IA responsable con ndMAX
En el acelerado mundo del derecho, la mayoría de los caminos conducen a documentos, por lo que la gestión eficiente de documentos no se trata sólo de organization — es la piedra angular del éxito. Para las firmas legales pequeñas y medianas, lo que está en juego es aún mayor, donde no poder acceder al contenido correcto en el momento de necesidad puede generar ineficiencias operativas con impactos significativos en la calidad del servicio y la rentabilidad. Pero, ¿cómo saber cuándo es el momento de mejorar sus estrategias documentales y hacer la transición a un sistema de gestión documental (DMS)? Aquí hay 10 señales para buscar esa señal de que su consultorio podría estar listo para el cambio.
If your attorneys and staff are spending more time rummaging through files than advising clients, it's a red flag. According to Clio's 2023 Legal Trends Report, the average lawyer only amassed 2.72 hours of billable work per day. In other words, they're spending most of their workday on repetitive administrative tasks. Research has also shown that difficulty finding data or documents is one of the biggest barriers to employee productivity — not to mention frustration.
A DMS can turn a time-consuming hunt into a swift search-and-retrieve mission, freeing up your team to focus on what they do best — practicing law. Having a customizable home page and lists of Recent and Favorite Documents put everything you’re working on at your fingertips. Plus, having all of your documents OCR’d means even image-based PDF files will be fully searchable.
"Nada es tan fabuloso como NetDocuments para encontrar algo cuando no tengo idea de dónde buscarlo". – Willem Leppink, Ciruela
See how Ploum gets more value from their files with NetDocuments.
When documents go missing, it’s not just an annoyance — it can mean the difference between meeting and missing critical deadlines. It can also be an expensive waste of valuable time. Research from PricewaterhouseCoopers indicates that labor costs range from $120-250 per file to search for misfiled or lost files.
Un DMS actúa como una caja de seguridad digital, lo que garantiza que todos sus documentos estén contabilizados y sean fáciles de encontrar cuando los necesite, lo que puede ser especialmente crucial cuando se enfrenta a las implacables limitaciones de los plazos legales. Tener todo organizado en espacios de trabajo de materia o proyecto significa que todos están siempre actualizados sobre el trabajo que se está realizando.
The modern legal practice isn’t confined to an office. Lawyers work from courtrooms, client sites, and increasingly from home — in fact, more than 70%of lawyers work outside the office at least some of the time. Having to go through terminal servers and remote desktops wastes time, costs money, and means your firm's agility suffers. Implementing a cloud-based DMS means your team can securely access files, anytime and anywhere on any device, with just a few clicks.
Vale la pena señalar que la capacidad de trabajar de forma remota es una de las principales prioridades entre los abogados jóvenes: el 44% afirma que dejaría su trabajo actual si tuvieran la oportunidad de trabajar de forma remota en otro lugar. Teniendo esto en cuenta, un DMS basado en la nube es más que una herramienta de productividad: es un incentivo de contratación.
Effective collaboration on documents is a non-negotiable in law firms. Throughout the matter lifecycle, files need to be shared between your practice, clients, expert witnesses, and others. Data from Harvard Law School shows the benefits of collaboration in law firm can include:
Tener herramientas integradas para cargar y descargar archivos y compartir archivos de forma segura simplifica los flujos de trabajo, mejora el servicio al cliente y convierte un DMS en una herramienta esencial.
When multiple team members work on different versions of a document without a unifying system, chaos ensues. Tracking the most current version of a document can be frustrating — and costly. Document versioning helps uphold the integrity of documents through effective version control. Solutions that provide these capabilities help legal teams automate document lifecycle processes, govern content, streamline collaboration, and provide a comprehensive audit trail.
Un DMS mantiene el orden al proporcionar control de versiones, lo que garantiza que todos trabajen con el documento más actualizado y que las versiones anteriores se archiven como referencia. Esto crea una única fuente de verdad y mantiene a todos los miembros de su equipo en la misma página, literalmente. .
"Ahora que nuestros documentos están en la nube, tenemos la confianza de saber que siempre encontraremos la versión o la correspondencia más actualizada". – Gary Smith, Richard y Richard, Pensilvania
Client confidentiality and data protection is paramount in legal practice. The types and volume of data law firms handle makes them a prime target for cyber criminals. A breach can result in days of downtime, loss of trust, public embarrassment, significant remediation costs, and even legal repercussions. While the average cost of a data breach has reached an all-time high of $4.45 million, law firms may face even steeper costs thanks to the higher standards and expectations of the legal industry.
