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Trabajar en un departamento legal corporativo requiere un delicado equilibrio entre atender las necesidades de sus equipos comerciales internamente y administrar el trabajo que se subcontrata a las firmas de abogados. La forma en que se estructura y administra es única para cada empresa y varía mucho según las necesidades únicas del negocio, la industria, el tamaño de la empresa, la disponibilidad de soporte de TI, las herramientas tecnológicas disponibles, así como el tamaño del equipo y el conjunto de habilidades del personas que trabajan en el departamento legal.
Pero muchas soluciones de automatización adoptan un enfoque único que se adapta a todos lo que dificulta que los equipos legales obtengan rápidamente, si es que alguna vez lo hacen, el máximo valor de la automatización. Por eso es importante encontrar un herramienta de automatización de documentos y flujos de trabajo que está diseñado para hacer que el proceso de automatización de su departamento legal sea lo más simple posible.
La herramienta de automatización adecuada puede ayudar a su equipo de ayuda a aumentar la eficiencia, reducir los errores y eliminar la necesidad de completar manualmente la misma información en varios documentos o en diferentes ubicaciones. Si bien existen muchas herramientas de automatización excelentes, no todas son adecuadas para manejar el gran volumen de creación de documentos, el nivel sofisticado de lógica o el nivel de seguridad que necesitan los equipos legales. Aquí hay algunas características importantes que debe buscar al seleccionar sus herramientas de automatización:
El lugar ideal para comenzar su viaje de automatización es con tareas que son muy repetitivas y de baja complejidad, para que pueda descargar parte de su trabajo y permitir que su equipo se centre más en el trabajo de alto valor o en la gestión del trabajo de los asesores externos.
No importa en qué industria se encuentre o el tamaño de su departamento, la recepción de solicitudes de trabajo legal y la producción de documentos legales simples, como acuerdos de empleo y de confidencialidad, podría ser una fruta al alcance de la mano.
Imagine lo diferente que sería su día si las partes interesadas del negocio tuvieran una solución de autoservicio para producir esos documentos simples. Y su equipo podría supervisar el proceso en lugar de tratar de administrar las solicitudes entrantes por correo electrónico.
Las posibilidades de automatización parecen infinitas. Estos son algunos ejemplos específicos de cómo su departamento legal podría optimizar las operaciones con la ayuda de la automatización.
Solicitud de admisión: Muchos departamentos legales corporativos dedican demasiado tiempo a administrar solicitudes de evaluación de problemas, revisión o creación de documentos, o una miríada de otras solicitudes de trabajo, generalmente por correo electrónico, todos los días. Es engorroso e ineficaz. Con la automatización, puede crear una aplicación de admisión y un flujo de trabajo para ayudar a controlar el caos. El beneficio no es solo horas por semana en ahorro de tiempo, sino un proceso más eficiente y reflexivo que lo ayuda a administrar mejor las solicitudes internas de trabajo legal y dedicar más tiempo a responder a las necesidades del negocio.
Admisión de casos: Como abogado corporativo, podría recibir demandas que resultarían en la creación manual de un espacio de trabajo y la generación de alegatos receptivos para garantizar que el caso se manejó correctamente. El uso de un flujo de trabajo de admisión automatizado garantiza que no se pierda ningún paso, se creen espacios de trabajo de casos y se generen automáticamente plantillas de alegatos receptivos. Esto lo pone en funcionamiento más rápido y libera al personal para dedicar más tiempo a responder a la demanda en lugar de realizar el trabajo administrativo.
Generación de NDA: Los departamentos legales pueden comenzar a ahogarse en solicitudes de acuerdos simples de no divulgación cada vez que se necesita compartir información patentada con cualquier número de partes externas en toda la empresa. El seguimiento de estas solicitudes y la generación de NDA pueden ser una pesadilla. Las herramientas de automatización pueden ayudarlo a crear un sitio de autoservicio para que cualquier persona de la empresa envíe su información y genere los documentos necesarios para que los revise el departamento legal. Tener todos los documentos y la información en un solo lugar le permitiría rastrear fácilmente las solicitudes y hacer revisiones más detalladas en raras ocasiones cuando sea necesario.
Trabajo y Empleo Trabajo: Como abogado laboral y de empleo, puede hacer de todo, desde generar acuerdos de confidencialidad y acuerdos laborales rápidos hasta gestionar reclamos complejos de empleados, negociaciones laborales y litigios. Con la automatización, puede crear sistemas de entrada en línea para generar esos documentos más simples y recopilar firmas electrónicas, de modo que pueda dedicar más tiempo a asuntos complicados que exigen un mayor nivel de experiencia especializada. Los equipos comerciales también están contentos porque obtienen tiempos de respuesta más rápidos y una respuesta y un resultado consistentes cada vez.
Entrada de hojas de términos y generación de documentos de acuerdos: Cuando se trata de transacciones, puede crear una automatización de entrada de hojas de términos y usar esas entradas para completar automáticamente los documentos. Esto le da una ventaja inicial en el proceso, ahorra tiempo y elimina posibles errores.
Funciones administrativas: El personal administrativo del departamento legal y otros departamentos dedican mucho tiempo a recopilar información para los diversos servicios que brindan a la empresa. Automatice esos flujos de trabajo para que el personal y los abogados puedan completar formularios en línea que envían automáticamente solicitudes de servicio o documentos completos en formato Word o PDF.
Su equipo también podría aplicar la automatización al trabajo de privacidad y las renovaciones de seguros de responsabilidad comercial, registros fiscales y comerciales, y muchos otros procesos exclusivos de su trabajo.
Brindar un servicio y valor superiores a las partes interesadas de su negocio es el núcleo de la estrategia y las operaciones de los departamentos legales corporativos. La automatización puede ayudarlo a convertir una tarea manual de 20 minutos en un simple clic de un botón, y saber por dónde comenzar puede ayudarlo a comenzar. Encuentre una solución que se adapte a las necesidades de su equipo legal y luego aborde las tareas más fáciles, como la recepción de solicitudes de trabajo legal y la producción de documentos legales simples. Estos éxitos liberarán tiempo y allanarán el camino para la innovación y automatizaciones más avanzadas que traerán grandes beneficios a su equipo y al negocio.
Con el Constructor de patrones la herramienta de automatización de flujos de trabajo y documentos legales de NetDocuments, las poderosas capacidades heredadas de seguridad y plataforma, una rica conexión nativa de administración de documentos y la automatización legal avanzada crean una experiencia de trabajo innovadora para los equipos legales corporativos.
