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Qué es una carpeta de cierre tradicional y por qué está muriendo

Por:
El equipo de NetDocuments
Publicado en:
noviembre 21, 2019

La industria legal tiene cierta reputación de ser resistente al cambio. Y en algunos casos, se gana con justicia. A veces hacemos las cosas simplemente porque así siempre se han hecho las cosas. 

Pero si su bufete aún está compilando carpetas de cierre físicas, o sus abogados dedican demasiado tiempo a la parte de gestión de proyectos de una transacción, debe saber que existe una forma mejor (es decir, más rápida, más fácil y mucho más efectiva) de manejar eso.

¿Qué es una carpeta de cierre?

A closing binder is the final, definitive record book of the legal transaction, complete with a closing binder index, and all the fully-executed transaction documents, which is distributed to the involved parties after closing. The purpose of the closing binder is to ensure all parties have access to the terms of a deal and other relevant information.

Tradicionalmente, ensamblar la carpeta de cierre era un proyecto físico masivo: los documentos se imprimían, escaneaban, copiaban, organizaban, colocaban pestañas y compilaban en carpetas de tres anillos reales que luego tenían que entregarse al cliente.

Pero este tipo de arduo proceso físico no se adapta a las demandas de las empresas modernas.

Los desafíos de los cierres transaccionales modernos

Muchos abogados transaccionales están descubriendo que su trabajo a menudo se trata menos de experiencia legal y más de administración de detalles.

Las crecientes demandas de cierres transaccionales tienen un efecto importante en los despachos de abogados, provocando puntualidad y reducción de beneficios. Estos desafíos provienen de una variedad de lugares.

La gestión eficaz de transacciones requiere que los abogados tengan experiencia en cada uno de los siguientes aspectos:

  • Asegurar las aprobaciones, presentaciones y transferencias de fondos requeridas
  • Comprender las normas y tendencias del mercado en el espacio transaccional.
  • Coordinar roles y responsabilidades de las distintas partes.
  • Ayudar a impulsar el cierre de los electores
  • Entrega de la documentación requerida

All of these expectations contribute to lengthy time commitments in order to close a legal transaction. In order to press through to closing with all the required filings, funding and documentation often requires months.

Además de la complejidad, el trato típico involucra a una variedad de partes. Esto requiere mover grandes cantidades de documentación a múltiples entidades con el objetivo de mantener la coherencia en la comunicación.

Además de toda esta complejidad, hay una mayor presión para actuar con rapidez. El ritmo actual de los negocios es más rápido que nunca. Los abogados sienten la presión de tiempo para hacer avanzar los cierres, por lo que pasan largas horas estudiando la documentación.

Cómo funciona el proceso de cierre tradicional

Con toda la complejidad y presión, los abogados transaccionales pasan mucho tiempo enfocándose en el aspecto de gestión de proyectos del cierre.

El proceso generalmente involucra tres aspectos:

  1. Lista de verificación de cierre digital -Esta es su lista estructurada de documentos y tareas necesarias para cerrar un trato. Esta es la parte más importante del trato porque proporciona su objetivo paso a paso para llegar a su finalización. Por lo general, la lista de verificación de cierre se basa en documentos, con columnas para las partes responsables con un estado para cada elemento. Esto a menudo se maneja como una serie de documentos de Word o Excel compilados y enviados por correo electrónico a medida que se completan las actualizaciones. Este documento se menciona en las llamadas de actualización de estado y actúa como documento organizador.
  2. Closing Room - The closing room is where all the documents from the closing checklist come together. These documents are often inserted into folders with a variety of tabs, sticky notes, and labels. An empty folder indicates a step that still needs to be filled, while sticky notes are typically used to show signature pages where signatures are needed. The closing room is a process of deliberately assembling the final closing documents.
  3. Carpetas de cierre -El último paso del proceso de cierre es completar la carpeta de cierre. Aquí es donde empaqueta la colección final de documentos de cierre y la distribuye a todas las partes relevantes. Aunque la línea de meta está cerca, estos últimos pasos a menudo pueden llevar más tiempo completarlos.

El problema del proceso tradicional

El proceso de cierre tradicional no proporciona una forma clara de colaboración. Toda la comunicación se canaliza en torno a partes dispares sin un lugar singular al que referirse. Si bien el objetivo es revisar y colaborar, no tiene una manera fácil de buscar y encontrar ubicaciones específicas en los documentos de cierre.

El resultado es una gran pérdida de tiempo en tareas repetitivas y manuales, correos electrónicos y reuniones de actualización de estado. Este proceso genera altos costos en mano de obra y papel, sin mencionar las horas de abogado no facturables.

El nuevo proceso de cierre

Afortunadamente, muchos bufetes de abogados están encontrando una forma más sencilla y rápida de completar los cierres. La clave para superar el lento proceso tradicional es tomar el cierre digital. Cada uno de los tres componentes del cierre se puede mejorar enormemente con un flujo de trabajo digital.

  1. Lista de verificación de cierre: Para reducir las reuniones redundantes y Con la lista de verificación de cierre almacenada digitalmente en una única fuente de verdad, como NetDocuments servicio de gestión de documentos, todas las partes relevantes pueden ver el estado de las tareas y los documentos en cualquier momento. Esto también reduce las reuniones redundantes y las actualizaciones de estado.
  2. Sala de clausura: Al igual que una sala de cierre física, un repositorio digital, como CollabSpace, puede recopilar la totalidad de los documentos de cierre de todas las partes. La ventaja de volverse digital es organizar fácilmente los archivos, documentos y categorías. Con el almacenamiento digital, los archivos son más accesibles para cualquier persona con el acceso adecuado. El almacenamiento digital también se puede buscar para que pueda desglosar el documento exacto que está buscando. En lugar de enviar correos electrónicos sin fin, todas las partes relevantes pueden acceder a los documentos que necesitan.
  3. Closing Binder: The natural outflow of a digital closing room is to automatically generate the closing binder. Using a tool such as SetBuilder can help manage final documents in real-time and provide a ready-to-view binder with page numbers for anyone, anywhere. The electronic closing binder will have an index with hyperlinks to click and find what you are looking for. The closing book generates a PDF file and doesn’t need to be printed until all parties have signed off on the closing.

Moviendo el proceso de cierre digital

Eliminar la necesidad de correos electrónicos de ida y vuelta constantes, controles de versión de documentos y reuniones de actualización puede afectar significativamente el tiempo que los abogados y los que ganan honorarios dedican a tareas no facturables. Este compromiso de tiempo es la razón por la que la tradicional "sala de cierre" está muriendo y se está moviendo hacia un entorno digital más rápido.

NetDocuments brinda una oportunidad perfecta para que los bufetes de abogados transaccionales muevan una transacción de la recepción a la cerrada. Para saber como solicitar una demostración y conozca cómo su empresa puede dar sus primeros pasos en el proceso de cierre digital.

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