Imagen de primer plano de una mano escribiendo en una computadora portátil con iconos de carpeta flotando arriba.

4 tipos de automatización que se utilizan para mejorar la eficiencia

Por:
El equipo de NetDocuments
Posted On:
marzo 15, 2022
Last Updated:

Los profesionales legales están cada vez más preocupados por cómo la gestión de las tareas administrativas está afectando su capacidad para aplicar su experiencia a un trabajo más interesante y de mayor valor. Y según un Informe de la Ley Bloomberg, el 61 % de los bufetes de abogados y el 70 % de los equipos jurídicos internos afirman la eficiencia mejorada es el principal impulsor de sus implementaciones tecnológicas.

Las organizaciones con visión de futuro están identificando procesos manuales repetitivos y aplicando la automatización para mejorar sus flujos de trabajo para que puedan dedicar más tiempo al trabajo principal y agregar valor estratégico.

Hay cuatro tipos de automatización que los equipos pueden implementar para lograr una mayor eficiencia: automatización de procesos comerciales, automatización inteligente de procesos, automatización robótica de procesos e hiperautomatización.

1. Automatización de Procesos de Negocios

Este tipo de automatización se enfoca en sistemas y procesos, aplicando tecnología para simplificar y automatizar flujos de trabajo. Por ejemplo, un bufete de abogados o un equipo legal podría aplicar la automatización de procesos comerciales para digitalizar documentos y trabajar con ellos de manera más eficiente en una plataforma de administración de documentos.

2. Automatización inteligente de procesos

El proceso inteligente lleva la automatización de procesos comerciales al siguiente nivel, optimizando los flujos de trabajo automatizados. Automatiza aún más partes del proceso, reduciendo aún más la cantidad de interacciones manuales. Para lograr esto, la automatización inteligente de procesos introduce procesamiento de lenguaje natural y tecnologías similares para procesar datos de diversas fuentes. Por ejemplo, una plataforma de software podría usar la automatización de procesos inteligente para escanear contratos e identificar cómo varias cláusulas coinciden (o no) con el lenguaje esperado.

3. Automatización Robótica de Procesos

Este tipo de automatización se distingue por sus poderosas capacidades para manejar grandes volúmenes. Mediante la automatización de procesos robóticos, una empresa puede configurar software para capturar e interpretar aplicaciones para manipular datos, desencadenar respuestas y comunicarse con otros sistemas digitales. Por ejemplo, una empresa podría utilizar la automatización de procesos robóticos para realizar búsquedas de marcas comerciales a nivel mundial; monitorear problemas regulatorios y recibir alertas cuando un problema requiera atención; o realizar la debida diligencia con los proveedores y socios.

4. Hiperautomatización

La hiperautomatización se considera mejor como una técnica que involucra varios tipos de automatización y utiliza múltiples tecnologías para acelerar la automatización en toda la organización. Por lo general, se basa en el aprendizaje automático y otras tecnologías avanzadas para identificar e implementar oportunidades para mejorar la eficiencia. Pero la hiperautomatización no pretende reemplazar la intervención humana. El objetivo es optimizar completamente los procesos y reducir el riesgo al tiempo que permite que los humanos inyecten fácilmente su experiencia para un mejor rendimiento.

Por ejemplo, un equipo legal podría usar la hiperautomatización para escanear correos electrónicos y archivos adjuntos, descargar datos, extraer partes relevantes de los datos, ingresar estos datos en las ubicaciones adecuadas en un sistema de administración de documentos y luego activar una alerta para alguien dentro de la organización con información importante. sobre el que se debe actuar en función de la experiencia específica.

Gartner, Deloitte, y otros grupos de expertos en tecnología han incluido la hiperautomatización en sus listas de tecnologías de tendencia, y por una buena razón. La inversión en hiperautomatización tiene una recompensa significativa porque reduce drásticamente los errores y mejora la calidad, al tiempo que libera a los miembros del equipo con experiencia valiosa para que se concentren en un trabajo más importante. Gartner dice específicamente: “Los mayores enfoques en el crecimiento, la digitalización y la excelencia operativa han resaltado la necesidad de una automatización mejor y más generalizada. La hiperautomatización es un enfoque impulsado por el negocio para identificar, examinar y automatizar tantos procesos comerciales y de TI como sea posible”. A escala, la automatización tiene el poder de transformar los flujos de trabajo y mejorar enormemente la forma en que se realiza el trabajo.

