Reutilice los datos capturados y eleve la automatización de documentos con tablas de datos

¡Listas, listas y más listas! Cada equipo legal debe mantener listas de información crítica en sus asuntos: listas de clientes, asuntos, partes, expertos, propiedades, activos, empleados, acreedores, patentes y más. La información crítica contenida en estas listas se utiliza a menudo para crear documentos y con frecuencia se hace referencia a ella con el tiempo a medida que avanza el asunto.

Gracias a tecnología de automatización mejoras, los bufetes de abogados y los equipos legales recurren cada vez más a software de automatización de documentos para eliminar tareas manuales y mejorar la eficiencia, precisión y agilidad en su trabajo diario. operaciones legales. Pero, a menos que los datos capturados en el proceso de automatización estén vinculados a la lista adecuada y sean reutilizables, es posible que el software no esté dando en el blanco.

Sigue leyendo para conocer el poder transformador de automatización de documentos legales herramientas combinadas con el uso de tablas de datos (también conocido como un base de datos relacional) para almacenar artículos para su reutilización y su profundo impacto en el panorama legal moderno.

Automatización de documentos para agilizar el trabajo legal

Los despachos de abogados y los equipos jurídicos generan multitud de documentos legales a diario, como contratos, acuerdos y alegatos. Debido a que los documentos precedentes se reutilizan con frecuencia, pueden ser difíciles de localizar y crear, y propensos a errores o inconsistencias, lo que requiere un esfuerzo significativo para mantenerlos actualizados. Sin mencionar que los abogados pueden sentirse frustrados con las peculiaridades del formato de Word.

Tradicionalmente, los equipos legales buscaban documentos precedentes o extraían plantillas y agregaban manualmente nuevos datos mediante diversas rutinas de búsqueda y reemplazo. En el acelerado mundo de la práctica jurídica, este método consumía mucho tiempo y era propenso a errores, lo que podía dar lugar a errores tipográficos embarazosos o a la exposición de información confidencial. Entonces vino automatización de documentos.

Tecnología de automatización de documentos. ha permitido a las empresas agregar rápidamente variables a sus documentos de plantilla previamente formateados, pero las limitaciones requieren que los usuarios editen manualmente un tipo o error, o comiencen el proceso desde el principio.

La introducción manual de datos en los documentos deja lugar al error humano. Pueden ocurrir errores tipográficos, formato incorrecto o información faltante cuando los datos se copian y pegan manualmente en cada documento. Con datos reutilizables, las posibilidades de error humano se minimizan a medida que los datos se ingresan o actualizan en un centralized ubicación y se completa automáticamente en los documentos.

Si bien la automatización es un paso en la dirección correcta, para agilizar realmente el trabajo y evitar errores, los equipos legales deben poder reutilizar los datos de tantas listas.

Tablas de datos + Automatización de documentos = Un punto de inflexión

Automatización que incluye el uso de tablas de datos (es decir, un base de datos relacional) es un punto de inflexión para los profesionales del derecho que manejan documentos repetitivos pero complejos con regularidad. Una base de datos relacional brinda a los abogados y sus equipos un lugar para almacenar los datos vinculados a sus automatizaciones, lo que significa mayor flexibilidad y más tiempo para concentrarse en trabajos de mayor valor. Y abre nuevas posibilidades para agilizar los procesos y mejorar la gestión de documentos.

Tener una base de datos relacional conectada a un herramienta de automatización de documentos puede proporcionar varias ventajas, como gestión de datos estructurados, coherencia de datos e integración de datos. Aquí encontrará información adicional sobre estos beneficios:

