Para Hecht Solberg, las limitaciones y los costos asociados con iManage, un sistema de administración de documentos basado en servidor, ya no tenían sentido financiero y el producto no satisfacía sus necesidades móviles y de recuperación ante desastres. "Tuvimos que verlo únicamente desde una perspectiva comercial en cuanto a cuál sería la mejor solución a largo plazo en el futuro", afirmó Julie Woods, administradora de sistemas. "El sistema actual era fragmentario, en el sentido de que si deseaba una mayor funcionalidad de búsqueda u otras características, significaba que tenía que agregar esas opciones, incluido un servidor adicional y costos de consultoría adicionales", dijo.
Como práctica de una sola oficina en California, la firma reconoció el riesgo inherente si un desastre afectara su edificio o hardware. "Con iManage, no había continuidad empresarial integrada ni recuperación ante desastres; también carecíamos de una solución móvil y de acceso a nuestro contenido fuera de la oficina", comentó Julie. "Entonces, después de investigar las opciones, quedó claro que no queríamos otro sistema de administración de documentos en las instalaciones. Estábamos listos para pasar a la nube, que era la mejor manera de alcanzar los objetivos críticos de reducir costos, implementando un plan de continuidad del negocio y la posibilidad de acceder al contenido desde cualquier lugar y dispositivo ".
Solución
La empresa invirtió el tiempo necesario para investigar el modelo de seguridad de NetDocuments y comparar características y funcionalidades con iManage a través de un grupo piloto enfocado antes de tomar la decisión de cambiar. "Una vez que hicimos nuestra investigación y aprendimos realmente lo que NetDocuments estaba haciendo con la seguridad y la redundancia, quedó bastante claro que estaban cumpliendo con un alto estándar de seguridad y cumplimiento; eliminó por completo el miedo a la nube de la ecuación". Continuó: "Cuando cambia su sistema de administración de documentos, puede ser muy desconcertante, especialmente para nuestros usuarios avanzados que trabajan con documentos la mayor parte del día. Cambiar el sistema podría hacer que tuvieran un impacto en la productividad. La implementación de NetDocuments fue muy fluido, y los usuarios pudieron comenzar a trabajar rápidamente con muy pocas interrupciones ".
Desde el cambio de iManage a NetDocuments en 2010, Hecht Solberg ha eliminado los costos de consultoría y hardware asociados con un sistema basado en servidor. Tienen un plan de continuidad empresarial integrado, así como acceso móvil a su contenido desde cualquier lugar y en cualquier momento. "La tecnología web ha llegado tan lejos y creo que las organizaciones han llegado al punto en el que tiene sentido aprovechar la tecnología como NetDocuments para las operaciones comerciales. La gente ya está haciendo la mayor parte de su trabajo en línea: es la dirección hacia la que se dirigen las empresas de todos los tamaños. resolver sus desafíos técnicos ", concluyó Julie.
Programe una demostración en vivo para ver cómo NetDocuments revolucionará la forma en que trabaja con documentos.
1-866-638-3627 sales@netdocuments.com or on Twitter @netdocuments
# # #
