Innovative law firm, Swift, Currie, McGhee & Hiers, is a few years into its NetDocuments cloud platform use, and they have improved attorney workflow by streamlining how documents and emails are stored, easing content access and searchability, and enabling securely governed document collaboration with clients. The firm is nearing 100% user adoption.
Según Wally Saunders, director de TI de Swift Currie y miembro del comité de evaluación y selección de tecnología de la empresa, el anterior sistema de gestión de documentos (DMS) dejaba mucho que desear. “Había una gran preocupación con nuestro antiguo sistema. Los documentos podrían haber tenido diferentes versiones en tres o cuatro ubicaciones diferentes, por lo que cuando alguien inició una búsqueda de documentos, surgieron preguntas como: ¿realmente estoy viendo todo o hay más información ubicada en una unidad compartida de red? En ese momento, nos habíamos comprometido con una estrategia centrada en la nube, que incluía nuestro DMS, y NetDocuments resultó ser una ventaja adicional cuando nos dirigíamos a la pandemia”.
Saunders agregó: “Hoy tenemos la tranquilidad de saber que todo nuestro contenido (documentos, correos electrónicos, etc.) termina en la plataforma única. Esto ha acelerado el uso y la adopción del sistema, especialmente en nuestra realidad laboral híbrida actual. Es mucho más fácil para nuestro personal ubicar documentos dentro de un gabinete de asuntos de clientes específicos, y las personas no pierden el tiempo tratando de rastrear documentos. Yo diría que 99%-100% de la empresa usa la plataforma. Universalmente, todo el mundo toca NetDocuments en un momento u otro”.
The firm’s users credit ndMail for adding to the completeness and integrity of the DMS by making it simple to store and find emails. Saunders notes, “Predictive filing capabilities help us ensure everything resides in one place, and case transfers are now a seamless transition.”
Saunders and his team recently added Workspace Security Manager (WSM) to help ease administration of client data security and governance requirements, with the intent of excluding access for specific individuals or granting special access. With WSM, they are simplifying security management, permissions, and policies. Whether Swift Currie needs to identify a bulk of matters and exclude specific user access or provide select groups view-only access to a large set of documents, WSM is making it easy to apply elevated security measures for their unique business needs while streamlining additional workflows.
“Independientemente de los requisitos de nuestros clientes, ahora podemos asignar distintos niveles de acceso en cuestión de segundos. Estamos viendo esto cada vez más como una necesidad creciente, por lo que es tranquilizador ofrecer esto dentro del entorno familiar y seguro de NetDocuments”, señaló Saunders.
“Estamos entusiasmados de ver que Swift Currie aprovecha al máximo el conjunto de capacidades de NetDocuments para permitir que su personal y sus clientes trabajen juntos de manera más productiva”, agregó Dan Hauck, Director de Producto de NetDocuments. “Nuestras innovaciones de productos, incluidos numerosos avances de seguridad, se desarrollan estratégicamente en asociación con nuestros clientes, por lo que es gratificante ver prosperar a clientes como Swift Currie”.
Saunders concluye: “Las necesidades de nuestros usuarios y clientes impulsan nuestro ritmo de innovación, especialmente cuando miramos 'lo que sigue' con una plataforma abierta como NetDocuments. Por ejemplo, nuestro uso de Workspace Security Manager trae consigo una facilidad con la que ahora podemos otorgar diferentes niveles de acceso a grandes cantidades de archivos y asuntos. Es beneficioso para nuestra empresa y para los clientes a los que servimos”.
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