Artículo de Joe Davis. Publicado a través del blog de ILTA
Alvin Tedjamulia duerme solo unas 4 horas por noche. "Mi mente siempre está pensando cómo podemos resolver esto, cómo mejoramos la seguridad, cómo mejoramos la confiabilidad ..." Como CTO y cofundadora de NetDocuments, Tedjamulia pasa las otras 20 horas del día trabajando en perfeccionar el sistema de gestión de documentos (DMS) basado en la nube que busca dar nueva vida a la forma en que los bufetes de abogados manejan los documentos.
NetDocuments se inició en 1999 por el equipo que había creado el sistema de gestión de documentos Soft Solutions, que luego se vendió a Novell. "[NetDocuments] siempre se basó en Internet, SaaS", explica Tedjamulia. "El término 'nube' ni siquiera existía en ese momento. Sabíamos que la nube tardaría un poco en madurar. Tomó un poco más de lo que esperábamos, pero se ha construido desde cero con el concepto que debería ser una aplicación compartida y la infraestructura que es común en Internet y la nube. Era muy temprano, teníamos que hacer muchos pioneros y aprender porque hacer cosas en las instalaciones requiere una infraestructura y un proceso de pensamiento completamente diferentes a los haciendo cosas en la nube ".
Si bien la nube ciertamente constituye la base del servicio de NetDocuments, es solo un medio para un fin para Tedjamulia. "Veo la nube como una opción de solución tecnológica fundamental que realmente resuelve todo tipo de cosas: innovación, seguridad, disponibilidad global, etc. Los bufetes de abogados ahora quieren la eficiencia, la seguridad y el acceso global de la nube, pero también quieren para satisfacer a ese banco ya ese contratista de defensa ". Es esta lucha la que mantiene a Tedjamulia predicando el evangelio de NetDocuments. "Es emocionante", dice riendo. "¡Estoy muy emocionado con esto!"
Opciones de almacenamiento
En esencia, uno de los beneficios clave de la solución NetDocuments es que almacena sus documentos en la nube. Pero es esta misma característica la que plantea objeciones por parte de los bufetes de abogados y sus CIO, quienes afirman que si solo uno de sus clientes se opone a esta práctica, es un factor decisivo. En respuesta, NetDocuments ahora ofrece múltiples variaciones sobre el tema del almacenamiento en la nube. Tedjamulia explica "tenemos la flexibilidad de cuatro lugares [para almacenar un documento]: puede colocarlo en almacenamiento global con NetDocuments, puede colocarlo en almacenamiento regional en NetDocuments o en Azure cuando el cumplimiento requiere que ciertos documentos se deben almacenar en ciertos ubicaciones para la soberanía de los datos, podemos almacenarlos localmente en la firma para un verdadero aislamiento por razones de cumplimiento. O incluso podemos permitir que la firma de abogados los almacene en el centro de datos de su propio cliente. Entonces, si una firma de abogados tiene un banco como cliente, puede almacenarlo en el centro de datos [del banco] ". Cada una de estas opciones es controlable por los administradores, pero es completamente transparente para el usuario final. “Tenemos ciertos clientes que han implementado políticas de clasificación de datos”, continúa, “por lo que los documentos pueden ser públicos o privados o sensibles, o clasificados o secretos. Si tienen una política de que los documentos secretos no pueden ir a la nube, está bien. Puede tener almacenamiento privado, y esos documentos se almacenarán dentro del propio firewall del cliente. O tenemos ciertos clientes de bufetes de abogados que exigen que no se mezclen documentos con sus competidores. Tal vez un contratista de defensa diga que no No quiero que [sus documentos] se mezclen con otro contratista de defensa. Hoy en día, es muy difícil con un único sistema de gestión de documentos separar y aislar completamente esos documentos para que no se mezclen con otros documentos en el DMS bajo un infraestructura de almacenamiento físico o una infraestructura de almacenamiento virtual. En este caso, podemos decir que puede almacenar sus propios documentos en sus propias instalaciones, y luego solo sus empleados y los abogados que trabajan en g en ese documento puede compartir esa infraestructura de almacenamiento en la ubicación del cliente. El cliente tiene la ventaja de que todos los asesores externos que operan en ese conjunto de documentos pueden compartir esa infraestructura, pero en un verdadero escenario sin confusiones ".