1. Gestión de datos estructurados: Las bases de datos relacionales se destacan por almacenar datos estructurados en tablas con relaciones definidas entre ellos. Al conectar una herramienta de automatización de documentos a una base de datos relacional, los abogados y el personal pueden aprovechar el poder de la gestión de datos estructurados: almacenar datos relevantes en tablas apropiadas, garantizar la integridad de los datos y reducir la redundancia.
2. Consistencia de los datos: Una base de datos relacional ayuda a mantener la coherencia de los datos en múltiples documentos generados a través de la herramienta de automatización. Cuando la base de datos está conectada a la herramienta de automatización, los datos se pueden extraer directamente de la base de datos, lo que reduce las posibilidades de errores o discrepancias en los documentos generados. Esto garantiza que todos los documentos reflejen consistentemente los datos más actualizados y precisos.
3. Integración de datos: Las bases de datos relacionales a menudo sirven como depósitos centrales para varias fuentes de datos dentro de una misma organización. organization. Al conectar una herramienta de automatización de documentos a una base de datos relacional, los usuarios pueden integrar fácilmente datos de diferentes fuentes en una organizationPlantillas de documentos. Esto permite a los equipos legales generar documentos que incorporan datos de múltiples tablas o incluso múltiples bases de datos, agilizando el proceso de creación de documentos.

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Las bases de datos relacionales también están diseñadas para manejar grandes volúmenes de datos y admitir el acceso simultáneo de múltiples usuarios. Al aprovechar la escalabilidad de una base de datos relacional, los profesionales del derecho pueden manejar las crecientes demandas de la automatización de documentos como su organization crece. Como la base de datos puede administrar, mostrar y recuperar datos de manera eficiente, garantiza que la herramienta de automatización funcione bien incluso con volúmenes de datos sustanciales.

Estas ventajas contribuyen a una mayor eficiencia, precisión y productividad en numerosos generación de documentos legales procesos.

Usos comunes de las tablas de datos

Algunos de los usos más comunes de las tablas de datos son:‍

• Ingreso de Clientes y Materias: Los bufetes de abogados y los equipos legales pueden utilize datos capturados de formularios de admisión de asuntos y clientes personalizados en línea o en la web y organize consistentemente usando tablas de datos. Esto garantiza que la información del cliente sea fácilmente accesible para todos los miembros del equipo y pueda usarse y reutilizarse de manera eficiente para la creación de documentos de compromiso, alegatos y otros conjuntos de documentos durante la tramitación del asunto.
• Gestión de datos: ¿Recuerdas esas listas que mencionamos? A medida que se recopilan datos a lo largo de la progresión de un asunto, esos datos se pueden almacenar en tablas de datos que son fáciles de acceder, administrar, actualizar y reutilizar. Cuando se necesitan datos para generar documentos, están disponibles para crear conjuntos de documentos de alta calidad y sin errores con solo presionar un botón.
• Gestión de flujo de trabajo: Con la ayuda de tablas de datos, los bufetes de abogados pueden realizar un seguimiento y activar tareas, plazos y actualizaciones de estado relacionados con el flujo de trabajo. Esta característica mejora la gestión general de casos, asuntos y/o proyectos, lo que permite a los profesionales jurídicos mantenerse al tanto de sus responsabilidades y brindar un servicio excepcional al cliente.

Tablas de datos de PatternBuilder

Generador de patrones de NetDocuments es un poderoso automatización de documentos legales solución integrada directamente en nuestra plataforma de gestión de contenidos NetDocuments basada en la nube. Utilizando una interfaz de usuario intuitiva y un enfoque flexible "sin código", PatternBuilder permite a los profesionales del derecho crear y mantener automatizaciones y documentos de plantilla en formato Word o PDF fácilmente, sin la necesidad de tener amplios conocimientos de codificación.

Una de las características más importantes de PatternBuilder es la inclusión de tablas de datos, una base de datos relacional basada en la nube que interactúa con las aplicaciones PatternBuilder y hereda las políticas superiores de seguridad y gobernanza de NetDocuments. Las tablas de datos permiten a los abogados y equipos legales almacenar, modificar y reutilizar datos de formularios de admisión o bases de datos integradas, ofreciendo mayor flexibilidad y eficiencia en la creación automatizada de documentos.

Al tener la tecnología de automatización de documentos integrada en un sistema de gestión de documentos, se obtienen una serie de ventajas:

• Impulsar la adopción reduciendo la cantidad de herramientas necesarias y que los usuarios finales deben aprender.
• Realice menos cambios entre múltiples aplicaciones, lo que reduce el alternar impuesto, pérdida de tiempo y carga cognitiva.
• Herede el cumplimiento y la seguridad que son más fáciles de administrar.

La entrada de datos se simplifica con aplicaciones/formularios web modernos y datos que se pueden editar, actualizar, mantener y reutilizar fácilmente.

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