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Qué es una carpeta de cierre tradicional y por qué está muriendo

Por:
El equipo de NetDocuments
noviembre 21, 2019

La industria legal tiene cierta reputación de ser resistente al cambio. Y en algunos casos, se gana con justicia. A veces hacemos las cosas simplemente porque así siempre se han hecho las cosas. 

Pero si su bufete aún está compilando carpetas de cierre físicas, o sus abogados dedican demasiado tiempo a la parte de gestión de proyectos de una transacción, debe saber que existe una forma mejor (es decir, más rápida, más fácil y mucho más efectiva) de manejar eso.

¿Qué es una carpeta de cierre?

Una carpeta de cierre es el registro final y definitivo de la transacción, completo con todos los documentos de la transacción completamente ejecutados, que se distribuye a las partes involucradas después del cierre. El propósito de la carpeta de cierre es garantizar que todas las partes tengan acceso a los términos de un trato y otra información relevante.

Tradicionalmente, ensamblar la carpeta de cierre era un proyecto físico masivo: los documentos se imprimían, escaneaban, copiaban, organizaban, colocaban pestañas y compilaban en carpetas de tres anillos reales que luego tenían que entregarse al cliente.

Pero este tipo de arduo proceso físico no se adapta a las demandas de las empresas modernas.

Los desafíos de los cierres transaccionales modernos

Muchos abogados transaccionales están descubriendo que su trabajo a menudo se trata menos de experiencia legal y más de administración de detalles.

Las crecientes demandas de cierres transaccionales tienen un efecto importante en los despachos de abogados, provocando puntualidad y reducción de beneficios. Estos desafíos provienen de una variedad de lugares.

La gestión eficaz de transacciones requiere que los abogados tengan experiencia en cada uno de los siguientes aspectos:

  • Asegurar las aprobaciones, presentaciones y transferencias de fondos requeridas
  • Comprender las normas y tendencias del mercado en el espacio transaccional.
  • Coordinar roles y responsabilidades de las distintas partes.
  • Ayudar a impulsar el cierre de los electores
  • Entrega de la documentación requerida

Todas estas expectativas contribuyen a compromisos a largo plazo para cerrar una transacción. Para continuar hasta el cierre con todas las presentaciones requeridas, la financiación y la documentación a menudo requieren meses.

Además de la complejidad, el trato típico involucra a una variedad de partes. Esto requiere mover grandes cantidades de documentación a múltiples entidades con el objetivo de mantener la coherencia en la comunicación.

Además de toda esta complejidad, hay una mayor presión para actuar con rapidez. El ritmo actual de los negocios es más rápido que nunca. Los abogados sienten la presión de tiempo para hacer avanzar los cierres, por lo que pasan largas horas estudiando la documentación.

Cómo funciona el proceso de cierre tradicional

Con toda la complejidad y presión, los abogados transaccionales pasan mucho tiempo enfocándose en el aspecto de gestión de proyectos del cierre.

El proceso generalmente involucra tres aspectos:

  1. Lista de verificación de cierre digital -Esta es su lista estructurada de documentos y tareas necesarias para cerrar un trato. Esta es la parte más importante del trato porque proporciona su objetivo paso a paso para llegar a su finalización. Por lo general, la lista de verificación de cierre se basa en documentos, con columnas para las partes responsables con un estado para cada elemento. Esto a menudo se maneja como una serie de documentos de Word o Excel compilados y enviados por correo electrónico a medida que se completan las actualizaciones. Este documento se menciona en las llamadas de actualización de estado y actúa como documento organizador.
  2. Sala de clausura - La sala de cierre es donde se juntan todos los documentos de la lista de verificación de cierre. Estos documentos a menudo se insertan en carpetas con una variedad de pestañas, notas adhesivas y etiquetas. Una carpeta vacía indica un paso que aún debe completarse, mientras que las notas adhesivas se utilizan normalmente para mostrar dónde se necesitan firmas. La sala de cierre es un proceso de recopilación deliberada de los documentos finales de cierre.
  3. Carpetas de cierre -El último paso del proceso de cierre es completar la carpeta de cierre. Aquí es donde empaqueta la colección final de documentos de cierre y la distribuye a todas las partes relevantes. Aunque la línea de meta está cerca, estos últimos pasos a menudo pueden llevar más tiempo completarlos.

El problema del proceso tradicional

El proceso de cierre tradicional no proporciona una forma clara de colaboración. Toda la comunicación se canaliza en torno a partes dispares sin un lugar singular al que referirse. Si bien el objetivo es revisar y colaborar, no tiene una manera fácil de buscar y encontrar ubicaciones específicas en los documentos de cierre.

El resultado es una gran pérdida de tiempo en tareas repetitivas y manuales, correos electrónicos y reuniones de actualización de estado. Este proceso genera altos costos en mano de obra y papel, sin mencionar las horas de abogado no facturables.

El nuevo proceso de cierre

Afortunadamente, muchos bufetes de abogados están encontrando una forma más sencilla y rápida de completar los cierres. La clave para superar el lento proceso tradicional es tomar el cierre digital. Cada uno de los tres componentes del cierre se puede mejorar enormemente con un flujo de trabajo digital.

  1. Lista de verificación de cierre: Para reducir las reuniones redundantes y Con la lista de verificación de cierre almacenada digitalmente en una única fuente de verdad, como NetDocuments servicio de gestión de documentos, todas las partes relevantes pueden ver el estado de las tareas y los documentos en cualquier momento. Esto también reduce las reuniones redundantes y las actualizaciones de estado.
  2. Sala de clausura: Al igual que una sala de cierre física, un repositorio digital, como CollabSpace, puede recopilar la totalidad de los documentos de cierre de todas las partes. La ventaja de volverse digital es organizar fácilmente los archivos, documentos y categorías. Con el almacenamiento digital, los archivos son más accesibles para cualquier persona con el acceso adecuado. El almacenamiento digital también se puede buscar para que pueda desglosar el documento exacto que está buscando. En lugar de enviar correos electrónicos sin fin, todas las partes relevantes pueden acceder a los documentos que necesitan.
  3. Carpeta de cierre: La salida natural de una sala de cierre digital es generar automáticamente la carpeta de cierre. El uso de una herramienta como SetBuilder puede ayudar a administrar los documentos finales en tiempo real y proporcionar una carpeta lista para ver para cualquier persona, en cualquier lugar. La carpeta de cierre tendrá un índice para hacer clic y encontrar lo que está buscando. No es necesario imprimir la carpeta de cierre hasta que todas las partes hayan firmado el cierre.

Moviendo el proceso de cierre digital

Eliminar la necesidad de correos electrónicos de ida y vuelta constantes, controles de versión de documentos y reuniones de actualización puede afectar significativamente el tiempo que los abogados y los que ganan honorarios dedican a tareas no facturables. Este compromiso de tiempo es la razón por la que la tradicional "sala de cierre" está muriendo y se está moviendo hacia un entorno digital más rápido.

NetDocuments brinda una oportunidad perfecta para que los bufetes de abogados transaccionales muevan una transacción de la recepción a la cerrada. Para saber como solicitar una demostración y conozca cómo su empresa puede dar sus primeros pasos en el proceso de cierre digital.

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