Cuando surge el tema de la mezcla, Tedjamulia no puede evitar aprovechar la oportunidad para señalar que la nube no es el problema, sino la solución. "Durante años, todo el mundo ha estado mezclando los documentos de los clientes en la misma infraestructura de gestión de documentos". Señala que incluso en un modelo alojado, donde los documentos y los servidores DMS tradicionales se subcontratan esencialmente y residen en un centro de datos remoto, "el concepto de segregación de datos entre los bufetes de abogados es difícil de alcanzar. Tendrá una única infraestructura de almacenamiento. como una NetApp o una EMC que prácticamente asigna espacio pero todos están en la misma infraestructura. Es económicamente totalmente inviable en un modelo alojado que cada bufete de abogados tenga su propia infraestructura EMC o NetApp. máquinas que ejecutan el software, por lo que todavía se está mezclando ".
"Por lo tanto, el concepto de combinación de datos solo se puede resolver con dos tipos de arquitectura", continúa. El primer escenario es cuando los documentos son alojados por el cliente del bufete de abogados. El segundo se adentra en una de las características de NetDocuments: la criptografía. "La criptografía es el límite más fuerte que puede tener, especialmente si es el bufete de abogados o incluso el cliente el que posee las claves de cifrado. La segregación basada en hardware nunca será tan efectiva como la segregación criptográfica donde la clave está en manos del bufete de abogados o el cliente. Por lo tanto, al tener límites criptográficos muy fuertes y la opción de tener datos almacenados en el sitio de un cliente como una opción, entonces realmente ha resuelto el problema de la combinación de datos ".
La seguridad es un viaje
La criptografía es solo un ejemplo del enfoque de NetDocuments en la seguridad. "Francamente, toda la infraestructura de seguridad es clave", explica Tedjamulia, "porque la seguridad no es realmente impulsada por los propios abogados, sino impulsada por los clientes de esos abogados: los bancos, las compañías de seguros, los contratistas de defensa y los gobiernos están exigiendo ciertos requisitos que son muy altos ". La compañía volvió a convertir una debilidad potencial de la nube en una de sus fortalezas, proporcionando capas de seguridad que podrían estar fuera del alcance de los bufetes de abogados. Tedjamulia cree que los bufetes de abogados no tendrán más remedio que cumplir con estos requisitos para mantener a sus clientes. "Las infraestructuras que involucran criptografía y encriptación única por documento y generación de números aleatorios entrópicos - no son alcanzables o económicamente viables con una sola instalación - tienes que aprovechar el costo y el conocimiento y la administración en múltiples [firmas]. "
"La seguridad consta de múltiples aspectos: es la infraestructura de back-end de seguridad y criptografía, es la defensa del perímetro, lo que significa que no puedes permitir que entren los malos o que el estado nacional te ataque. No suelo enfatizar tanto la defensa del perímetro como los datos. criptografía, pero la defensa perimetral de NetDocuments es una belleza para la vista ", dice, sonriendo como un padre orgulloso," solo porque no se pueden replicar en un bufete de abogados las capas de la defensa perimetral ". También menciona los ataques distribuidos de denegación de servicio o DDoS. "En este momento tenemos 300 GB de ataques DDoS contra una red en particular, y eso abrumará el ancho de banda de cualquier bufete de abogados de 100 MB o 1 GB. Si tiene un ataque de 300 GB, su software de protección DDoS no puede procesar información tan rápido. Pero en la nube podemos tener terabits de protección DDoS ".
El próximo objetivo de seguridad de NetDocuments es la certificación SOC 2 +, que requiere que la empresa cumpla con una serie de requisitos particularmente estrictos. "Nos estamos acercando a que los bancos se reúnan y nos brinden una evaluación compartida sobre el SOC 2 +, que son 30-40 controles adicionales que los bancos han impuesto además del nivel SOC 2. Ningún banco puede respaldan a cualquier proveedor en particular, pero de manera combinada pueden decir que esto cumple con el 95% de todos nuestros requisitos en el espacio de administración de documentos y correo electrónico. Eso será enorme ".
