Close-up image of a hand typing on a laptop with folder icons hovering above.

Ahorre tiempo y agilice los procesos de documentos con notas de margen

Por:
Fred levesque
septiembre 1, 2020

Los profesionales legales ahora colaboran digitalmente (¡y de forma remota!) Como si estuvieran juntos en persona en una sala de conferencias. Sin embargo, cada empresa y equipo operan de manera un poco diferente entre sí, y todos desean mantener lo que actualmente trabaja para su equipo, y lo aplica digitalmente, en lugar de tener tecnología dictar cómo deberían colaborar.

Cuando se trata de la colaboración de documentos, la analogía de la sala de conferencias antes mencionada se vuelve más difícil: Los días en que los abogados se apiñaban sobre una pila de documentos en una sala de cierre, una sala de negociaciones o una reunión de equipo parecen haber quedado atrás, pero mostrar un documento en un monitor de pantalla grande en una sala de conferencias (o mediante una videollamada) sigue siendo algo común. .

Y, dado el clima global actual, la mayoría de los abogados, firmas, equipos y organizaciones están viendo que las reuniones en persona permanecen fuera de discusión, lo que hace que la colaboración digital sea aún más central para la vida cotidiana.

Hay tres métodos típicos de cómo los equipos colaboran digitalmente en la actualidad.

  1. Salidas secuenciales. En algunas organizaciones, se crea un borrador de documento en el que varias personas lo editan extrayéndolo secuencialmente. Una vez que todos hayan revisado, se convocará una reunión para finalizar.
  2. Colaboración en tiempo real. Algunos equipos prefieren usar la colaboración en tiempo real donde el documento está abierto en un navegador donde todos los compañeros de equipo inician sesión, editan y comentan, a menudo chocando con cláusulas específicas hasta que comienza a aparecer una versión final. Muchos equipos logran la colaboración en tiempo real abriendo documentos en WordOnline desde su sistema de administración de documentos (DMS), o cargan documentos en una unidad compartida (por ejemplo, Google, el espacio de trabajo de NetDocuments, OneDrive, Dropbox Paper, Box, etc.) y envían un aviso. al equipo para editar / revisar.
  3. Correo electrónico con un punto de contacto de 'control de versiones'. Otro método de colaboración, y el que discutiremos extensamente, es el control de versiones. Los usuarios enviarán un correo electrónico a un grupo, solicitarán comentarios o revisiones, y una persona es responsable de recopilar y sintetizar los comentarios en un producto final coherente.

El tercer método se adoptó en gran medida para permitir la discusión de un documento y al mismo tiempo proteger el contenido principal de cambios no aprobados. Si bien este método hace posible que las conversaciones digitales se centren en un documento, es excelente para crear hilos de correo electrónico largos, intrincados y, a menudo, confusos que deben leerse meticulosamente junto con el documento para comprender realmente el propósito de El diálogo.

Esta retroalimentación desorganizada a menudo da lugar a confusión, ambigüedad e ineficiencia, además de un mayor margen para el error y la mala interpretación de la retroalimentación. En esencia, esta es la diferencia entre hablar acerca de un documento versus discutir partes de un documento en contexto, lo que es similar a hablar mediante un documento.

Eliminando la confusión y minimizando el margen de error con las notas de margen

En NetDocuments, somos fanáticos de la creación de soluciones simples para los desafíos del usuario cotidiano. Trabajando con trabajadores del conocimiento de diversas industrias, estamos orgullosos de lanzar Notas de margen, una nueva forma de ahorrar tiempo al optimizar los procesos de sus documentos.

Margin Notes va más allá de la capacidad de obtener una vista previa de un documento y permite que la información del documento esté disponible a primera vista. Simplifica la revisión de documentos al facilitar la vista previa, anotar y marcar documentos rápidamente sin necesidad de descargar los archivos a su escritorio. Y, con Margin Notes, puede utilizar Margin Notes para anotar archivos con sus colegas en tiempo real y aprovechar los hallazgos para navegar rápidamente a través de personas, lugares, empresas y más.

Con las notas al margen, varios usuarios pueden tener discusiones sobre un documento, sugerir y resolver comentarios, responder a los comentarios de los demás. en contexto del documento. Y esto es lo que significa hablar de verdad mediante un documento. Es cuando todo el equipo puede ver a qué se refieren los comentarios, opiniones, sugerencias y discusiones visualmente dentro del documento, en lugar de hacerlo indirectamente a través de referencias vagas. Reduce la confusión o la falta de comunicación, lo que permite a los equipos visualizar realmente las conversaciones que tenían anteriormente en el correo electrónico geográficamente dentro del documento.

Gracias a Margin Notes, los equipos ahora pueden trabajar digitalmente, tal como lo harían si estuvieran sentados en una sala discutiendo un documento, marcando el contenido, discutiendo secciones y oraciones específicas como si todos estuvieran trabajando en una hoja de papel. La conversación y las ediciones no tienen que suceder en sucesión, pero ahora pueden ocurrir simultáneamente, en tiempo real, sin afectar el texto subyacente. Las notas de margen actúan como una superposición en los documentos y no cambian el texto o las propiedades del documento, lo que permite a los equipos que trabajan de esta manera una única fuente de verdad con menos margen de error, mala interpretación o confusión.

El impulso para aliviar las tensiones y los cuellos de botella causados por la colaboración digital y remota es lo que nos impulsa en NetDocuments a encontrar soluciones tecnológicas que no solo sean fáciles de usar y efectivas, sino que puedan asimilarse al día a día de nuestros clientes. . Las notas de margen son un gran ejemplo de lo que puede suceder cuando escuchamos a nuestros clientes y entendemos sus puntos débiles. Con el trabajo remoto y la colaboración asincrónica convirtiéndose en la norma, la creación de formas innovadoras para que los equipos colaboren sobre la marcha, en un contexto con poco riesgo de malas interpretaciones o confusión, tendrá que ocupar un lugar central.

Para obtener más información sobre las notas de margen, incluidas con NetDocuments PLAN solución, programar una demostración hoy.

Check out some employee quotes below!

"Great company, great products, great leadership, great people, great culture!"
"I love my team and peers. We are family, and we respect each other."
"NetDocuments encourages a good work/family balance."
"I feel respected and valued by leadership and my team."
"We work together and support/encourage each other to do our best work every day."
"From start to finish, my leaders are willing to guide me and let me try new things. This keeps work fresh, exciting, and fun so I don't burn out or get bored."
"I have clear direction in my work tasks and priorities. I also feel encouraged to put my family first and maintain a healthy work life balance."
"I work with highly motivated individuals who are smart and allow me to learn from them!"
"NetDocuments is committed to exceeding customer expectations by building leading products hosted in rock-solid environments."
"I'm empowered to try new things and think through processes and campaigns strategically. I can lean on my boss for support, but I'm not micromanaged, which is appreciated."