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En el acelerado mundo del derecho, la mayoría de los caminos conducen a documentos, por lo que la gestión eficiente de documentos no se trata sólo de organization — es la piedra angular del éxito. Para las firmas legales pequeñas y medianas, lo que está en juego es aún mayor, donde no poder acceder al contenido correcto en el momento de necesidad puede generar ineficiencias operativas con impactos significativos en la calidad del servicio y la rentabilidad. Pero, ¿cómo saber cuándo es el momento de mejorar sus estrategias documentales y hacer la transición a un sistema de gestión documental (DMS)? Aquí hay 10 señales para buscar esa señal de que su consultorio podría estar listo para el cambio.
Si sus abogados y su personal dedican más tiempo a hurgar en los archivos que a asesorar a los clientes, es una señal de alerta. Según el 2023 Informe de tendencias legales de Clio, el abogado promedio sólo acumuló 2.72 horas de trabajo facturable por día. En otras palabras, dedican la mayor parte de su jornada laboral a tareas administrativas repetitivas. Las investigaciones también han demostrado que la dificultad para encontrar datos o documentos es una de las mayores barreras para la productividad de los empleados, sin mencionar la frustración.
Un DMS puede convertir una búsqueda que requiere mucho tiempo en una rápida misión de búsqueda y recuperación, liberando a su equipo para concentrarse en lo que mejor saben hacer: ejercer la abogacía. Tener una página de inicio personalizable y listas de documentos recientes y favoritos ponen todo en lo que estás trabajando al alcance de tu mano. Además, tener todos sus documentos con OCR significa que incluso los archivos PDF basados en imágenes podrán buscarse por completo.
"Nada es tan fabuloso como NetDocuments para encontrar algo cuando no tengo idea de dónde buscarlo". – Willem Leppink, Ciruela
Ver cómo Ploum obtiene más valor de sus archivos con NetDocuments.
Cuando los documentos se pierden, no es sólo una molestia: puede significar la diferencia entre cumplir o no cumplir con plazos críticos. También puede ser una costosa pérdida de tiempo valioso. Una investigación de PricewaterhouseCoopers indica que los costos laborales varían desde $120-250 por archivo para buscar archivos mal archivados o perdidos.
Un DMS actúa como una caja de seguridad digital, lo que garantiza que todos sus documentos estén contabilizados y sean fáciles de encontrar cuando los necesite, lo que puede ser especialmente crucial cuando se enfrenta a las implacables limitaciones de los plazos legales. Tener todo organizado en espacios de trabajo de materia o proyecto significa que todos están siempre actualizados sobre el trabajo que se está realizando.
La práctica jurídica moderna no se limita a una oficina. Los abogados trabajan desde los tribunales, las instalaciones de los clientes y, cada vez más, desde casa; de hecho, más del 70% de los abogados Trabajar fuera de la oficina al menos parte del tiempo. Tener que pasar por servidores de terminales y escritorios remotos es una pérdida de tiempo, cuesta dinero y significa que la agilidad de su empresa se ve afectada. Implementar un DMS basado en la nube significa que su equipo puede acceder de forma segura a los archivos, en cualquier momento y en cualquier lugar y en cualquier dispositivo, con solo unos pocos clics.
Vale la pena señalar que la capacidad de trabajar de forma remota es una de las principales prioridades entre los abogados jóvenes: el 44% afirma que dejaría su trabajo actual si tuvieran la oportunidad de trabajar de forma remota en otro lugar. Teniendo esto en cuenta, un DMS basado en la nube es más que una herramienta de productividad: es un incentivo de contratación.
La colaboración eficaz en materia de documentos no es negociable en los despachos de abogados. A lo largo del ciclo de vida del asunto, los archivos deben compartirse entre su práctica, los clientes, los peritos y otros. Los datos de la Facultad de Derecho de Harvard muestran que los beneficios de la colaboración en un despacho de abogados pueden incluir:
Tener herramientas integradas para cargar y descargar archivos y compartir archivos de forma segura simplifica los flujos de trabajo, mejora el servicio al cliente y convierte un DMS en una herramienta esencial.
Cuando varios miembros del equipo trabajan en diferentes versiones de un documento sin un sistema unificador, se produce el caos. Realizar un seguimiento de la versión más actualizada de un documento puede resultar frustrante y costoso. Versionado de documentos ayuda a mantener la integridad de los documentos mediante un control de versiones eficaz. Las soluciones que brindan estas capacidades ayudan a los equipos legales a automatizar los procesos del ciclo de vida de los documentos, controlar el contenido, optimizar la colaboración y proporcionar un seguimiento de auditoría integral.
Un DMS mantiene el orden al proporcionar control de versiones, lo que garantiza que todos trabajen con el documento más actualizado y que las versiones anteriores se archiven como referencia. Esto crea una única fuente de verdad y mantiene a todos los miembros de su equipo en la misma página, literalmente. .
"Ahora que nuestros documentos están en la nube, tenemos la confianza de saber que siempre encontraremos la versión o la correspondencia más actualizada". – Gary Smith, Richard y Richard, Pensilvania
La confidencialidad del cliente y la protección de datos son primordiales en la práctica jurídica. Los tipos y el volumen de datos que manejan los bufetes de abogados los convierten en un objetivo principal para los ciberdelincuentes. Una infracción puede provocar días de inactividad, pérdida de confianza, vergüenza pública, importantes costos de remediación e incluso repercusiones legales. Si bien el costo promedio de una violación de datos ha alcanzado un máximo histórico de 4.45 millones de dólares, los bufetes de abogados pueden enfrentar costos aún mayores gracias a los estándares y expectativas más altos de la industria legal.