Al escuchar a Tedjamulia hablar sobre los niveles de protección de seguridad incorporados en la solución de NetDocuments, uno casi tiene la idea de que NetDocuments es realmente una empresa de seguridad que también administra documentos. "Me gusta esa perspectiva", dice. "Soy un soñador y queremos abrazar constantemente la seguridad. Ahora, de verdad, hay algunas cosas que no son económicamente viables o prácticas, pero eso es hoy. No significa que mañana no será práctico con nuevos mejoras y tecnologías y plataformas informáticas. La seguridad es un viaje, no un destino. Por lo tanto, mientras podamos presionar, lo haremos ".
Marcando la diferencia para los usuarios
Tedjamulia sabe que toda esta tecnología de back-end es inútil si los abogados no la adoptan. "Es por eso que nos hemos centrado bastante en las áreas 2 o 3 para mejorar la productividad del usuario. Si observa uno de los aspectos más sólidos, es el archivo de correo electrónico predictivo". Continúa explicando que archivar correos electrónicos mediante "arrastrar y soltar" puede funcionar en el escritorio, pero no en un dispositivo móvil, razón por la cual NetDocuments compró el motor Decisiv Email de Recommind a principios del año pasado. Esta tecnología sugiere las carpetas de destino en las que se debe archivar un correo electrónico en función de su contenido y metadatos. "Muestra las carpetas en las que debe colocar este [correo electrónico] en orden descendente de probabilidad, pudiendo seleccionar 2 o 3 de ellas con solo hacer clic, y continuar. Y brindar ese tipo de flexibilidad en su el dispositivo móvil es enorme ".
El archivo de correo predictivo es una forma en que los usuarios interactúan con el sistema, pero NetDocuments continúa agregando otras integraciones. Por ejemplo, ND Office permite a los usuarios guardar y recuperar documentos desde el paquete de Microsoft Office, incluida la versión iOS de Word. ND Sync permite sincronizar las carpetas de Outlook con el sistema NetDocuments. "Tuvimos una tasa de adopción muy alta del 85% en bufetes de abogados con la interfaz del navegador HTML5", explica Tedjamulia, "pero cuando ofreces [integración con] Word, Excel y PowerPoint, aumenta otro 10%. ND Sync es un producto nuevo para nosotros, pero creemos que marcará una diferencia para nosotros en el último 2 o 3 por ciento ".
En el modelo de NetDocuments, la nube no solo es fundamental para el almacenamiento y los servidores de back-end, sino también para el software de cliente de cara al usuario. Tedjamulia señala "solo tenemos un cliente virtual porque todos los clientes que tenemos ejecutan el mismo software y la misma infraestructura. Un bufete de abogados que adoptó el servicio hace 12 años ejecuta la misma versión del software. como el que se adoptó ayer, y el que se ejecuta en Singapur ejecuta el mismo software que el de Nueva York. Podemos considerarlo como un único cliente virtual en lugar de 2000 clientes diferentes, cada uno con su propia versión del software. , cada uno con su propia licencia de la base de datos, cada uno con su propia ubicación para la copia de seguridad y para los clientes. ¿Cómo se obtiene la conformidad con ISO 27001 si todos sus clientes se ejecutan en una infraestructura diferente? Debe certificar a cada uno de ellos . Si tuviéramos que implementar generadores cuánticos de números aleatorios en 2000 clientes, vaca sagrada, ¿cómo lo haces? Para nosotros, esto es enorme, y creo que es una razón fundamental por la que todos se verán obligados a migrar a la nube. [para la gestión de documentos]. Los proveedores que no aprovechen un solo servicio no podrán competir con los que sí lo hacen ".
