Preguntas y respuestas con el abuelo de la gestión de documentos, también conocido como Tom Lee: Parte I

octubre 11, 2010
Salt Lake City, UT

Preguntas y respuestas con el abuelo de la gestión de documentos, también conocido como Tom Lee: Parte I

Esta semana, en nuestra serie de preguntas y respuestas en curso, nos acompaña Tom Lee de Quintec Internacional. Quintec es una empresa líder en tecnología basada en la nube con sede en el Reino Unido que se dirige principalmente a los mercados legal, de seguros y financiero.

P: En primer lugar, Tom, cuénteles a nuestros lectores un poco sobre usted y su empresa.

Tomás: Estupendo. He trabajado en TI durante más de 33 años y he sido testigo de muchos cambios en la tecnología desde los primeros Mainframes hasta los Super-Mini, Cliente / Servidor y ahora Nube! En Quintec brindamos a nuestros clientes asesoría comercial, consultoría, software, capacitación y soporte técnico. Estos servicios son brindados por un equipo experimentado de consultores, un equipo de soporte rápido y una gran cantidad de técnicos que nunca parecen dejar de trabajar. ¡Ojalá tuviera su energía!

P: Y estoy seguro de que desearían tener tu experiencia. Después de 33 años, apuesto a que has visto algunas cosas interesantes en TI. ¿Dime cuál fue el momento más aterrador de tu carrera?

Tomás: ¡Eso es fácil, porque todavía tengo pesadillas al respecto!

Mi primer trabajo en TI se remonta a mediados de los setenta y trabajé en un gran departamento de operaciones informáticas como aprendiz de operador informático. Esto fue cuando las salas de computadoras eran tan grandes como campos de fútbol y recuerdo que esta era enorme con un banco tras otro de unidades de disco, siete impresoras de línea gigantes con explosores y alzadores conectados, lectores de tarjetas y estos nuevos zumbido ¡Cosas llamadas unidades de disquete con disquetes de 8 pulgadas de ancho!

Solo había trabajado para la empresa unas semanas. Éramos cuatro en turno una noche y, estúpidamente, decidimos jugar al fútbol solo para pasar el tiempo con una pelota ingeniosamente elaborada con papel y cinta adhesiva. Suena tonto, ¿no es así, pero en ese entonces realmente ayudó a pasar el tiempo durante la noche mientras se realizaba todo el procesamiento por lotes?

Bueno, esta noche estaba en la portería y le tiré el balón a un colega con demasiada fuerza, supongo. ¡La pelota golpeó una pared, rebotó sobre un divisor de pared y de alguna manera golpeó la palanca de la fuente de alimentación principal! ¡Toda la sala se sumió en la oscuridad y los cuatro Mainframes de IBM se apagaron simultáneamente! Obviamente, esto no podría suceder hoy en día, pero en ese entonces, ¡créanme, SÍ!

No hace falta decir que esto provocó un caos absoluto y, a la mañana siguiente, más de mil usuarios no pudieron iniciar sesión en sus terminales hasta las 11.30 am por mi culpa. ¡No creo que nunca me haya sentido tan culpable antes o después! El culpable nunca fue encontrado y la historia rara vez se discutió hasta hace solo cinco años en una reunión de la empresa cuando mi antiguo jefe, que se había jubilado recientemente, finalmente se enteró. 'de un supuesto amigo' que fui yo! Dijo que si hubiera averiguado quién era el responsable, ¡tenía órdenes de despedirlos en el acto!

Bueno, lo que no nos despide, solo nos hace más fuertes, ¿verdad?

P: Escuché que algunas personas en el Reino Unido lo llaman el "abuelo de la administración de documentos". ¿Cómo obtuviste este nombre?

Tomás: Comenzó en un pub de Londres cuando me relajaba con unos amigos una noche después del trabajo. Algunos de los que estaban presentes esa noche eran directores de TI de bufetes de abogados que estaban jugando como uno después de unas cervezas, ¡y creo que fue algo que se dijo en broma! Luego, con un par de fragmentos que se han publicado en la prensa a lo largo de los años, ¡simplemente se pegó! Supongo que parte de esto es que estoy envejeciendo y también que he estado involucrado en el lanzamiento y distribución de cada uno de los principales sistemas de administración de documentos durante los últimos veinte años, a saber SoftSolutions, DOCS Open e iManage.

En mi opinión, los verdaderos abuelos de la gestión de documentos son los "viejos" del equipo de SoftSolutions que lanzaron el primer DMS para toda la empresa a finales de los 1980. Fueron los verdaderos inventores y pioneros que detectaron por primera vez una brecha en el mercado.

Por cierto, Dan, ¡trabajas para estos chicos! Debería sentirse muy orgulloso de trabajar para una empresa de tal pedigrí con una larga trayectoria y con personas de tanta reputación.

