Almacenamiento simple frente a administración avanzada: por qué administrar es más importante que almacenar

enero 25, 2015
Salt Lake City, UT

Almacenamiento simple frente a administración avanzada: por qué administrar es más importante que almacenar

Existe una diferencia fundamental entre la gestión de documentos basada en la nube y el almacenamiento de documentos en la nube. En los 15 + años que hemos estado en la nube, a menudo escuchamos confusión con respecto a las dos opciones populares, pero muy contrastantes. Al considerar lo que es adecuado para su empresa, hay 3 consideraciones clave que deben hacerse.

  1. ¿Cuál es el ciclo de vida de su documento? Si tiene un documento o un conjunto de documentos que han llegado al final de su vida útil y tienen una probabilidad extremadamente baja de tener que acceder a ellos en el futuro, entonces una opción de almacenamiento probablemente sea la mejor. Las opciones de almacenamiento de documentos generalmente incluyen formas algo engorrosas de recuperar documentos porque su propósito es almacenar, no acceder y administrar. Piense en una unidad flash o unidad pública que generará una lista larga y no relacionada de archivos que requieren cierto compromiso para pasar. Una vez que un documento está completo y usted tiene la obligación de almacenarlo, pero es posible que no necesite volver a verlo, puede que sea el momento de examinar el almacenamiento de documentos. Si un documento necesita ser editado por partes externas, aprobado por el cliente o co-asesor, enviado por correo electrónico a los asistentes legales para su revisión o comparado con documentos similares, un sistema de gestión será primordial en la transición de los documentos a través de su ciclo de vida. Estas actividades requieren mucho tiempo y son engorrosas con un simple almacenamiento de documentos.
  2. ¿El contenido de su documento es confidencial? Por lo general, cuando se utiliza una unidad pública o compartida para el almacenamiento de documentos internamente, puede resultar difícil administrar los derechos de acceso a los documentos que tienen información confidencial. Además, los servidores en el sitio pueden ser pirateados y las unidades de memoria USB pueden manejarse incorrectamente o incluso ser robadas. La capacidad de adjuntar disposiciones de seguridad a los entornos de documentos en un servicio de administración es una característica clave que un bufete de abogados debe considerar seriamente.
  3. ¿Es su estructura actual de documentos escalable y manejable? ¿Utiliza actualmente una estructura de carpetas y permite que otros creen internamente sus propios entornos para el manejo de documentos? Este tipo de estructura de documentos no se ampliará a medida que cambien las necesidades y crezca el personal de la empresa. La capacidad de administrar cómo su equipo maneja, edita, envía y comparte documentos es un componente clave para la administración de documentos, y uno que el almacenamiento simple no puede proporcionar de manera adecuada. Además, las integraciones inteligentes con proveedores de tecnología como Microsoft Office pueden agregar más profundidad a su sistema de administración que el almacenamiento no puede proporcionar. Estas integraciones le permiten administrar de manera más efectiva la estructura y el ciclo de vida del documento a medida que pasa por varios canales. Dichas integraciones (como la aplicación ndOffice incluida en NetDocuments) pueden solicitar a su usuario final en función de etiquetas definidas administrativamente (listas de selección, fechas o texto libre) que describa con más detalle un documento de manera estandarizada para una fácil recuperación a través de la búsqueda y la organización basada en plantillas.

Hay otras consideraciones que se pueden mencionar que no se enumeran anteriormente para la gestión de documentos, como la creación de perfiles de metadatos, las opciones de búsqueda avanzada, los espacios de trabajo y las extranets de clientes, por nombrar algunas, pero la conclusión es que los proveedores de almacenamiento de documentos no proporcionan el nivel de sofisticación que requieren los bufetes de abogados. Un buen sistema de gestión de documentos tendrá entornos para el almacenamiento permanente que se pueden guardar en un entorno seguro cuando un documento ha llegado al final de su vida útil, manteniendo todos los aspectos de gestión en la primera línea de los documentos actuales y activos.