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La industria legal tiene cierta reputación de ser resistente al cambio. Y en algunos casos, se gana con justicia. A veces hacemos las cosas simplemente porque así siempre se han hecho las cosas.
Pero si su bufete aún está compilando carpetas de cierre físicas, o sus abogados dedican demasiado tiempo a la parte de gestión de proyectos de una transacción, debe saber que existe una forma mejor (es decir, más rápida, más fácil y mucho más efectiva) de manejar eso.
Una carpeta de cierre es el libro de registro final y definitivo de la transacción legal, completo con un índice de carpeta de cierre y todos los documentos de la transacción completamente ejecutados, que se distribuye a las partes involucradas después del cierre. El propósito de la carpeta de cierre es garantizar que todas las partes tengan acceso a los términos de un acuerdo y otra información relevante.
Tradicionalmente, ensamblar la carpeta de cierre era un proyecto físico masivo: los documentos se imprimían, escaneaban, copiaban, organizaban, colocaban pestañas y compilaban en carpetas de tres anillos reales que luego tenían que entregarse al cliente.
Pero este tipo de arduo proceso físico no se adapta a las demandas de las empresas modernas.
Muchos abogados transaccionales están descubriendo que su trabajo a menudo se trata menos de experiencia legal y más de administración de detalles.
Las crecientes demandas de cierres transaccionales tienen un efecto importante en los despachos de abogados, provocando puntualidad y reducción de beneficios. Estos desafíos provienen de una variedad de lugares.
La gestión eficaz de transacciones requiere que los abogados tengan experiencia en cada uno de los siguientes aspectos:
Todas estas expectativas contribuyen a compromisos de tiempo prolongados para cerrar una transacción legal. Con el fin de llegar al cierre con todas las presentaciones, la financiación y la documentación requeridas, a menudo se requieren meses.
Además de la complejidad, el trato típico involucra a una variedad de partes. Esto requiere mover grandes cantidades de documentación a múltiples entidades con el objetivo de mantener la coherencia en la comunicación.
Además de toda esta complejidad, hay una mayor presión para actuar con rapidez. El ritmo actual de los negocios es más rápido que nunca. Los abogados sienten la presión de tiempo para hacer avanzar los cierres, por lo que pasan largas horas estudiando la documentación.
Con toda la complejidad y presión, los abogados transaccionales pasan mucho tiempo enfocándose en el aspecto de gestión de proyectos del cierre.
El proceso generalmente involucra tres aspectos:
El proceso de cierre tradicional no proporciona una forma clara de colaboración. Toda la comunicación se canaliza en torno a partes dispares sin un lugar singular al que referirse. Si bien el objetivo es revisar y colaborar, no tiene una manera fácil de buscar y encontrar ubicaciones específicas en los documentos de cierre.
El resultado es una gran pérdida de tiempo en tareas repetitivas y manuales, correos electrónicos y reuniones de actualización de estado. Este proceso genera altos costos en mano de obra y papel, sin mencionar las horas de abogado no facturables.
Afortunadamente, muchos bufetes de abogados están encontrando una forma más sencilla y rápida de completar los cierres. La clave para superar el lento proceso tradicional es tomar el cierre digital. Cada uno de los tres componentes del cierre se puede mejorar enormemente con un flujo de trabajo digital.
Eliminar la necesidad de correos electrónicos de ida y vuelta constantes, controles de versión de documentos y reuniones de actualización puede afectar significativamente el tiempo que los abogados y los que ganan honorarios dedican a tareas no facturables. Este compromiso de tiempo es la razón por la que la tradicional "sala de cierre" está muriendo y se está moviendo hacia un entorno digital más rápido.
NetDocuments brinda una oportunidad perfecta para que los bufetes de abogados transaccionales muevan una transacción de la recepción a la cerrada. Para saber como solicitar una demostración y conozca cómo su empresa puede dar sus primeros pasos en el proceso de cierre digital.
