IA responsable con ndMAX
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Aunque hubo un gran impulso pospandemia para migrar a la nube, algunas firmas de abogados todavía se encuentran en una encrucijada entre mantener su sistema de gestión de documentos (DMS) local tradicional y hacer la transición a una solución basada en la nube más rentable. Las implicaciones financieras de seguir con los sistemas locales se están convirtiendo en una preocupación importante para las prácticas legales que revisan sus gastos generales, flujos de trabajo y rentabilidad.
Building on Rebecca Sattin’s blog on 5 Signs that it's time to evolve from on-prem to the cloud, let’s dive deeper into the first sign, which focuses on the rising costs of maintaining an on-premises DMS.
Los sistemas locales requieren importantes inversiones iniciales en hardware y software. Esta configuración tradicional no sólo implica un desembolso de capital inicial, sino también gastos continuos relacionados con el mantenimiento, las actualizaciones y la seguridad mucho después de que hayan finalizado los beneficios de la depreciación. Forrester estima en un estudio de impacto económico total que pasar a soluciones en la nube es un 30-50 % menos costoso que actualizar los servidores locales y reduce los costos administrativos en un 40 %.
Compare this with Carbert Waite's experience using cloud-based software: “Maintaining on-premises hardware is a big capital expense,” says Partner and Executive Committee member Dylan Snowdon. “You get to depreciate it for a few years and then you’ve got another big capital expense. So moving to a cloud DMS was certainly something that was of interest to us as part of our overall IT roadmap.”
Los DMS locales son notoriamente rígidos y la mayoría de los sistemas han estado en servicio durante algún tiempo con grupos de datos cada vez mayores. A medida que los bufetes de abogados crecen, ampliar la infraestructura para satisfacer la mayor demanda puede resultar costoso y llevar mucho tiempo. Y algunas empresas compran en exceso capacidad para asegurarse de que puedan manejar los picos de carga, lo que puede ocurrir con poca frecuencia, lo que lleva a desperdiciar recursos e ineficiencias.
Scalability was a top priority when startup Astraea Group began searching for a new DMS. “We wanted a solution that was right for the size of business we are now and one that could grow with us, so we wouldn’t have to change systems in a year or two,” says Nina Stewart, founder. Switching to a cloud-based platform solved that problem, enabling the firm to see quick returns on their investment.
Si bien la seguridad a menudo se promociona como una fortaleza de las soluciones locales, la realidad puede ser diferente. Muchas estructuras de seguridad para sistemas locales se diseñaron para proteger los datos dentro de las cuatro paredes de la empresa. Las necesidades actuales de acceso remoto presentan mayores riesgos y desafíos de seguridad que la nube puede abordar.
The thing is, most law firms simply cannot devote the resources to robust cybersecurity that a cloud-based DMS provider can. “High-profile data breaches were a real wake-up call to the legal sector in Australia. We quickly recognized that moving our document management to the cloud would give us an added layer of security,” explains Marco Marcello, Manager of Information Systems at Lavan.
Otro problema importante es el tiempo de inactividad asociado con los sistemas locales. Para los despachos de abogados, donde las horas facturables se correlacionan directamente con los ingresos, el tiempo de inactividad no es sólo un inconveniente; es una fuga financiera directa. (Levante la mano si su indexador dejó de funcionar para habilitar la búsqueda o simplemente bloquea el sistema).
Not convinced? Here’s the cold, hard data: In a 2022 survey, 44%of respondents put the cost of IT downtime at $16,700 per server/per minute — that’s approximately $1 million per hour.
Cloud providers have dedicated resources to bring servers back online quickly and mitigate costs when issues arise. The question is, does your firm?
Los clientes y la fuerza laboral de hoy esperan agilidad y flexibilidad similares a las que experimentan cuando tratan con otras empresas. Esto es algo que los sistemas locales tienen dificultades para ofrecer. Los clientes quieren una colaboración más fácil en los servicios legales y los abogados talentosos buscan flexibilidad en sus entornos laborales, para poder trabajar donde y cuando lo necesiten.
A cloud-based DMS can give employees the flexibility they need to deliver top-tier client service. It’s also good for the long-term growth and stability of the firm:
“Enabling staff to access our documents from anywhere using their device of choice is becoming increasingly important,” explains Julie Berry, an IT partner at Saffery. “We think this is crucial for employee productivity and happiness as we look to attract and retain the best talent.”
Los costos operativos asociados con el mantenimiento de un sistema de gestión de documentos local son insostenibles para las firmas de abogados competitivas. La transición a un DMS basado en la nube no solo aborda la fuga financiera, sino que también posiciona a las empresas para satisfacer mejor las expectativas de los clientes y empleados, al tiempo que mejora su capacidad de escalar y adaptarse a las demandas del mercado.
A medida que los bufetes de abogados enfrentan estos desafíos financieros y operativos, la elección se vuelve evidente. Invertir en tecnologías de la nube ya no es sólo una decisión operativa; es un movimiento estratégico fundamental para preparar una firma de abogados para el futuro en la era digital.
Las firmas de abogados que buscan seguir siendo competitivas en un mercado cada vez más digital deben considerar estos factores y evaluar los beneficios potenciales que podría traer una migración a la nube. La inversión inicial en la transición a la nube se compensa rápidamente con la reducción de los costos operativos, la mejora de la escalabilidad, la seguridad mejorada y la capacidad de cumplir con las expectativas modernas.
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