Swift Currie Prospera con NetDocuments Seguridad flexible y flujos de trabajo de documentos

julio 20, 2022
Salt Lake City, Utah

El innovador bufete de abogados, Swift, Currie, McGhee & Hiers, lleva unos años usando su plataforma en la nube NetDocuments, y ha mejorado el flujo de trabajo de los abogados al simplificar la forma en que se almacenan los documentos y los correos electrónicos, facilitar el acceso al contenido y la capacidad de búsqueda, y permitir que se gobierne de forma segura. colaboración de documentos con clientes La empresa se acerca al 100 % de adopción por parte de los usuarios.

Según Wally Saunders, director de TI de Swift Currie y miembro del comité de evaluación y selección de tecnología de la empresa, el anterior sistema de gestión de documentos (DMS) dejaba mucho que desear. “Había una gran preocupación con nuestro antiguo sistema. Los documentos podrían haber tenido diferentes versiones en tres o cuatro ubicaciones diferentes, por lo que cuando alguien inició una búsqueda de documentos, surgieron preguntas como: ¿realmente estoy viendo todo o hay más información ubicada en una unidad compartida de red? En ese momento, nos habíamos comprometido con una estrategia centrada en la nube, que incluía nuestro DMS, y NetDocuments resultó ser una ventaja adicional cuando nos dirigíamos a la pandemia”.

Saunders agregó: “Hoy tenemos la tranquilidad de saber que todo nuestro contenido (documentos, correos electrónicos, etc.) termina en la plataforma única. Esto ha acelerado el uso y la adopción del sistema, especialmente en nuestra realidad laboral híbrida actual. Es mucho más fácil para nuestro personal ubicar documentos dentro de un gabinete de asuntos de clientes específicos, y las personas no pierden el tiempo tratando de rastrear documentos. Yo diría que 99%-100% de la empresa usa la plataforma. Universalmente, todo el mundo toca NetDocuments en un momento u otro”.

The firm’s users credit ndMail for adding to the completeness and integrity of the DMS by making it simple to store and find emails. Saunders notes, “Predictive filing capabilities help us ensure everything resides in one place, and case transfers are now a seamless transition.”

Saunders y su equipo agregaron recientemente Administrador de seguridad del espacio de trabajo (WSM) para ayudar a facilitar la administración de los requisitos de gobierno y seguridad de los datos del cliente, con la intención de excluir el acceso de personas específicas o conceder un acceso especial. Con WSM, están simplificando la administración, los permisos y las políticas de seguridad. Ya sea que Swift Currie necesite identificar una gran cantidad de asuntos y excluir el acceso de usuarios específicos o proporcionar acceso de solo lectura a grupos seleccionados a un gran conjunto de documentos, WSM facilita la aplicación de medidas de seguridad elevadas para sus necesidades comerciales únicas al tiempo que optimiza los flujos de trabajo adicionales.

“Independientemente de los requisitos de nuestros clientes, ahora podemos asignar distintos niveles de acceso en cuestión de segundos. Estamos viendo esto cada vez más como una necesidad creciente, por lo que es tranquilizador ofrecer esto dentro del entorno familiar y seguro de NetDocuments”, señaló Saunders.

“Estamos entusiasmados de ver que Swift Currie aprovecha al máximo el conjunto de capacidades de NetDocuments para permitir que su personal y sus clientes trabajen juntos de manera más productiva”, agregó Dan Hauck, Director de Producto de NetDocuments. “Nuestras innovaciones de productos, incluidos numerosos avances de seguridad, se desarrollan estratégicamente en asociación con nuestros clientes, por lo que es gratificante ver prosperar a clientes como Swift Currie”.

Saunders concluye: “Las necesidades de nuestros usuarios y clientes impulsan nuestro ritmo de innovación, especialmente cuando miramos 'lo que sigue' con una plataforma abierta como NetDocuments. Por ejemplo, nuestro uso de Workspace Security Manager trae consigo una facilidad con la que ahora podemos otorgar diferentes niveles de acceso a grandes cantidades de archivos y asuntos. Es beneficioso para nuestra empresa y para los clientes a los que servimos”.

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