Las 5 principales razones para cambiarse a Cloud para DM en 2013

diciembre 30, 2012
Salt Lake City, UT

Las 5 principales razones para cambiarse a Cloud para DM en 2013

La infraestructura tecnológica de las empresas medianas y grandes ha experimentado cambios dramáticos en los últimos años. La consumerización de TI, el movimiento Traiga su propio dispositivo (BYOD) y, por supuesto, la nube, ha revolucionado la forma en que las empresas practican el derecho e implementan la tecnología. El beneficio de este cambio es que permite a empresas como la suya hacer más con menos: más productividad, más movilidad, más seguridad, más funcionalidad, además de recuperación ante desastres. Todo esto cuesta menos, requiere menos hardware e implica mucha menos molestia.

Durante más de una década, NetDocuments ha trasladado bufetes de abogados de todos los tamaños a la nube para satisfacer sus necesidades de gestión de documentos y correo electrónico. Con centros de datos redundantes administrados por LexisNexis y con usuarios en más de 140 países, NetDocuments es el líder en administración de documentos basada en la web para bufetes de abogados. La razón para cambiar puede variar de una empresa a otra, pero aquí están las cinco razones principales que persuadieron a nuestros clientes conocidos a nivel nacional, incluidos Foley & Lardner, Jackson Lewis y Nelson Mullins, de eliminar sus servidores y actualizarse a la nube.

1. Menor costo total de propiedad (TCO)

Los sistemas tradicionales en las instalaciones, como iManage, Worldox y OpenText, requieren que su empresa compre, mantenga y actualice los servidores, que son completamente independientes de las tarifas de compra y mantenimiento del software. Los servidores y el software requieren personalización y configuración por parte de un equipo técnico generalmente subcontratado a una empresa de consultoría externa. Además, los servidores quedan obsoletos, se quedan sin capacidad de almacenamiento y requieren mantenimiento de rutina, reparaciones y copias de seguridad. Muchos de los sistemas en las instalaciones tampoco incluyen funcionalidad incorporada para búsqueda, acceso de clientes (extranets), soporte para múltiples oficinas, compatibilidad con dispositivos móviles y otras funciones críticas. Estas características adicionales imprescindibles requieren servidores, software y configuración adicionales. En resumen, los sistemas heredados requieren más complejidad y costos más altos.

Con NetDocuments, no hay gastos de capital ni grandes desembolsos de efectivo por adelantado. Como una verdadera oferta de software como servicio (SaaS), el servicio se ejecuta con un costo de suscripción predecible por usuario, que se paga mensualmente, anualmente o trimestralmente. Esto otorga acceso instantáneo al conjunto de funciones de administración de documentos de nivel empresarial de NetDocuments y configuraciones administrativas para la personalización. Todas las funciones, incluida la verdadera movilidad, la búsqueda potente, la retención de registros y las extranets, están simplemente integradas e incluidas en el servicio. Al combinar el poder y la simplicidad de la funcionalidad incorporada entregada a través de Internet, NetDocuments reduce el TCO de su empresa para un sistema de administración de documentos.

2. Continuidad y seguridad empresarial integradas

Deje la seguridad y la continuidad del negocio a los expertos. Los servidores almacenados en una habitación cerrada con llave en el edificio del bufete de abogados no constituyen un entorno seguro, confiable o redundante. ¿Puede su empresa estar en pleno funcionamiento durante e inmediatamente después de un desastre natural o una catástrofe en su edificio físico? ¿Qué tal una auditoría federal de seguridad de datos?

NetDocuments tiene dos centros de datos privados, redundantes y regulados por el gobierno federal administrados por LexisNexis, que emplea a personas las 24 horas del día para garantizar que la seguridad física, la redundancia de energía y la integridad de los sistemas se mantengan en los más altos estándares. Es este entorno de centro de datos de clase mundial lo que permite que el servicio NetDocuments sea compatible con SEC, FINRA y HIPAA, así como con la certificación SOC 2 (anteriormente SAS 70 Tipo II) y TRUSTe EU Safe Harbor. El entorno de centro de datos privado de NetDocuments tiene un 99.99% de tiempo de actividad desde 1999 y cifra los datos tanto en tránsito como en reposo con cifrado AES de 256 bits, aleatorización de datos y ofuscación en 1.5 millones de nodos de directorio utilizando la tecnología patentada de NetDocuments. Este alto nivel de seguridad y experiencia en la industria explica por qué tantas firmas de abogados medianas y grandes confían en NetDocuments con casi 1 mil millones de documentos y correos electrónicos.

