Qué es una carpeta de cierre tradicional y por qué está muriendo

La industria legal tiene cierta reputación de ser resistente al cambio. Y en algunos casos, se gana con justicia. A veces hacemos las cosas simplemente porque así siempre se han hecho las cosas. 

Pero si su bufete aún está compilando carpetas de cierre físicas, o sus abogados dedican demasiado tiempo a la parte de gestión de proyectos de una transacción, debe saber que existe una forma mejor (es decir, más rápida, más fácil y mucho más efectiva) de manejar eso.

¿Qué es una carpeta de cierre?

Una carpeta de cierre es el libro de registro final y definitivo de la transacción legal, completo con un índice de carpeta de cierre y todos los documentos de la transacción completamente ejecutados, que se distribuye a las partes involucradas después del cierre. El propósito de la carpeta de cierre es garantizar que todas las partes tengan acceso a los términos de un acuerdo y otra información relevante.

Tradicionalmente, ensamblar la carpeta de cierre era un proyecto físico masivo: los documentos se imprimían, escaneaban, copiaban, organizaban, colocaban pestañas y compilaban en carpetas de tres anillos reales que luego tenían que entregarse al cliente.

Pero este tipo de arduo proceso físico no se adapta a las demandas de las empresas modernas.

Los desafíos de los cierres transaccionales modernos

Muchos abogados transaccionales están descubriendo que su trabajo a menudo se trata menos de experiencia legal y más de administración de detalles.

Las crecientes demandas de cierres transaccionales tienen un efecto importante en los despachos de abogados, provocando puntualidad y reducción de beneficios. Estos desafíos provienen de una variedad de lugares.

La gestión eficaz de transacciones requiere que los abogados tengan experiencia en cada uno de los siguientes aspectos:

• Asegurar las aprobaciones, presentaciones y transferencias de fondos requeridas
• Comprender las normas y tendencias del mercado en el espacio transaccional.
• Coordinar roles y responsabilidades de las distintas partes.
• Ayudar a impulsar el cierre de los electores
• Entrega de la documentación requerida

Todas estas expectativas contribuyen a compromisos de tiempo prolongados para cerrar una transacción legal. Con el fin de llegar al cierre con todas las presentaciones, la financiación y la documentación requeridas, a menudo se requieren meses.

Además de la complejidad, el trato típico involucra a una variedad de partes. Esto requiere mover grandes cantidades de documentación a múltiples entidades con el objetivo de mantener la coherencia en la comunicación.

Además de toda esta complejidad, hay una mayor presión para actuar con rapidez. El ritmo actual de los negocios es más rápido que nunca. Los abogados sienten la presión de tiempo para hacer avanzar los cierres, por lo que pasan largas horas estudiando la documentación.

Cómo funciona el proceso de cierre tradicional

Con toda la complejidad y presión, los abogados transaccionales pasan mucho tiempo enfocándose en el aspecto de gestión de proyectos del cierre.

El proceso generalmente involucra tres aspectos:

1. ‍ Lista de verificación de cierre digital -This is your structured list of documents and tasks needed to close a deal. This is the most important part of the deal because it provides your step-by-step goal to move to completion. Typically the closing checklist is document-driven, with columns for responsible parties with a status for each item. This is often handled as a series of Word or Excel documents compiled and emailed as updates are completed. This document is referred to in status update calls and acts as the organizing document.
2. ‍Closing Room - The closing room is where all the documents from the closing checklist come together. These documents are often inserted into folders with a variety of tabs, sticky notes, and labels. An empty folder indicates a step that still needs to be filled, while sticky notes are typically used to show signature pages where signatures are needed. The closing room is a process of deliberately assembling the final closing documents.
3. ‍Closing Binders -The final step in the closing process is to complete the closing binder. This is where you package together that final collection of closing documents and distribute it to all relevant parties. Although the finish line is close, these last few steps can often take the most time to complete.

El problema del proceso tradicional

El proceso de cierre tradicional no proporciona una forma clara de colaboración. Toda la comunicación se canaliza en torno a partes dispares sin un lugar singular al que referirse. Si bien el objetivo es revisar y colaborar, no tiene una manera fácil de buscar y encontrar ubicaciones específicas en los documentos de cierre.

El resultado es una gran pérdida de tiempo en tareas repetitivas y manuales, correos electrónicos y reuniones de actualización de estado. Este proceso genera altos costos en mano de obra y papel, sin mencionar las horas de abogado no facturables.

El nuevo proceso de cierre

Afortunadamente, muchos bufetes de abogados están encontrando una forma más sencilla y rápida de completar los cierres. La clave para superar el lento proceso tradicional es tomar el cierre digital. Cada uno de los tres componentes del cierre se puede mejorar enormemente con un flujo de trabajo digital.

1. ‍Closing checklist: To cut down on redundant meetings and With the closing checklist stored digitally in a single source of truth, such as the NetDocuments document management service, all relevant parties can see the status of tasks and documents at any time. This also cuts down on redundant meetings and status updates.
2. ‍Closing room: Just like a physical closing room, a digital repository, such as a CollabSpace, can collect the entirety of closing documents from all parties. The advantage of going digital is to easily organize the files, documents, and categories. With digital storage, the files are more accessible to anyone with the proper access. Digital storage is also searchable so that you can drill down to the exact document you’re looking for. Instead of endless emailing, all relevant parties can access the documents they need.
3. ‍Closing Binder: The natural outflow of a digital closing room is to automatically generate the closing binder. Using a tool such as SetBuilder can help manage final documents in real-time and provide a ready-to-view binder with page numbers for anyone, anywhere. The electronic closing binder will have an index with hyperlinks to click and find what you are looking for. The closing book generates a PDF file and doesn’t need to be printed until all parties have signed off on the closing.

Moviendo el proceso de cierre digital

Eliminar la necesidad de correos electrónicos de ida y vuelta constantes, controles de versión de documentos y reuniones de actualización puede afectar significativamente el tiempo que los abogados y los que ganan honorarios dedican a tareas no facturables. Este compromiso de tiempo es la razón por la que la tradicional "sala de cierre" está muriendo y se está moviendo hacia un entorno digital más rápido.

NetDocuments provides a seamless opportunity for transactional law firms to move a transaction from intake to closed. To find out how, Solicitar un Demo and learn how your firm can take its first steps into the digital closing process.

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