En mi vida privada todavía no soy abuelo, ¡pero no creo que vaya a ser mucho más largo!

P: Bueno, ese es un gran segway hacia mis próximas preguntas. ¿Cómo ha cambiado la tecnología de gestión de documentos durante los últimos 10-20 años?

Tomás: ¡GUAU Dan! ¡Dame algunas preguntas fáciles como cuál es mi equipo de fútbol favorito y esas cosas! A mi edad, no puedo recordar algunas de las cosas que sucedieron la semana pasada y mucho menos durante los últimos 20 años.

Bueno, si me está pidiendo que retroceda tanto tiempo, mi opinión es que se trataba de almacenar, buscar y recuperar documentos en ese entonces, y en mi opinión, en gran medida sigue siendo lo mismo hoy.

En aquel entonces, los bufetes de abogados y otras organizaciones centradas en documentos estaban ocupados migrando de sus antiguas mini computadoras DP / WP a la nueva tecnología cliente / servidor. Todo esto parecía genial en ese momento, pero muchos no se dieron cuenta de que en la estructura misma del software WP en estas supermini computadoras había una forma primitiva de administracin de documentos. Aunque no hay ningún parecido con lo que está disponible en la actualidad, contenía información de perfil muy básica para cada documento y tanto las secretarias como los mecanógrafos habían aprendido a confiar en esto, ya que podían identificar y recuperar documentos fácilmente.

Una vez en la arquitectura cliente / servidor, las empresas descubrieron que esta gestión básica de documentos se había perdido y guardar documentos en carpetas, subcarpetas y sub-sub-subcarpetas (esto siempre me confundió) era a veces un desastre, ya que podían existir muchas versiones de un documento, por lo que recuperar los documentos requeridos podría llevar algo de tiempo y el proceso muy confuso. Creo que podrías usar la metáfora, tres pasos adelante y uno atrás, en este caso. Quizás, Microsoft y WordPerfect, los dos principales protagonistas en ese momento deberían haber incluido una opción de gestión de documentos dentro de sus procesadores de texto para aplicaciones de software único. ¡Es un buen trabajo para mí que no lo hicieron!

De todos modos, esto dejó la puerta abierta de par en par para los pioneros de esta tecnología. Se lanzaron dos de estos sistemas de gestión de documentos para responder al problema. El primero fue SoftSolutions, en sus primeros años se convirtió rápidamente en el jugador dominante. Poco tiempo después siguió la oferta PC DOCS conocida como DOCS Open, que es más conocida hoy en día como Open Text DM5. Creo que algunas empresas todavía utilizan un híbrido de este producto hasta el día de hoy.

SoftSolutions fueron compradas en 1994 por WordPerfect y luego en rápida sucesión por Novell Corporation, y su software DM se incorporó a su oferta de Novell GroupWise. ¡Creo que el resto se ha escrito en los libros de historia!

Ambos productos fueron innovadores en su día, el primero se construyó sobre la base de datos patentada pero muy rápida 'FLAME', mientras que DOCS Open hizo exactamente lo que decía en la lata, era 'Abierto' y podía ejecutarse en la mayoría de las bases de datos SQL. del día, es decir, SQL, SYBASE y ORACLE de Microsoft!

A lo largo de los años, Microsoft ha amenazado de vez en cuando con incluir alguna forma de capacidad de administración de documentos para controlar y administrar sus aplicaciones de software único como Word, Excel, PowerPoint, etc., ¡pero ninguna de ellas llegó a buen término!

Las empresas de hoy en día deben ser bastante sofisticadas, necesitan la capacidad de comunicarse y colaborar con sus clientes y colegas, almacenar registros y correos electrónicos en el mismo repositorio y, más recientemente, poder almacenar ciertas conversaciones telefónicas cuando surja la necesidad.

A veces, pienso que ciertos proveedores de DM han olvidado la primera regla de DM: ¡buscar y recuperar documentos rápidamente! ¡Para m, sigue siendo la función más importante proporcionada por un DM! Por ejemplo, recientemente estuve en el sitio de un cliente y ella me mostró una "búsqueda simple" utilizando un sistema de DM líder en la industria en 1,800 usuarios y 40 oficinas en todo el mundo. Para ser honesto, ¡podría haber hecho una taza de café fácilmente en el momento en que se devolvieron los resultados de la búsqueda! ¡Sin duda, esto es una drástica pérdida de tiempo y recursos!

¡Gracias Tom! Eso es una comprensión y una discusión increíbles.

Esta fue solo una parte de mi entrevista muy perspicaz con Tom Lee, así que vuelva a consultar el jueves, ya que se publicará la parte II de esta sesión de preguntas y respuestas.