Gestión del cambio: cómo desarrollar una estrategia que funcione

Solo tiene una oportunidad de causar una primera impresión, por lo que es imperativo dar lo mejor de sí mismo al implementar nueva tecnología como parte de su estrategia operativa. Pero incluso cuando la tecnología producirá resultados positivos, los cambios y las incógnitas pueden asustar a muchos, lo que genera resistencia y bajas tasas de adopción.

Afortunadamente, existe una forma de abordar estratégicamente el cambio organizacional que mantiene la productividad, al mismo tiempo que reduce la resistencia a nuevas iniciativas.

A strong change management strategy builds the foundation for how your team will respond, prepare, and adapt to change. In this article, we’ll discuss how to tackle change management from the perspective of project management to ensure your technology (or any change!) is successful.

Consideraciones para desarrollar una sólida estrategia de gestión del cambio

La construcción de una estrategia de gestión del cambio no tiene por qué ser complicada. En realidad, la mejor manera de abordar la gestión del cambio es siguiendo unos sencillos pasos, que incluyen:

1. Prepárese para la transición organizacional con metas y objetivos claramente definidos.
2. Comunique por qué el cambio es importante y los beneficios esperados de él.
3. Gestione las expectativas a través de la transparencia.
4. Involucre a las personas en el proceso para generar entusiasmo y aceptación por los cambios.
5. Fomente la flexibilidad durante los períodos clave de transición.
6. Confíe en la experiencia para diseñar e implementar soluciones DMS que conduzcan a un mayor rendimiento.

Exploremos algunos de estos pasos a un nivel más profundo.

Céntrese en la cultura de su empresa

To reduce resistance towards new technology, and maximize your investment, it’s important you clearly define the 'why' behind the change. To discover your why, consider asking yourself a few questions:

• ¿Qué desafíos debe resolver su bufete o departamento legal?
• ¿Qué herramientas o funciones podrían mejorar rápidamente el entorno de trabajo diario de sus equipos?
• ¿Qué procesos existentes tienen valor, ya están funcionando y es importante continuar?
• ¿Cuáles son las diversas tareas diarias que se consideran prioritarias dentro de su organization?
• ¿Qué está dispuesta a cambiar su organization?
• ¿Qué ha probado que no ha funcionado y por qué?

Una vez que haya establecido los objetivos de su proyecto, la mejor manera de preparar a los empleados para aceptar el cambio es comunicar de manera transparente los objetivos, los beneficios que busca y el impacto esperado en las personas.

Al comunicar qué problemas específicos se están resolviendo enfocándose en las "ganancias" que se pueden obtener de la nueva tecnología, usted ayuda a crear una percepción positiva de las soluciones propuestas que, en última instancia, aumentan la adopción por parte del usuario y su ROI.

Concéntrese en su mensaje

The key to building an effective communication strategy that manages expectations, delivers practical solutions, and mitigates concerns and uncertainty is to focus on transparency. In order to maintain this focus, follow these three simple steps:

1. Routinely revisit the why behind the change, and how it will benefit the organization.
2. Administre el ritmo del cambio comunicando claramente el momento de los próximos "cambios", tanto inmediatos como incrementales.
3. Promover discusiones internas para comprender el desempeño en un nuevo entorno laboral.

Enfócate en tu gente

El siguiente paso en su estrategia de gestión de cambios debe ser definir roles y responsabilidades clave que se centren en evitar la desconexión del proyecto. Brindar visibilidad a las soluciones propuestas y alentar las aportaciones es una manera fácil de aumentar la aceptación general del proyecto.

Liderazgo

Leadership act as the key influencers, actively shaping how the team responds to change. They should be tasked with determining the project’s strategic objectives that meet business needs and will act as a source of encouragement during the project to keep team members involved in the process. Most importantly, they should encourage input from their teams regarding the value of new solutions vs valuable processes already in place. In case it hasn’t been mentioned enough, leadership’s role should be to communicate, communicate, communicate.

Miembros del equipo

La mejor manera de diseñar e implementar una nueva solución tecnológica, y generar entusiasmo por ella, es fomentar la responsabilidad individual y del equipo. Es importante fomentar la retroalimentación sobre la tecnología propuesta para asegurarse de que sea una gran combinación para las personas que trabajan en ella.

Comprender cómo trabajan las personas y los equipos lo ayudará a priorizar iniciativas, incluidos los procesos diarios, los flujos de trabajo preferidos y la descripción de las tareas de trabajo rutinarias. Una de las formas más fáciles (y mejores) de comprender los beneficios y las posibles consecuencias de los cambios propuestos para los miembros de su equipo es darles visibilidad al proceso e involucrarlos en la toma de decisiones.

Socio de Tecnología e Implementación

Su socio de implementación debe actuar como su agente de gestión de cambios, brindando consultas sobre la planificación general de la gestión de proyectos mientras brinda apoyo al proyecto y describe las consideraciones técnicas importantes.

Lo más importante es que deben trabajar con usted para respaldar sus esfuerzos para impulsar el cumplimiento y la adopción.

Selección e implementación de su próximo sistema de gestión de documentos (DMS)

Si bien no es fácil implementar o comprometerse con un nuevo proceso, el compromiso con una estrategia de gestión de cambios bien pensada es la mejor manera de aprovechar su tecnología y preparar su bufete o departamento jurídico para el éxito. Es importante seleccionar un socio estratégico no solo por la variedad de consideraciones técnicas, sino también para impulsar la adopción de su nuevo DMS.

At Affinity Consulting, we know the best way to get started is to evaluate your current document management strategy, outline any important technical considerations that could impact your project’s results, and then build on recommendations and proposed solutions.

Establecer una base sólida desde el principio es la mejor manera de aumentar la capacidad de su profesional legal para adaptar y utilizar con éxito la nueva tecnología.

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Article written by Michelle willette at Affinity. Michelle focuses on project management and consultative services to develop successful document management implementations. Additionally, she is committed to customer success by acting as a partner and strategic advisor to law firms to develop onboarding initiatives, solutions for any technical and business concerns, and developing customized training curriculums designed to increase user adoption.