Un grupo de empresarios habla alrededor de una computadora portátil.

Gestión del cambio: cómo desarrollar una estrategia que funcione

Por:
Michelle willette
Publicado en:
noviembre 9, 2020

Solo tiene una oportunidad de causar una primera impresión, por lo que es imperativo dar lo mejor de sí mismo al implementar nueva tecnología como parte de su estrategia operativa. Pero incluso cuando la tecnología producirá resultados positivos, los cambios y las incógnitas pueden asustar a muchos, lo que genera resistencia y bajas tasas de adopción.

Afortunadamente, existe una forma de abordar estratégicamente el cambio organizacional que mantiene la productividad, al mismo tiempo que reduce la resistencia a nuevas iniciativas.

Una sólida estrategia de gestión del cambio sienta las bases para cómo su equipo responderá, se preparará y se adaptará al cambio. En este artículo, discutiremos cómo abordar la gestión de cambios desde la perspectiva de la gestión de proyectos para garantizar que su tecnología (¡o cualquier cambio!) Sea exitosa.

Consideraciones para desarrollar una sólida estrategia de gestión del cambio

La construcción de una estrategia de gestión del cambio no tiene por qué ser complicada. En realidad, la mejor manera de abordar la gestión del cambio es siguiendo unos sencillos pasos, que incluyen:

  1. Prepárese para la transición organizacional con metas y objetivos claramente definidos.
  2. Comunique por qué el cambio es importante y los beneficios esperados de él.
  3. Gestione las expectativas a través de la transparencia.
  4. Involucre a las personas en el proceso para generar entusiasmo y aceptación por los cambios.
  5. Fomente la flexibilidad durante los períodos clave de transición.
  6. Confíe en la experiencia para diseñar e implementar soluciones DMS que conduzcan a un mayor rendimiento.

Exploremos algunos de estos pasos a un nivel más profundo.

Céntrese en la cultura de su empresa

Para reducir la resistencia a las nuevas tecnologías y maximizar su inversión, es importante que defina claramente el 'por qué' detrás del cambio. Para descubrir tu por qué, considere hacerse algunas preguntas:

  • ¿Qué desafíos debe resolver su bufete o departamento legal?
  • ¿Qué herramientas o funciones podrían mejorar rápidamente el entorno de trabajo diario de sus equipos?
  • ¿Qué procesos existentes tienen valor, ya están funcionando y es importante continuar?
  • ¿Cuáles son las distintas tareas del día a día que se consideran prioritarias dentro de su organización?
  • ¿Qué está dispuesta a cambiar su organización?
  • ¿Qué ha probado que no ha funcionado y por qué?

Una vez que haya establecido los objetivos de su proyecto, la mejor manera de preparar a los empleados para aceptar el cambio es comunicar de manera transparente los objetivos, los beneficios que busca y el impacto esperado en las personas.

Al comunicar qué problemas específicos se están resolviendo enfocándose en las "ganancias" que se pueden obtener de la nueva tecnología, usted ayuda a crear una percepción positiva de las soluciones propuestas que, en última instancia, aumentan la adopción por parte del usuario y su ROI.

Concéntrese en su mensaje

La clave para construir una estrategia de comunicación eficaz que gestione las expectativas, ofrezca soluciones prácticas y mitigue las preocupaciones y la incertidumbre es centrarse en transparencia. Para mantener este enfoque, siga estos tres sencillos pasos:

  1. Vuelva a visitar de forma rutinaria por qué detrás del cambio, y cómo beneficiará a la organización.
  2. Administre el ritmo del cambio comunicando claramente el momento de los próximos "cambios", tanto inmediatos como incrementales.
  3. Promover discusiones internas para comprender el desempeño en un nuevo entorno laboral.

Enfócate en tu gente

El siguiente paso en su estrategia de gestión de cambios debe ser definir roles y responsabilidades clave que se centren en evitar la desconexión del proyecto. Brindar visibilidad a las soluciones propuestas y alentar las aportaciones es una manera fácil de aumentar la aceptación general del proyecto.

Liderazgo

El liderazgo actúa como influenciador clave, moldeando activamente cómo el equipo responde al cambio. Deben tener la tarea de determinar los objetivos estratégicos del proyecto que satisfagan las necesidades comerciales y actuarán como una fuente de estímulo durante el proyecto para mantener a los miembros del equipo involucrados en el proceso. Lo que es más importante, deben alentar la opinión de sus equipos sobre el valor de las nuevas soluciones frente a los valiosos procesos que ya están en funcionamiento. En caso de que no se haya mencionado lo suficiente, el papel del liderazgo debería ser comunicar, comunicar, comunicar.

Miembros del equipo

La mejor manera de diseñar e implementar una nueva solución tecnológica, y generar entusiasmo por ella, es fomentar la responsabilidad individual y del equipo. Es importante fomentar la retroalimentación sobre la tecnología propuesta para asegurarse de que sea una gran combinación para las personas que trabajan en ella.

Comprender cómo trabajan las personas y los equipos lo ayudará a priorizar iniciativas, incluidos los procesos diarios, los flujos de trabajo preferidos y la descripción de las tareas de trabajo rutinarias. Una de las formas más fáciles (y mejores) de comprender los beneficios y las posibles consecuencias de los cambios propuestos para los miembros de su equipo es darles visibilidad al proceso e involucrarlos en la toma de decisiones.

Socio de Tecnología e Implementación

Su socio de implementación debe actuar como su agente de gestión de cambios, brindando consultas sobre la planificación general de la gestión de proyectos mientras brinda apoyo al proyecto y describe las consideraciones técnicas importantes.

Lo más importante es que deben trabajar con usted para respaldar sus esfuerzos para impulsar el cumplimiento y la adopción.

Selección e implementación de su próximo sistema de gestión de documentos (DMS)

Si bien no es fácil implementar o comprometerse con un nuevo proceso, el compromiso con una estrategia de gestión de cambios bien pensada es la mejor manera de aprovechar su tecnología y preparar su bufete o departamento jurídico para el éxito. Es importante seleccionar un socio estratégico no solo por la variedad de consideraciones técnicas, sino también para impulsar la adopción de su nuevo DMS.

En Affinity Consulting, sabemos que la mejor manera de comenzar es evaluar su estrategia actual de administración de documentos, describir cualquier consideración técnica importante que pueda afectar los resultados de su proyecto y luego basarse en recomendaciones y soluciones propuestas.

Establecer una base sólida desde el principio es la mejor manera de aumentar la capacidad de su profesional legal para adaptar y utilizar con éxito la nueva tecnología.

¿Listo para comenzar a planificar su próximo proyecto? Affinity Consulting puede actuar como su socio para ayudarlo a lograr los objetivos de su proyecto, mientras ayuda a su equipo a adaptarse rápidamente a sus nuevas soluciones tecnológicas. Aprende más aquí.

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Artículo escrito por Michelle Willette en Affinity. Michelle se centra en la gestión de proyectos y los servicios de consultoría para desarrollar implementaciones exitosas de gestión de documentos. Además, está comprometida con el éxito del cliente al actuar como socia y asesora estratégica de bufetes de abogados para desarrollar iniciativas de incorporación, soluciones para cualquier inquietud técnica y comercial, y desarrollar planes de estudio de capacitación personalizados diseñados para aumentar la adopción de los usuarios.

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