Para protegerse contra estos riesgos, los bufetes de abogados necesitan capas adicionales de protección en un DMS sólido que ofrezca protocolos de seguridad avanzados, cifrado y controles de acceso para proteger la información confidencial de ojos no autorizados.
Invertir en herramientas intuitivas que aumenten la productividad puede ayudar a mejorar la reputación de su empresa. En un mundo donde los clientes esperan respuestas inmediatas y la facilidad de las aplicaciones móviles para consumidores, un proceso lento relacionado con los documentos puede generar insatisfacción y pérdida de negocios. Abogados que hábilmente utilize Es mucho más probable que tecnologías como un DMS cumplan o superen las expectativas del cliente en cuanto a los plazos de los casos.
Con integraciones con sus otras herramientas, creadores de conjuntos de documentos digitales y cosas como DocuSign, un DMS puede acelerar los tiempos de respuesta para consultas y transacciones relacionadas con documentos, lo que genera una experiencia notablemente mejorada que los clientes estarán felices de repetir y recomendar. Pero no se trata sólo de eso: también se percibe que los abogados expertos en tecnología tienen una mayor experiencia jurídica.
Lo creas o no, la forma en que los despachos de abogados emplean herramientas tecnológicas, como los sistemas de gestión de documentos, puede tener un impacto significativo en la velocidad a la que se resuelven los casos.
A medida que su bufete de abogados crece, también crece la carga de sus documentos digitales. Si bien muchas firmas han reducido significativamente su uso de papel, el punto sigue siendo: los abogados todavía generan un enorme volumen de documentos año tras año tras año. Las empresas que optan por almacenar documentos digitalmente en sus instalaciones deben afrontar los grandes costos iniciales y el mantenimiento continuo de hardware, software, seguridad física y más.
Por otro lado, un DMS basado en la nube es escalable según demanda, lo que permite que su empresa crezca sin verse obstaculizada por limitaciones de almacenamiento físico. Mientras tanto, el proveedor es responsable de otorgar licencias, mantener, actualizar y proteger los servidores y otro hardware detrás de escena, lo que reduce sus gastos relacionados con la tecnología y, al mismo tiempo, brinda mayor experiencia técnica y de ciberseguridad que la que puede ofrecer el soporte de TI local. La ventaja adicional es que cuando llega el momento de ampliar su almacenamiento, todo el trabajo duro ya está hecho por usted.
"Mover [nuestro bufete de abogados] a la nube era importante, ya que nos ayudaría a reducir los costos de almacenamiento y ser más eficientes a largo plazo". – Toh Kok Seng, Lee y Lee
Con la complejidad cada vez mayor de las normas de cumplimiento, estar al tanto de todos los requisitos puede resultar abrumador. Afortunadamente, un DMS puede agilizar este proceso con funciones como cronogramas de retención automática y fácil acceso a pistas de auditoría, lo que ayuda a su empresa a cumplir con las normas con menos esfuerzo.
“NetDocuments nos permite revisar periódicamente lo que aún está pendiente y asegurarnos de que las inquietudes sobre cumplimiento y gobernanza se aborden tan pronto como surjan. Puedo iniciar sesión y ver dónde nos encontramos en los distintos asuntos y tomar las medidas necesarias”. – Nina Stewart, Grupo Astraea
Ver cómo Astraea Group mejoró su enfoque de cumplimiento y gobernanza con NetDocuments.
El costo de mantener documentos físicos va más allá del simple espacio de almacenamiento y la falta de accesibilidad remota. Incluye papel, tinta, tóner, impresoras y mantenimiento de impresoras, carpetas de archivos, etiquetas, contenedores de almacenamiento y más. Según una estimación, el gabinete promedio de cuatro cajones cuesta alrededor de $25,000 para completar y $2,000 anualmente para mantener.
Pero quizás el mayor costo de usar documentos físicos sea el tiempo: las horas acumuladas que se dedican cada vez que alguien tiene que buscar en una sala de archivos mohosa para encontrar un solo documento entre millones de páginas impresas, en lugar de realizar una simple búsqueda en línea o ir a un espacio de trabajo importante en el DMS.
Simplemente no se puede comparar con la eficiencia de hacer clic rápidamente en archivos digitales. Un DMS no sólo reduce todos estos costes, sino que también favorece una oficina sin papel y más respetuosa con el medio ambiente.
Si ha aceptado cualquiera de los signos anteriores, puede que sea el momento de que su bufete de abogados considere un DMS. Al reconocer estas ineficiencias y frustraciones diarias, puede dar un paso proactivo para modernizar su práctica, mejorar la productividad y proteger los datos de sus clientes.
¿Reconoces alguno de estos signos en tu empresa? ¡No dejes que los procesos obsoletos te detengan más! Es hora de hablar de soluciones. Comuníquese con nosotros para explorar cómo el DMS basado en la nube de NetDocuments puede hacer evolucionar su práctica, optimizar sus operaciones y preparar su empresa para el éxito futuro.
