizar que los protocolos de la empresa y del centro de datos para la gestión de datos estén implementados y se apliquen en los centros de datos primarios (LexisNexis) y de recuperación ante desastres (Zions Bank). La estructura del centro de datos y la certificación SSAE- 16 permiten que NetDocuments también sea compatible con SEC, FINRA, Truste EU, Safe Harbor y HIPAA. Esta seguridad extrema a nivel de banco se ha diseñado desde cero específicamente para la industria legal.

P: ¿Cuál es el tiempo de actividad y la disponibilidad del servicio?

A: Desde 1999, NetDocuments ha tenido un 99.995% de tiempo de actividad. Esto significa acceso en cualquier momento y lugar y desde cualquier dispositivo habilitado para la web. Además de ambos centros de datos, el departamento de TI interno de NetDocuments cuenta con supervisión 24 X7X365 para garantizar que el rendimiento siempre se mantenga y maximice en todo el sistema.

P: ¿Puedo perder un documento?

A: No. A diferencia de los servicios al consumidor, NetDocuments utiliza tecnología patentada para acceder y archivar cada documento en el sistema. Una vez creado, el documento recibe un número de identificación único y luego se replica en el centro de datos de recuperación de desastres, además de una ubicación oculta en la estación de trabajo del usuario. El identificador único y la tecnología de "sobre" patentada envuelve cada documento, haciéndolo único en casi 1 mil millones de documentos en el sistema global. El identificador permite la recuperación de documentos e incluso habilita la capacidad de restaurar el elemento en caso de que el usuario lo elimine accidentalmente de forma permanente.

P: ¿Puede una persona no autorizada leer mis documentos?

A: No. NetDocuments y los centros de datos redundantes no tienen acceso al contenido de los documentos. Como activos digitales, se tratan como propiedad de la empresa. El bufete de abogados tiene la capacidad exclusiva de crear controles de seguridad, grupos de usuarios y derechos de acceso a documentos, carpetas, asuntos o gabinetes de organización individuales.

P: ¿Se cifran los documentos mientras se transmiten? ¿Y los centros de datos?

A: Si. NetDocuments utiliza SSL (capa de conexión segura) y 256 -AES para el cifrado de documentos. Además, los documentos se cifran mientras están en reposo en los centros de datos, se ofuscan y se distribuyen aleatoriamente en más de 1 millones de nodos de directorio.

P: ¿Qué pasa si elimino accidentalmente un documento?

A: Una estructura de eliminación por niveles y políticas de retención ayudan a reducir el riesgo de eliminar un documento sin darse cuenta. Sin embargo, si un documento se elimina accidentalmente y luego se purga del contenedor de elementos eliminados, el documento se puede restaurar o "revertir" a una fecha anterior, hasta 30 días desde el momento en que se eliminó de forma permanente.

P: ¿Puedo conservar mis documentos tanto localmente como en NetDocuments?

A: Si. Existe un servicio de documentos locales opcional que permite a NetDocuments replicar todos los datos de los centros de datos a un servidor u otro dispositivo ubicado localmente en su empresa. Si bien no es necesario, esto puede ofrecer una mayor tranquilidad.

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