3. Características y funcionalidad

Los sistemas heredados basados en servidor requieren actualizaciones a la última versión del software. Esto da como resultado que los bufetes de abogados tengan tecnología obsoleta y carezcan de funciones y funciones actualizadas, a menos que compren e instalen la última versión. Debido a que NetDocuments se entrega a través del modelo SaaS, las actualizaciones con características y funcionalidades adicionales se aplican sin problemas cuatro veces al año. Estas actualizaciones incluyen funciones completamente nuevas, integraciones de terceros y mejoras para mejorar la experiencia de interfaz de usuario y cliente.

Muchas empresas eligen NetDocuments debido al amplio conjunto de características que incluyen: centrarse en la materia | etiquetado de metadatos | Integraciones de MS Office | búsqueda empresarial | cuadros de mando, carpetas, armarios y bibliotecas personalizables | portales de clientes para la colaboración en la extranet | aplicaciones móviles y acceso para cualquier dispositivo | Integración de Active Directory | versionado | derechos de seguridad y muros éticos | políticas de retención | plantillas de perfil | integración de escaneo e imagen | entrega de documentos segura y pública | los debates | alertas de documentos, carpetas y asuntos | historial de documentos y pistas de auditoría | informes de actividad administrativa | … y mucho más.

4. Rentabilidad rápida

Un sistema basado en servidor es costoso desde el principio y su instalación requiere mucho tiempo. Además de configurar los servidores para ejecutar correctamente el software, cada estación de trabajo debe estar configurada correctamente. Esto requiere retener y capacitar a los recursos internos o la costosa ayuda de una empresa consultora externa. Los sistemas de administración de correo electrónico y documentos locales suelen tardar muchos meses en implementarse y configurarse, lo que aumenta el tiempo que tarda el software en comenzar a ofrecer valor.

El servicio NetDocuments permite la personalización según el tamaño de la empresa y las áreas de práctica. Esta personalización se puede realizar en cuestión de horas, después de lo cual la implementación, capacitación y migración de cualquier dato al sistema puede ocurrir en semanas a unos pocos meses como máximo, dependiendo del tamaño de la empresa. Con el servicio simplemente "encendido", su empresa puede comenzar a cosechar los beneficios y el valor de inmediato, en lugar de esperar a recuperar el alto costo inicial de un sistema basado en servidor.

5. Verdadera movilidad y soporte para múltiples oficinas

En la mayoría de los sistemas locales, la movilidad y la compatibilidad con varias oficinas requieren servidores adicionales y posiblemente un entorno Citrix o una conexión VPN. Esto agrega otra capa de complejidad a la configuración del servidor y, a menudo, requiere muchos pasos para obtener acceso desde oficinas satélite o desde una computadora portátil o dispositivo móvil.

Como servicio basado en web, NetDocuments está disponible desde cualquier computadora, laptop, tableta, teléfono u otro dispositivo con acceso a Internet, en cualquier parte del mundo, eliminando por completo la necesidad de inicios de sesión virtuales, túneles VPN u otros sistemas complejos. Con una verdadera aplicación en la nube, varias oficinas acceden al servicio como lo haría cualquier otra oficina o persona. Las funciones de escalabilidad y aceleración de red de NetDocuments permiten a las empresas con múltiples oficinas, a menudo distribuidas en geografías nacionales e internacionales, colaborar y trabajar juntas de manera efectiva en una única plataforma de administración de documentos de una manera que simplemente no es posible con los sistemas heredados locales.

NetDocuments también tiene aplicaciones nativas para iPad y iPhone disponibles de forma gratuita en la App Store e integración con Folder Sync para dispositivos Android. El acceso en cualquier momento, en cualquier lugar y desde cualquier dispositivo significa que sus abogados y su personal pueden acceder a su contenido desde cualquier lugar del mundo, lo que aumenta la colaboración entre las oficinas y simplemente permite que su empresa haga más a un costo menor.

Programe una demostración con uno de nuestros representantes de experiencia para analizar cómo NetDocuments optimizará su tecnología y mejorará la productividad de su empresa. 1.866.638.3627 sales@netdocuments.com y en Twitter @netdocuments

EL INTERRUPTOR ESTÁ ENCENDIDO

Es hora de ver cómo NetDocuments puede optimizar su tecnología, reducir costos y aumentar la productividad en 2013.

"NetDocuments simplemente elimina la complejidad de un sistema de gestión de documentos". Charlie Altenbach, director de sistemas de información de Ungaretti & Harris

PROGRAMA TU DEMO