Estratificación de Clouds-NetDocuments

julio 14, 2013
Salt Lake City, UT

Estratificación de Clouds-NetDocuments

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NetDocuments se diferencia un poco de los otros tres servicios de almacenamiento de documentos basados en la nube descritos anteriormente en esta serie, en que es, ante todo, un "sistema de gestión de documentos" (DMS) completo, diseñado para gestionar grandes volúmenes de contenido para empresas de todos los tamaños. , en lugar de un "servicio de intercambio de archivos" centrado en transferir archivos de forma segura. Habiendo dicho eso, ciertamente hace un trabajo más que adecuado en la gestión de transferencias de archivos y ofrece un esquema de seguridad extremadamente granular para determinar quién puede ver / editar / compartir qué documentos.

Con algunas excepciones, NetDocuments ofrece todas las características y funcionalidades de los otros tres servicios y proporciona cuatro beneficios adicionales que podrían ser valiosos para muchas empresas:

* Una interfaz de usuario altamente personalizable

* Capacidades de búsqueda / creación de perfiles de contenido extremadamente flexibles

* Múltiples opciones para compartir documentos con no usuarios

* Estrecha integración con aplicaciones de escritorio estándar (Word, Outlook, Acrobat, etc.)

Los usuarios de NetDocuments pueden elegir entre una interfaz basada en carpetas, como está disponible en los otros tres servicios, o una interfaz "centrada en la materia" (llamada área de trabajo en NetDocuments) donde el usuario puede ver todo el contenido de un cliente / asunto específico , archivados y organizados automáticamente según criterios (filtros) definidos por el usuario. Se pueden definir de antemano reglas completas de "creación de perfiles" para todo el contenido, con valores para los distintos "atributos" de perfil predefinidos y seleccionables mediante listas desplegables. Estas listas pueden ser configuradas por un usuario de nivel de administrador y luego pueden ser "protegidas" para que no sean editadas por usuarios que no sean administradores. Las búsquedas de documentos se pueden realizar basándose en cualquier combinación de estos atributos de perfil, o por una variedad de otros criterios (texto completo, fecha de modificación, correo electrónico desde / hasta, tipo de archivo, etc.).

Las opciones para compartir documentos en NetDocuments son algo más amplias que las que ofrecen los otros servicios. Además de entregar documentos a través de un "enlace seguro", el servicio NetDocuments también se puede configurar:

* para permitir que "usuarios externos" designados y predefinidos accedan a carpetas específicas dentro del sistema de archivo general (similar a algunos de los otros sistemas descritos aquí)

* con un "ShareSpace" que permite el fácil acceso, comentarios, hilos de discusión, etc. de los no usuarios a cualquier documento publicado en ese "espacio", sin consumir ninguna licencia "externa" de NetDocuments

* con uno o más "archivadores externos" completamente separados, una forma útil de compartir muchos documentos con un solo cliente grande, con una sobrecarga administrativa mínima requerida.

La integración entre NetDocuments y el escritorio del usuario se puede hacer extremadamente estrecha, con herramientas de integración disponibles para permitir a los usuarios modificar las opciones de menú "Guardar" y "Abrir" en todas las aplicaciones de Microsoft Office (a través de una macro incrustada) para abrir automáticamente NetDocuments y solicitar un nombre de archivo tan pronto como el usuario seleccione Guardar o Abrir. Las opciones de menú "Local Save" y "Local Open" todavía están disponibles para cualquier archivo que no esté marcado para el almacenamiento de NetDocuments. Para las empresas que desean crear un "sistema de archivo completamente cerrado", sin que los usuarios puedan guardar archivos locales, las macros de Office se pueden editar para lograr esto, "obligando" a los usuarios a guardar solamente a la Nube.

La integración de Outlook también se incluye en la licencia de NetDocuments, con opciones para la funcionalidad de archivo "arrastrar y soltar", crear perfiles de mensajes completos o guardar un correo electrónico en NetDocuments manualmente, como un archivo ".MSG". Ninguno de los otros tres sistemas sobre los que se informó anteriormente en esta serie permite un almacenamiento simple y de búsqueda de Propios mensajes de Outlook. Al igual que los otros sistemas analizados, Outlook archivos adjuntos se puede transferir a / desde el repositorio de NetDocuments directamente desde Outlook. A diferencia de los demás, estos archivos adjuntos se pueden perfilar por separado desde el mensaje de correo electrónico, con la opción de conservar el enlace al mensaje original (para fines de seguimiento de auditoría).

También hay una herramienta de integración para Adobe Acrobat Writer y Reader, que permite al usuario guardar archivos PDF en NetDocuments directamente desde Acrobat, mediante un botón incrustado en la barra de herramientas de Acrobat.

NetDocuments admite una aplicación de iPad para ver archivos, pero no ofrece ninguna funcionalidad de edición incorporada para documentos descargados en el iPad (excepto para la capacidad nativa de "enviar a" del iPad). Actualmente no existen aplicaciones nativas para ver documentos en un dispositivo Android, Blackberry o Windows Phone. Debido a que NetDocuments está estructurado como una herramienta de colaboración "centralizada" en lugar de una herramienta "distribuida", actualmente no existe una capacidad de sincronización nativa integrada en el servicio. Espero ver esta capacidad agregada a NetDocuments al final de 2013. Incluso hay una discusión sobre una "utilidad de sincronización" con Dropbox y SkyDrive, creando lo que yo llamaría "Nubes Conversant". No estoy seguro de cómo se utilizará, pero espero que fluyan algunas ideas creativas una vez que la capacidad esté disponible.

NetDocuments impone un límite de tamaño de archivo (algo arbitrario) de 200 Mb para cualquier soltero archivo cargado en su servicio de almacenamiento. En realidad, esto no supone una limitación demasiado grande para la mayoría de los usuarios, a menos que necesite almacenar archivos de vídeo de gran tamaño u otro contenido orientado a gráficos en el servicio.

NetDocuments es una opción de administración de documentos ideal para empresas que buscan un servicio ultra seguro y ultra confiable, necesitan una búsqueda rápida y flexible de un gran repositorio de documentos, desean una interfaz de usuario personalizable y valoran la integración perfecta a la nube desde dentro de su aplicaciones de escritorio nativas. Una vez que vaya más allá de las llamadas "versiones gratuitas" de los sistemas revisados anteriormente (lo que la mayoría de los usuarios deberán hacer para aprovechar al máximo sus capacidades respectivas para el uso comercial), el costo mensual de una licencia de NetDocuments representa un excelente "precio para -valor "en comparación con estos otros servicios, en mi opinión.

La semana que viene echaré un vistazo a Worldox, un sistema de gestión de documentos "híbrido" pero con todas las funciones que ofrece ambos Un interno y un enfoque basado en la nube para la gestión de documentos.