“La hiperautomatización se presta a la mejora continua, lo que crea una ventaja competitiva como el el sistema mejora en la recopilación, el análisis, la colocación y la predicción de resultados. Los sistemas que funcionan bien tienen la capacidad de optimizar los flujos de trabajo que inicialmente se consideraban demasiado complejos para la automatización y, a escala, de revolucionar la forma en que los tomadores de decisiones usan y aplican los datos de su organización."

— Mike Lucas, director de información de Wilson Sonsini

Cómo aprovechar la automatización

La mayoría de las organizaciones han ensamblado sistemas y procesos a lo largo del tiempo, lo que ha dado como resultado una mezcolanza de ineficiencia y numerosos puntos de falla potenciales. Si este es el caso de su organización, considere buscar oportunidades de automatización y crear enfoques estándar que fomenten la coherencia. Incluya sistemas, procesos, aplicaciones, flujos de trabajo y las personas que realizan el trabajo en su evaluación. Para obtener ganancias rápidas, considere implementar herramientas de código bajo o sin código para mejorar la automatización de documentos y los procesos de aprobación para una mayor eficiencia y una mayor calidad.

"Un desafío importante para lograr la hiperautomatización es conectar los sistemas entre sí para tener todos los puntos de datos necesarios, de modo que considere soluciones que ya funcionan con las herramientas que usa su gente. A medida que sus tecnologías se combinan, se vuelven más grandes que la suma de sus partes para traer nuevas capacidades y mayor valor."

— Mike Ferrara, gerente sénior de Deloitte Legal Business Services

La clave aquí es lograr un equilibrio con las mejores plataformas de su clase que se integren a la perfección entre sí. Busque tecnologías que proporcionen una interfaz fácil de usar con las funciones que necesita para realizar las automatizaciones deseadas. Si bien es ideal encontrar todo lo que necesita en una plataforma, para aplicaciones más complejas es posible que deba considerar múltiples soluciones integradas. Por ejemplo, aprovechar herramientas como Power Automate de Microsoft para ampliar la funcionalidad de las API de su plataforma individual puede generar soluciones potentes para los problemas cotidianos. Las plataformas que comparten abiertamente sus API deberían saltar al principio de la lista.

¿Quiere ver de qué más están hablando los líderes de opinión en el ámbito legal? Descargar 10 Tendencias tecnológicas legales para 2022 y más allá para Bufetes de abogados y Departamentos Legales Corporativos para descubrir más tendencias tecnológicas que tienen el potencial de generar resultados significativos.

Automatice los flujos de trabajo del equipo legal y brinde a los usuarios un conjunto versátil de herramientas para optimizar las tareas administrativas básicas con Conector de Power Automate de NetDocuments.

"¡Gran empresa, grandes productos, gran liderazgo, gran gente, gran cultura!"
"Amo a mi equipo ya mis compañeros. Somos una familia y nos respetamos".
"NetDocuments fomenta un buen equilibrio entre el trabajo y la familia".
"Me siento respetado y valorado por el liderazgo y mi equipo".
"Trabajamos juntos y nos apoyamos / animamos mutuamente para hacer nuestro mejor trabajo todos los días".
"De principio a fin, mis líderes están dispuestos a guiarme y dejarme probar cosas nuevas. Esto mantiene el trabajo fresco, emocionante y divertido para que no me agote ni me aburra".
"Tengo una dirección clara en mis tareas y prioridades laborales. También me siento animado a poner a mi familia en primer lugar y mantener un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida".
"Trabajo con personas muy motivadas que son inteligentes y me permiten aprender de ellas".
"NetDocuments se compromete a superar las expectativas de los clientes mediante la creación de productos líderes alojados en entornos sólidos como una roca".
"Estoy capacitado para probar cosas nuevas y pensar en procesos y campañas de manera estratégica. Puedo apoyarme en mi jefe, pero no estoy microgestionado, lo cual se agradece".
You Might Also Be Interested In…
A white right arrow icon.
A white right arrow icon.
A white right arrow icon.

Mensajes recientes