Escanear documentos en papel directamente a NetDocuments

noviembre 6, 2012
Salt Lake City, UT

Escanear documentos en papel directamente a NetDocuments

Con la versión de NetDocuments 2012 - R2 en octubre 25, , NetDocuments actualizó su integración TWAIN y expandió las capacidades para escanear desde un escáner de escritorio compatible con TWAIN a cualquier ubicación dentro de NetDocuments usando la opción Nuevo> Imagen escaneada. La salsa secreta aquí es que NetDocuments llama al software de su escáner específico para permitirle personalizar la configuración como 200 ppp, ambos lados, etc., determinar qué formato de archivo desea escanear, por ejemplo, PDF, TIFF, JPEG, etc. ., y si se debe iniciar OCR antes de que se importe a NetDocuments. El uso de su software de escáner local para OCR permite que el texto dentro del documento se pueda buscar en texto completo después de ser importado a NetDocuments.

El siguiente ejemplo es el escaneo de un documento con una impresora y un escáner multifunción de $ 90 Kodak Hero 5.1 de bajo costo. Su escáner específico tendrá su propio software, por lo que la interfaz tendrá un aspecto diferente al software Kodak que se muestra a continuación, pero muchas de las opciones deberían ser comunes. Estas opciones incluyen resolución (determina la calidad de la imagen y el tamaño del archivo), color, ya sea para OCR o no, escanear uno o ambos lados de las páginas que se escanean (también conocido como simple o dúplex), ya sea para enderezar automáticamente, enderezar y otras imágenes típicas opciones.

La primera vez que utilice esta función, se le pedirá que acceda al conector del escáner de escritorio de NetDocuments, que instala una pequeña cantidad de software en la PC para interactuar con su escáner. Después de su aceptación, solo verá el cuadro de diálogo de arriba para pedirle que tenga sus documentos listos para escanear. Después de hacer clic en Escanear ahora, aparecerá el software de su escáner específico para guiarlo a través del proceso de escaneo, establecer las opciones que desee cambiar y, una vez que se complete, NetDocuments le solicitará que lo guíe a través del proceso de importación.

La mayoría de los escáneres son compatibles con TWAIN, incluso el escáner $ 90 utilizado en este ejemplo anterior. TWAIN es un protocolo de software estándar y una interfaz de programación de aplicaciones (API) que regula la comunicación entre aplicaciones de software y dispositivos de imágenes como escáneres y cámaras digitales, y se ha utilizado con mucha frecuencia desde 1992. Vale la pena señalar, sin embargo, que los escáneres Fujitsu, con el botón de un toque, no usan TWAIN y, por lo tanto, esta opción no funcionará con algunos escáneres Fujitsu (Fujitsu hace ofrecen escáneres compatibles con TWAIN además de los de un solo toque). Si tiene un escáner Fujitsu, aún puede automatizar el proceso de escaneo configurando su escáner Fujitsu para guardar la imagen escaneada en la carpeta Importación automática de NetDocuments, que se puede activar yendo a la configuración personal de NetDocuments. La aplicación NetDocuments Check In List debe estar activada (solo navegadores IE), lo que puede hacer yendo a Programas, o puede que ya esté abierta si comúnmente abre varios documentos dentro de NetDocuments o si actualmente tiene documentos desprotegidos.

Este conector de escaneo de escritorio requiere el control ActiveX de NetDocuments y el navegador IE. Es posible hacer que funcione con los navegadores Chrome o Firefox, y suponiendo que el conector de escaneo de escritorio de NetDocuments ya se haya instalado en la computadora, configure su navegador Chrome como el navegador predeterminado, luego abra el software de su escáner primero, luego vaya a NetDocuments New > Opción de documento escaneado con Chrome. Puede continuar escaneando durante esa sesión. En el futuro, haremos que esto funcione de forma más intuitiva con otros navegadores.

Así que pruebe esta nueva función y háganos saber cómo funciona.