Seguridad: ¿Está poniendo en riesgo sus documentos?

diciembre 4, 2014
Salt Lake City, UT

Seguridad: ¿Está poniendo en riesgo sus documentos?

La seguridad de los datos es una prioridad para los bufetes de abogados de todo el mundo a medida que las amenazas cibernéticas continúan expandiéndose y las necesidades de seguridad continúan siendo más sofisticadas. Google define la debida diligencia como "pasos razonables que toma una persona para satisfacer un requisito legal". Sin lugar a dudas, la mayoría de nosotros hemos realizado la debida diligencia con nuestra información personal, incluido el acceso a cuentas bancarias y los registros médicos, pero como profesionales legales, ¿se ha realizado la debida diligencia con la información confidencial del cliente? La obligación de la industria legal de aumentar la seguridad de los datos de los clientes generalmente excede las mismas obligaciones de otras industrias. Entonces, echemos un vistazo a algunas formas en que sus datos están expuestos a amenazas.

¿Guarda documentos en una unidad compartida?

Si sus archivos se almacenan en un servidor de red compartido, existen varias razones para preocuparse. Los archivos no solo tienen más riesgo de archivarse incorrectamente y perderse en una serie de subcarpetas y subcarpetas, sino que la información privada puede exponerse más fácilmente a través de virus o archivos adjuntos maliciosos. Si su oficina tiene acceso remoto a la red de la oficina desde su hogar, esa conexión también puede ser muy vulnerable a la interceptación. Finalmente, la mayor amenaza para guardar documentos en una red compartida es el error humano. Las eliminaciones accidentales, los archivos adjuntos con virus o el intercambio externo de documentos privados contribuyen a la vulnerabilidad del bufete de abogados.

¿Envían documentos por correo electrónico como archivos adjuntos?

El correo electrónico no se diseñó teniendo en cuenta la privacidad o la seguridad. Dado que accedemos al correo electrónico en tantos dispositivos diferentes, abre más oportunidades para las vulnerabilidades de la red. Nuestros teléfonos móviles y tabletas se diseñaron para ayudarnos a trabajar fuera de la oficina, no para escanear archivos adjuntos en busca de posibles virus. El envío de archivos adjuntos confidenciales por correo electrónico expone a la empresa al riesgo.

¿Todos en su empresa tienen acceso a los documentos?

Aunque la capacidad de asignar algunos derechos de acceso está disponible en unidades de red compartidas, es muy básica y no ofrece el nivel de seguridad que sus clientes requieren o esperan. Cuando todos tienen acceso a todos los documentos, el riesgo de que se eliminen o se compartan accidentalmente aumenta sustancialmente.