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No es ningún secreto que la tecnología moderna puede resolver muchas de las molestias cotidianas que afectan a los trabajadores de oficina en todas partes. Sin embargo, también es cierto que la tecnología antigua y obsoleta podría estar costando tiempo, esfuerzo y dinero a sus equipos.
Una empresa líder en biotecnología se encontró en desacuerdo con su solución de gestión de documentos (DMS) heredada, lo que le costó una pequeña fortuna en esfuerzo y pérdidas de productividad. A menudo, su antiguo DMS ralentizaría el importante trabajo del equipo de gestión de contratos legales. De hecho, era tan torpe y propenso a errores que comenzó a causar profundas divisiones entre el equipo de TI y el Departamento Legal.
Cuando un nuevo Asesor Corporativo Senior de Contratos se unió a la Compañía, no era ajena a cómo las soluciones tecnológicas adecuadas podían llenar los importantes vacíos del flujo de trabajo, lo que resultaba en una mayor velocidad y control sobre la información. Con más de 12 implementaciones de mejora de procesos en su cartera de puestos anteriores, reconoció de inmediato que el DMS heredado de la empresa era más una carga que un beneficio.
"Me reuní con los líderes de TI y Legal y lo desglosé: nuestro antiguo software estaba costándonos costos indirectos de tiempo perdido y esfuerzo que eran intolerables y tuvimos que hacer un cambio. ”, Declaró el Asesor Jurídico Corporativo de Contratos de la Compañía. Después de mucha diligencia debida, la Compañía decidió que NetDocuments era la opción número uno para su equipo.
Hablamos con el Asesor Jurídico Corporativo Senior de Contratos para obtener más información sobre los desafíos que enfrentó su Departamento Legal y cómo eligieron NetDocuments para cubrir las brechas de desempeño de sus aplicaciones.
Cuéntenos más sobre Biotech Company y lo que descubrió cuando comenzó.
Como muchas empresas, esta empresa ha experimentado períodos de crecimiento y contracción. Si bien siempre nos hemos esforzado por alcanzar la excelencia, los períodos de contracción realmente expusieron una capacidad de recuperación que es impresionante. Esa capacidad de recuperación ha impulsado el desarrollo de un nuevo producto que ha sido clave para transformar el negocio en una corporación más grande.
Desafortunadamente, esa misma capacidad de recuperación es lo que ha frenado al Departamento Legal desde el punto de vista tecnológico. Todos sabían que nuestro DMS anterior estaba causando importantes desafíos de productividad y eficiencia, pero el liderazgo inicialmente pensó que el costo de cambiar podría exceder el costo de permanecer igual, por lo que era mejor simplemente 'lidiar con eso'.
Sabía que podíamos tener una mejor solución DMS.
¿Qué desafíos estaban experimentando sus equipos específicamente con su antiguo software?
El equipo legal había estado operando con un DMS local que se había instalado 12 años antes. Hubo muchos problemas con el DMS. Uno de los problemas más comunes era que el sistema fallaba impredeciblemente al cargar documentos, lo que requería un proceso elaborado para forzar la reconexión al DMS antes de que el miembro del equipo tuviera que buscar archivos para asegurarse de que cada uno se cargara en el sistema. Esto desperdició una cantidad significativa de tiempo de nuestro equipo cada semana.
Como saben, se les pide a los departamentos legales de todo el mundo que aumenten su volumen de trabajo manteniendo la calidad. Pero, ¿cómo puede ser de alto rendimiento cuando tiene un sistema que lo arrastra constantemente hacia abajo?
Ha tenido experiencia en la implementación de más de 12 otras soluciones de mejora de procesos en roles anteriores y sabía que había una mejor forma de operar. En su empresa actual, ¿los empleados simplemente no eran conscientes del dolor que estaba causando su DMS heredado?
Todo el mundo acababa de aceptar este sistema como un hecho. Como mencioné antes, esos períodos de contracción habían forzado una cultura de resiliencia y una actitud de "hacer que funcione". El departamento legal le dijo a TI que el sistema tenía problemas importantes, pero por una variedad de razones, así es como tenía que ser. Por supuesto, esto provenía de buenas intenciones, pero era un punto difícil para el trabajo diario.
Gran parte de la responsabilidad de hacer que el sistema funcione se transfirió a TI. Y hay que reconocer que realmente lo intentaron, pero el sistema estaba tan desactualizado que realmente no podían hacer nada.
¿Cuál fue el costo aproximado de los desafíos tecnológicos que enfrentó su empresa?
Calculé que cada miembro de nuestro equipo de gestión de contratos estaba dedicar 1-5 horas a la semana simplemente tratando de hacer que el sistema funcione, lo que es una pérdida de tiempo. Además de los costos de intentar coordinar las correcciones con el sistema.
Realmente necesitábamos un DMS moderno que agilizara los flujos de trabajo y nos respaldara en nuestro trabajo, pero no estaba seguro de si existía uno.
¿Qué significó un 'DMS moderno' para usted cuando comenzó su búsqueda?
Cuando comenzamos nuestra búsqueda, estaba claro que muchas soluciones DMS eran similares a nuestro sistema existente y no serían un gran reemplazo.
Quería una solución que me encontrara aquí en el 21 siglo; lo que significa que era intuitivo para encontrar información, rápido para buscar contenido y fácil de usar.
Mientras buscaba esta solución moderna, ¿qué le llamó la atención sobre NetDocuments?
Una de las piezas críticas que buscábamos en un DMS era una experiencia fluida con Microsoft Office y Outlook. Trabajamos con el correo electrónico la mayor parte de nuestros días, por lo que esta integración fue absolutamente crítica. La herramienta ndMail se sentía y parecía tan familiar.
En particular, la experiencia de Outlook de poder adjuntar registros, archivar comunicaciones e incluso predecir automáticamente esas ubicaciones de archivo realmente nos llamó la atención. Los competidores simplemente no podían igualar lo que ofrecía NetDocuments en cuanto a estas integraciones.
¿Qué tipo de rentabilidad espera ahora que ha adoptado NetDocuments?
Definitivamente esperamos algunas ganancias de eficiencia y, obviamente, ahorros de costos. Solo han pasado unas pocas semanas desde nuestra implementación, pero ya he recibido numerosos mensajes de otras personas de nuestro departamento que están entusiasmadas con el rendimiento de la aplicación. NetDocuments nos ha llevado al mundo moderno donde nuestro departamento legal realmente puede brillar.
Los departamentos legales se encuentran en una posición única. Deben proporcionar servicios excelentes que estén por encima del escrutinio, pero al ritmo rápido que define a las principales organizaciones de hoy.
El agotamiento es real para los abogados internos, ya que trabajan para cumplir con las expectativas y, a menudo, su pila de tecnología no les facilita las cosas. De hecho, su software torpe, desactualizado y improvisado probablemente esté haciendo más daño que bien.
Con la tecnología adecuada, los abogados pueden simplificar sus flujos de trabajo y transformar sus roles de una combinación de abogado / cumplimiento / ciberseguridad / profesional de TI a aquel para el que siempre estuvieron destinados: expertos legales con conocimientos de negocios y enfocar sus esfuerzos en proteger y servir su negocio.
Lea cómo fue la experiencia de este asesor corporativo sénior cuando transicionado de un DMS heredado a la gestión documental moderna con NetDocuments
Si su departamento legal se enfrenta a problemas similares y desea reducir significativamente los costos mientras aumenta la productividad, la eficiencia y la seguridad como lo hizo esta empresa, llame a NetDocuments hoy mismo al (866) 638-3627.