Nublando los problemas
Incluso con tecnología de vanguardia y su enfoque en la seguridad, NetDocuments todavía encuentra empresas que están preocupadas por dar el salto a un DMS basado en la nube. "Mucho de esto se debe simplemente a la falta de comprensión real de lo que puede hacer esta tecnología", explica Tedjamulia. El temor que escucha con más frecuencia es que a las firmas les preocupa que sus clientes puedan oponerse a que sus firmas de abogados almacenen documentos en la nube. "Pero tengo que decir, francamente, que algunas firmas absolutamente gigantes me han llevado a algunos de los bancos internacionales más grandes y a los clientes más grandes que tienen objeciones. Todas estas objeciones se pueden abordar, como el tema de los documentos que no entran en el cloud y la cuestión de la defensa de la citación. Todo eso puede resolverse, por lo que gran parte es la falta de conocimiento de lo que se trata ".
"Es difícil educar a la gente sobre todos estos conceptos, porque hay muchos conceptos. Y seguimos siendo los pequeños". A pesar de su tamaño, NetDocuments está experimentando un crecimiento y ha agregado más de 130 nuevos clientes en el cuarto trimestre de 2015. "Hemos observado una disminución de la fricción con el tiempo. Este fue un proceso enorme y difícil hace 10 años. Fue difícil hace 5 años, pero todavía tenemos clientes. En este momento, no diría que es fácil, pero es mucho más aceptable. Cuando un bufete de abogados toma una postura y dice 'Quiero esto porque así es como vamos a trabajar en el futuro', es una decisión estratégica, no solo una decisión tecnológica ". Tedjamulia a menudo pregunta a los clientes qué parte de la solución de NetDocuments es la que les resulta más atractiva, y se enorgullece especialmente de que muchos respondan que lo que más les atrae es la oferta completa que una característica en particular. "Es una decisión estratégica porque no pueden ser realmente lo que quieren ser sin toda esta tecnología moderna, sin esta plataforma moderna. Cuando una empresa toma esa decisión, y luego informa a ciertos clientes estratégicos que eso es lo que quieren hacer, tengo no he visto grandes quejas de los clientes. Si uno o dos de sus clientes plantean el problema, he estado en esas conversaciones y no he visto ninguna que diga que no. Todo el mundo dice "sí, puedo ver cómo esto mejorará sus servicios legales para nosotros '. Esto ha sido con algunos de los bancos más restrictivos del mundo ".
Cabalgando sobre una nube
Tedjamulia sabe que aún queda mucho trabajo por hacer, pero confía en el futuro. "Creo que es sólo cuestión de tiempo antes de que la nube sea la opción predeterminada", dice. Mientras tanto, él y su equipo se centran tanto en la innovación como en la ejecución. "Realmente creo que el ritmo de la innovación en la nube es 8 veces más rápido que una implementación alojada o local. Predigo que aquellos que son verdaderamente en la nube continuarán acelerando el ritmo de la innovación a medida que la infraestructura se vuelva más madura. . Nuestra infraestructura se está volviendo más madura todo el tiempo para que sea más fácil innovar. Una vez que salga de las bases de datos heredadas y haga más con NoSQL, una vez que comience a salir de los motores de búsqueda muy difíciles de ejecutar y vaya a la nube basados en motores de búsqueda, cuando comienza a salir del almacenamiento empresarial de NAS y SAN y entra en el almacén de objetos, simplemente lo hace una y otra vez con múltiples tecnologías, la tecnología se vuelve más ágil ".
"Esa es la belleza de la nube", continúa. "El único problema es el paso inicial para hacerlo. Una vez que llegas allí, te impulsan automáticamente porque cada trimestre hay un nuevo lanzamiento, y el nuevo lanzamiento es pequeño (el tamaño de un bocado), por lo que la gente siempre se mantiene [actualizada con la última] innovación ". Él dice que esto también evita que las empresas tengan que lidiar constantemente con los desafíos de un DMS local, incluido "cuáles son mis puntos débiles y cómo resuelvo el problema de la seguridad y la adopción del correo electrónico y el trabajo con Word, Excel y PowerPoint y Integración de Microsoft Office 365, y cómo lo hago para que todos los abogados puedan acceder a los documentos de todos, sujetos únicamente a la seguridad, y el problema de la baja adopción, y cómo trato con la infraestructura. Una vez que dan el paso, simplemente montar."
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