Para protegerse contra estos riesgos, los bufetes de abogados necesitan capas adicionales de protección en un DMS sólido que ofrezca protocolos de seguridad avanzados, cifrado y controles de acceso para proteger la información confidencial de ojos no autorizados.
Invertir en herramientas intuitivas que aumenten la productividad puede ayudar a mejorar la reputación de su empresa. En un mundo donde los clientes esperan respuestas inmediatas y la facilidad de las aplicaciones móviles para consumidores, un proceso lento relacionado con los documentos puede generar insatisfacción y pérdida de negocios. Abogados que hábilmente utilize Es mucho más probable que tecnologías como un DMS cumplan o superen las expectativas del cliente en cuanto a los plazos de los casos.
Con integraciones con sus otras herramientas, creadores de conjuntos de documentos digitales y cosas como DocuSign, un DMS puede acelerar los tiempos de respuesta para consultas y transacciones relacionadas con documentos, lo que genera una experiencia notablemente mejorada que los clientes estarán felices de repetir y recomendar. Pero no se trata sólo de eso: también se percibe que los abogados expertos en tecnología tienen una mayor experiencia jurídica.
Lo creas o no, la forma en que los despachos de abogados emplean herramientas tecnológicas, como los sistemas de gestión de documentos, puede tener un impacto significativo en la velocidad a la que se resuelven los casos.
A medida que su bufete de abogados crece, también crece la carga de sus documentos digitales. Si bien muchas firmas han reducido significativamente su uso de papel, el punto sigue siendo: los abogados todavía generan un enorme volumen de documentos año tras año tras año. Las empresas que optan por almacenar documentos digitalmente en sus instalaciones deben afrontar los grandes costos iniciales y el mantenimiento continuo de hardware, software, seguridad física y más.
Por otro lado, un DMS basado en la nube es escalable según demanda, lo que permite que su empresa crezca sin verse obstaculizada por limitaciones de almacenamiento físico. Mientras tanto, el proveedor es responsable de otorgar licencias, mantener, actualizar y proteger los servidores y otro hardware detrás de escena, lo que reduce sus gastos relacionados con la tecnología y, al mismo tiempo, brinda mayor experiencia técnica y de ciberseguridad que la que puede ofrecer el soporte de TI local. La ventaja adicional es que cuando llega el momento de ampliar su almacenamiento, todo el trabajo duro ya está hecho por usted.
"Mover [nuestro bufete de abogados] a la nube era importante, ya que nos ayudaría a reducir los costos de almacenamiento y ser más eficientes a largo plazo". – Toh Kok Seng, Lee y Lee
Con la complejidad cada vez mayor de las normas de cumplimiento, estar al tanto de todos los requisitos puede resultar abrumador. Afortunadamente, un DMS puede agilizar este proceso con funciones como cronogramas de retención automática y fácil acceso a pistas de auditoría, lo que ayuda a su empresa a cumplir con las normas con menos esfuerzo.
“NetDocuments nos permite revisar periódicamente lo que aún está pendiente y asegurarnos de que las inquietudes sobre cumplimiento y gobernanza se aborden tan pronto como surjan. Puedo iniciar sesión y ver dónde nos encontramos en los distintos asuntos y tomar las medidas necesarias”. – Nina Stewart, Grupo Astraea
See how Astraea Group elevated their compliance and governance approach with NetDocuments.
The cost of maintaining physical documents extends beyond just storage space and lack of remote accessibility. It includes paper, ink, toner, printers and printer maintenance, file folders, labels, storage containers, and more. Per one estimate, the average four-drawer cabinet costs about $25,000 to fill and $2,000 annually to maintain.
Pero quizás el mayor costo de usar documentos físicos sea el tiempo: las horas acumuladas que se dedican cada vez que alguien tiene que buscar en una sala de archivos mohosa para encontrar un solo documento entre millones de páginas impresas, en lugar de realizar una simple búsqueda en línea o ir a un espacio de trabajo importante en el DMS.
Simplemente no se puede comparar con la eficiencia de hacer clic rápidamente en archivos digitales. Un DMS no sólo reduce todos estos costes, sino que también favorece una oficina sin papel y más respetuosa con el medio ambiente.
Si ha aceptado cualquiera de los signos anteriores, puede que sea el momento de que su bufete de abogados considere un DMS. Al reconocer estas ineficiencias y frustraciones diarias, puede dar un paso proactivo para modernizar su práctica, mejorar la productividad y proteger los datos de sus clientes.
Recognize any of these signs in your firm? Don't let outdated processes hold you back any longer! It's time to talk about solutions. Reach out to us to explore how NetDocuments’ cloud-based DMS can evolve your practice, streamline your operations, and set your firm up for future success.
