¿Sin papel o menos papel? por Leonard Johnson

octubre 29, 2007
Salt Lake City, UT

¿Sin papel o menos papel? por Leonard Johnson

Considere cómo la tecnología realmente nos ha hecho más eficientes con el tiempo. En 1986 fui a Europa y gestioné las operaciones europeas de una empresa de informática. ¡Recuerdo que alrededor de 1987 tenemos una máquina de fax! ¡Guau! Cambió nuestras vidas. Luego, sobre 1992 recibimos correos electrónicos. Qué ahorro de tiempo en lugar de imprimir y enviar faxes, simplemente escribimos y enviamos Trabajé en WordPerfect y Novell con Groupwise en sus primeras etapas y ahora todos reconocemos cómo el correo electrónico realmente ha cambiado la forma en que hacemos negocios y nos comunicamos. Nos ayudó drásticamente a reducir el papel (ahora, por supuesto, escucho cuántos abogados les dicen a sus secretarias que impriman su bandeja de entrada para ellos. ¿No es triste encontrar este artículo en el sitio web de la ABA que dice: "

Según el 2006 Informe de la encuesta sobre tecnología legal, el 61% de los abogados guarda el correo electrónico relacionado con un caso o asunto del cliente imprimiendo una copia impresa ". En realidad, probablemente sea bueno que no hayamos encontrado el porcentaje de abogados que luego escanean esas impresiones de correos electrónicos como TIFF para reconvertirlas a formato digital. Esto ni siquiera es un paso hacia una oficina sin papel, es un paso hacia una oficina con "más papel". LAS VIEJAS MANERAS MUEREN DURO! Por cierto, una de las principales lecciones de los desastres de Katrina y Rita fue la vulnerabilidad de los registros en papel en los desastres. El fetiche por el papel va en contra de la tecnología y las tendencias comerciales. Coloca a los bufetes de abogados y sus clientes en un riesgo innecesario. El papel no es el modo de comunicación más eficiente y ya no es el método más seguro para retener información, pero NO PUEDE proteger el papel. ¡¡PERO seguro que es mucho más fácil de LEER !! ¿Derecha?

Así que exploremos los pasos para alejarnos del papel, manejar la información electrónica y hacerlo de manera práctica y ética. Estas son algunas notas de una presentación que le hice a un grupo de abogados en Salt Lake City, Utah.

Ahorro de costes

  1. Ahorro de tiempo.
  2. Escanee una vez y copie muchas veces.
  3. Espacio de piso.
  4. Ahorro de costes gracias al aumento de la productividad y la mejora de la fidelidad del cliente.
  5. Llevar papel es un acceso universal práctico pero oneroso a mis documentos.
  6. Comparta el producto del trabajo y su valor.
  7. Tiempo perdido buscando documentos.
  8. Amenaza de recuperación ante desastres
  9. Accesibilidad universal ... en casa, en la carretera, en el sitio del cliente.
  10. El crecimiento de la presentación electrónica, la capacidad de los abogados para operar en un mundo no en papel tiene más sentido.

Dar los PRIMEROS PASOS

Obtenga una impresora multifunción o un escáner de calidad y comience a convertir documentos en papel para crear versiones electrónicas. Implementar software y otras herramientas para evitar ir al papel siempre que sea posible y desarrollar tecnología para evitar la necesidad de impresión tradicional en monitores más grandes, por ejemplo, vista en PDF de un documento de impresión formateado. Velocidades de banda ancha y accesibilidad para acceder a los documentos.

EL MUNDO DEL ESCANEADO

  1. Una impresora multifunción: copia, escanea, envía fax e imprime.
  2. Formato de PDF con capacidad de búsqueda
  3. Ahora ... dónde colocar los documentos que escanea. >>> ahí es donde entra NetDocuments a la gestión de documentos directamente.

Otros PROBLEMAS sin papel:

  1. Deshacerse de los metadatos ocultos o incrustados en archivos electrónicos, como Word. La mayoría de ustedes tiene o debería tener limpiadores de metadatos cuando se envía un documento por correo electrónico.
  2. Almacenamiento de documentos electrónicos en ubicaciones de terceros (SEGURIDAD): se están publicando más opiniones que aceptan esto como la Opinión del Colegio de Abogados de Nevada. Lo mismo ocurre con la opinión de ética de Virginia (LEOC # 1818), que establece que los abogados pueden escanear y tirar los documentos en papel proporcionados. el cliente está informado y no perjudica al cliente de otra manera Creemos que este tipo de opiniones son direcciones positivas para aceptar el mundo digital.
  3. Asegúrese de realizar una copia de seguridad de los archivos.
  4. Cuando convierta documentos en papel a escaneado, decida qué escanear y no pierda tiempo, dinero y energía escaneando e indexando documentos y archivos existentes, excepto aquellos que están siendo reparados en ese momento y los archivos inactivos que cree que necesitará en un futuro cercano. .