Ganar la batalla antes de que comience: 5 claves para una implementación de tecnología exitosa

junio 17, 2014
Salt Lake City, UT

Ganar la batalla antes de que comience: 5 claves para una implementación de tecnología exitosa

La tecnología es parte de su estrategia comercial general, o al menos debería serlo. Es especialmente importante en las decisiones comerciales cuando se produce un cambio tecnológico potencial con una aplicación de misión crítica como un sistema CRM o una plataforma de gestión de documentos. Cambiar con éxito una tecnología que es vital para su negocio diario requiere un plan de acción detallado porque la ejecución de la implementación de una tecnología determinará el nivel de adopción del usuario, la productividad, cuánto valor obtiene de la tecnología y qué tan rápido te das cuenta de ese valor.

Como proveedor de servicios de software, hemos aprendido algunas cosas en nuestros 15 años de brindar un servicio de administración de documentos basado en la nube. Hemos visto algunas implementaciones fantásticas y algunas transiciones no tan buenas. Hemos resumido algunos puntos clave y en las próximas cinco publicaciones del blog compartiremos lo que hemos aprendido.

También tenemos algunos buenos ejemplos de empresas que lo han hecho bien y han compartido su historia. Eche un vistazo a este breve artículo sobre cómo Koley Jessen PC, LLO trasladó con éxito su gestión de documentos a la nube y por qué fue un éxito. Léelo AQUÍ

Paso 1: planificación

Si bien es dolorosamente obvio, es importante señalar el tipo y la profundidad de planificación necesarios para reemplazar un sistema central, y especialmente si está cambiando la plataforma o el modelo de entrega (por ejemplo, pasando de un software basado en servidor a una plataforma en la nube).

Discusión de la configuración - Independientemente de la tecnología que esté implementando, es muy probable que existan numerosas opciones de configuración según su negocio, área de práctica, tamaño de la empresa y complejidad del panorama tecnológico general de la empresa. Es absolutamente vital que la discusión sobre cómo se configurará la tecnología se lleve a cabo con todos los principales interesados. Ciertamente, no querrás que alguien tome decisiones de configuración y que en realidad no utilice la tecnología a diario.

Variabilidad individual y configuración de la estación de trabajo - Una vez que existe un consenso sobre cómo se configurará la tecnología, es necesario planificar las variables entre las personas, los departamentos y los roles. ¿Las estaciones de trabajo están configuradas exactamente igual en toda la empresa? ¿Qué software de terceros usa la gente? ¿Están todos en el mismo sistema operativo? ¿Trabajan de forma remota? ¿Qué dispositivos móviles utilizan? Todas estas son preguntas de planificación críticas al evaluar la primera experiencia del individuo con la nueva tecnología.

Cambios en los procesos comerciales - Las empresas inteligentes aprovechan su tecnología para hacer más trabajo, mejorar la experiencia del cliente, ahorrar dinero o una serie de otros factores. Independientemente de la motivación principal para implementar o reemplazar una tecnología, es seguro asumir que su proceso comercial está vinculado directamente a la columna vertebral de la tecnología de la empresa. Una evaluación de cambios en los procesos comerciales se convierte en una parte integral de la etapa de planificación, ya que las partes interesadas de todas las áreas de la empresa necesitan evaluar el impacto potencial que tendrá la tecnología en los procesos diarios, mensuales, trimestrales y anuales necesarios para ejecutar el negocio. . Esta parte de la etapa de planificación también puede ser un momento oportuno para refinar o revisar los procesos comerciales actuales y evaluar si existe una mejor manera de trabajar.

Logística de implementación - La planificación de la implementación requiere un inventario realista de los recursos disponibles para el proyecto, que incluyen: personas, tiempo, presupuesto, limitaciones, posibles obstáculos, así como recursos externos o participación de terceros. Los recursos disponibles ayudarán al equipo del proyecto a establecer hitos realistas, puntos de referencia y un marco de tiempo estimado para la finalización del proyecto.

Informes y rendición de cuentas de proyectos - La gestión y la medición continua es vital para la salud general del proyecto. Como parte de la etapa de planificación, es importante establecer reglas explícitas para la presentación de informes, áreas de responsabilidad claramente definidas y reuniones periódicas sobre el estado para la presentación de informes de progreso e impedimentos.

En resumen, el primer paso de la implementación de tecnología comienza con la planificación, que es el marco y la hoja de ruta para una implementación de tecnología exitosa. La próxima publicación estará en el Paso 2: Comunicación