Payne & Fears cambia de iManage a NetDocuments

octubre 2, 2012
Salt Lake City, UT

Payne & Fears cambia de iManage a NetDocuments

"Hemos estado utilizando NetDocuments durante más de seis años y hemos aumentado nuestra productividad y colaboración entre oficinas y clientes". - Brian Marsh, gerente de sistemas de información

Hace 20 años, Jim Payne y Dan Fears comenzaron su práctica como empresa de defensa laboral en California. Hoy, Payne & Fears se ha expandido a litigios comerciales, seguros y derecho de la construcción, con cinco oficinas en tres estados y empleando a casi 100 personas. Brian Marsh, el Gerente de Sistemas de Información, lideró el cambio de iManage a NetDocuments hace más de seis años, aquí está su historia.

EL RETO

Payne & Fears se encontraba en una encrucijada hace seis años cuando la empresa estaba usando iManage y en una versión desactualizada. "Desde un punto de vista financiero, estábamos buscando una inversión significativa para actualizar nuestros servicios y servidores con lo que iManage requería en ese momento simplemente para poder actualizar a la última edición", comenzó Brian. "El costo general de las operaciones del servidor, el control de gastos generales, la administración, el mantenimiento, el nuevo software, la instalación, la conversión y la capacitación se vuelve ridículamente alto. No nos tomó mucho tiempo ver que NetDocuments era donde queríamos ir, y el dirección de la gestión de documentos en el futuro ".

LA PERSPECTIVA DE TI

Como responsable de TI de la empresa, Brian comentó que NetDocuments ha tenido un impacto positivo en el departamento de TI. "Hay una tranquilidad increíble al no tener que preocuparse por respaldar todo en la práctica que hace que la empresa, The Firm. El sistema de gestión de documentos representa todo el conocimiento, la riqueza y la experiencia que nuestra empresa ha adquirido durante los últimos 20 Llevamos años en el negocio, por lo que saber que es seguro, redundante y accesible era vital ", continuó. "Pude ver el valor inmediato de la TI de nuestra empresa y cómo nos facilitaría la vida y me ayudaría a dormir mejor por la noche, además de liberar mi servidor y eliminar la necesidad de administrar el hardware y el espacio en disco".

ACCESO Y MOVILIDAD MULTI OFICINAS

Con cinco oficinas en tres estados y sistemas a los que acceden 100 usuarios internos y muchos de sus clientes más importantes, la movilidad fue un componente crítico y una razón clave para el cambio. "Estábamos usando un entorno Citrix con iManage y nunca funcionaron bien juntos", recordó Brian. NetDocuments permitió a la empresa eliminar la necesidad de Citrix, así como del túnel VPN que estaban usando para el acceso a múltiples oficinas. "Además de que nuestras oficinas simplemente pueden acceder al sistema, la afluencia de iPads y los entornos de traer su propio dispositivo (BYOD) crean potencialmente una capa de complejidad. Este problema se resuelve con la aplicación nativa de NetDocuments en el iPad y la interfaz móvil para otros dispositivos. Dar acceso a nuestra gente, independientemente de la ubicación o el dispositivo, ha triplicado nuestra productividad ".

LOS RESULTADOS

"La transición a NetDocuments fue muy fácil y fluida a través del proceso de capacitación administrativa hasta las sesiones del usuario final", dijo Brian. "Hemos estado usando NetDocuments durante más de seis años, hemos aumentado nuestra productividad y colaboración entre oficinas y clientes, hemos mejorado la seguridad, el respaldo y la continuidad del negocio, y todo ello mientras reducimos drásticamente la cantidad gastada en TI, hardware y software ", concluyó.

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