Un número cada vez mayor de usuarios se está beneficiando del acceso desde cualquier lugar a sus documentos mediante la aplicación para iPad o iPhone de NetDocuments, disponible de forma gratuita en la App Store de Apple para todos los clientes de NetDocuments. A continuación, se incluyen algunos consejos e ideas que mejorarán su experiencia al utilizar su iPad.
Guardar archivos adjuntos de correo electrónico en NetDocuments
Cuando recibe un correo electrónico, el archivo adjunto se encuentra en la parte inferior del mensaje de correo electrónico. Cuando hace clic en el archivo adjunto, puede verlo utilizando el visor HTML del iPad integrado en el iPad. Es compatible con los formatos de archivo más populares y, después de abrir el documento, verá en la parte superior derecha un botón "Abrir en" (flecha que sale de un cuadrado). Cuando se selecciona, este botón mostrará todas las aplicaciones en su dispositivo que aceptan el tipo de archivo de documento que ha abierto, por ejemplo, PDF o DOCX. Suponiendo que ya haya instalado la aplicación ND, verá la aplicación NetDocuments como "Abrir en NetDocuments", lo que también significa guardar en NetDocuments. ¡Qué gran manera de guardar archivos adjuntos mientras viaja!
Guardar fotos y crear subcarpetas
Cuando navega a una carpeta (no a filtros o búsquedas guardadas), seleccione el botón Opciones no solo para ordenar su lista de documentos, sino también para agregar una subcarpeta o agregar fotos que ha tomado desde su dispositivo. Seleccione "Agregar fotos existentes" y será llevado a su biblioteca de fotos para seleccionar una foto para cargar en una carpeta de NetDocuments. ¡Darle una oportunidad!
Guardar documentos sin conexión cuando el wifi no está disponible
Es genial tener acceso a sus documentos dondequiera que esté y siempre que tenga su iPad en sus manos. ¿Qué pasa si estás en un antiguo juzgado o en un tren y el wifi es muy lento o inutilizable? ¿O tal vez simplemente desea asegurarse de que se pueda acceder rápidamente a los documentos clave cuando visite a un cliente y no desee depender de Internet? La respuesta es guardar estos documentos clave en modo fuera de línea, pero aún protegidos por la aplicación NetDocuments.
Seleccione su documento y en la esquina superior derecha hay un botón de flecha hacia abajo. Selecciónelo para poner ese documento en la lista sin conexión a la que puede acceder en cualquier momento, ya que estos elementos se almacenan localmente en su dispositivo. Le recomendamos que habilite el Código de acceso yendo a la configuración de NetDocuments para activarlo. También puede crear un código de acceso para todo su iPad que cifrará cualquier documento almacenado localmente. Mientras está en la configuración de NetDocuments, puede ver el almacenamiento total que ha archivado localmente. Ahora, ¿cómo puede acceder a estos documentos cuando el wifi está apagado y ha iniciado sesión en la aplicación NetDocuments para incluso verlos? Vaya a la configuración nuevamente y active "iniciar sesión automáticamente". Esto le permitirá iniciar sesión y ver solo los documentos fuera de línea mientras su dispositivo está fuera de línea. Es por eso que tener el código de acceso de NetDocuments activado es importante para evitar que otros accedan a estos documentos.
Editar y registrar documentos como nuevas versiones
A menudo nos preguntan "¿Puedo editar un documento con la aplicación NetDocuments para iPad?" Al igual que la aplicación principal de NetDocuments, solo puede editar un documento si tiene una aplicación que permita la edición, como MS Word o Excel. Esto también es válido para el iPad. Suponiendo que está utilizando DocsToGo o Pages, no puede editar dentro de la aplicación NetDocuments mientras ve el documento en HTML. Sin embargo, puede enviarlo mediante el cuadro de diálogo Abrir (botón superior derecho, que muestra una flecha dentro de un cuadrado) y, suponiendo que tenga uno de estos editores en su dispositivo, puede copiar el documento a DocsToGo u otro editor. Luego puede editar o crear un nuevo documento, luego, usando el cuadro de diálogo Abrir de DocsToGo, puede enviarlo de vuelta a NetDocuments. Cuando lo devuelva, será un nuevo documento o copia. ¿Cómo se guarda como una nueva versión del original? Aquí está la clave ... antes de enviarlo desde NetDocuments a DocsToGo usando el botón Abrir, primero toque el botón del sobre y seleccione "Copiar enlace - Enviar nueva versión por correo electrónico". Esta opción guarda la dirección de correo electrónico de este documento en el portapapeles del dispositivo. Después de editar el documento en DocsToGo, vaya a la opción de enviar correo electrónico y "pegue" la dirección de correo electrónico en el campo "para". Esto enviará el documento editado a NetDocuments por correo electrónico y guardará el documento como una nueva versión del original.
Por Leonard Johnson
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