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“Tanto trabajo, tan poco tiempo”.
Es un estribillo constante en los bufetes de abogados, y no es una exageración. Las demandas de tiempo de los abogados están en constante crecimiento; mientras tanto, el tiempo sigue corriendo.
A medida que los bufetes de abogados y los profesionales del derecho buscan mejores formas de maximizar sus esfuerzos, cada vez más recurren a la tecnología para encontrar soluciones. Muchas de estas organizaciones con visión de futuro están intercambiando procesos manuales que consumen mucho tiempo por automatizaciones eficientes.
Y los resultados son bastante impresionantes.
But what do you need to know before getting started with legal document automation? This guide has the answers, including key benefits of document automation, different software options to consider, essential features to look out for, and guidelines for how to select the right solution and get a great ROI.
La automatización es una tendencia de rápido crecimiento en la industria legal, y por una buena razón. Mediante el uso de tecnología para ejecutar tareas, procesos y flujos de trabajo sin (o con una participación reducida) humana, la automatización permite que los bufetes de abogados brinden servicios legales más rápido y a un costo menor.
Legal document automation refers to automating legal document work — particularly the labor-intensive, tedious tasks that take time away from more interesting, high-value work. With legal document automation solutions, law firms can automate workflows like generating contracts, agreements, applications, opinions, pleadings, and even entire sets of documents.
¿Hay alguna diferencia entre la automatización de documentos legales y el ensamblaje de documentos?
Some argue that Automatización de documentos refers specifically to the template development process while document assembly describes the process of generating customized documents from a template.
La verdad es que muchas personas en la industria legal usan estos términos indistintamente. También puede escuchar el término "generación de documentos". Pero, en última instancia, todos describen lo mismo: crear plantillas que se pueden completar automáticamente para crear documentos legales personalizados.
Lo más probable es que ya esté utilizando la automatización. Firmas electrónicas, formularios de admisión y consultas en línea, flujos de trabajo del ciclo de vida del contrato... Todas estas son formas de automatización que ayudan a los abogados y profesionales del derecho a trabajar de manera más eficiente.
Debido a que el trabajo legal comienza y termina con los documentos, agregar automatización puede tener un gran impacto en la carga de trabajo diaria de casi cualquier abogado.
Considere estos seis beneficios clave de la automatización de documentos legales para abogados y bufetes de abogados:
The data doesn’t lie: automatable work fills as much as 23% of a lawyer’s day. These are tasks that don’t actually require human intervention, such as administrative work and other rote processes.
Y seamos honestos: nadie pasa por todo el arduo trabajo y los gastos de la facultad de derecho con la esperanza de pasar una cuarta parte de su día copiando y pegando texto, escaneando documentos o imprimiendo páginas para firmas húmedas.
La automatización de las tareas administrativas ahorra tiempo que los abogados pueden dedicar a actividades significativas que generan ingresos.
Los errores ocurren, eso es solo un hecho de la vida. Pero cuando se trata de trabajo legal, incluso los errores más pequeños pueden convertirse en errores costosos, tanto para los bufetes de abogados como para sus clientes. Afortunadamente, la automatización puede ayudar a reducir la aparición de errores y mejorar la calidad general de los productos de trabajo.
Por ejemplo, el software de automatización de documentos legales puede extraer datos directamente del administrador de relaciones con el cliente (CRM) o del sistema de gestión de casos/prácticas en una plantilla estandarizada. Esto elimina fácilmente el tedioso desafío de transcribir números de casos, nombres de partes, fechas necesarias y otros detalles sencillos. Entonces, los abogados pueden enfocar la mayor parte de su tiempo y atención en cualquier aspecto único o complejo del caso.
¿El resultado final? Pronta entrega de productos de alta calidad.
Las tareas tediosas y que consumen mucho tiempo pueden aumentar significativamente el estrés y contribuir al agotamiento, especialmente cuando restan valor a un trabajo más significativo.
La automatización, por otro lado, puede reducir la cantidad de tareas administrativas en el plato de un abogado y liberar tiempo. Ya sea que ese tiempo se dedique a tareas de mayor valor o a mejorar el equilibrio entre el trabajo y la vida, es su elección.
A medida que los servicios legales se conviertan en productos básicos, la cantidad de clientes que una empresa puede atender se correlacionará directamente con la eficiencia con la que puede entregar productos legales.
Mediante la automatización, los bufetes de abogados pueden crear plantillas de muchos productos de trabajo legal de rutina, como arrendamientos, testamentos, contratos de trabajo, divorcios de mutuo acuerdo, incorporaciones, etc. En lugar de monopolizar el tiempo valioso, los asuntos simples se pueden tratar rápidamente y ayudar a los abogados a establecer nuevas relaciones con los clientes sin esfuerzo. .
La automatización no tiene que quedar relegada al trabajo detrás de escena. De hecho, puede ser bastante impresionante en aplicaciones orientadas al cliente.
Considere un proceso automatizado de admisión de clientes. Usando un formulario de autoservicio, el cliente ingresa toda la información necesaria que luego se fusiona automáticamente en una carta de compromiso con plantilla y se pasa al cliente para firmas electrónicas. Todo el proceso se puede completar en minutos. Mientras tanto, se demuestra que su empresa es rápida, atenta, precisa, conocedora de la tecnología y moderna, y eso puede marcar la diferencia cuando se trata de ganar negocios nuevos y recurrentes.
Teniendo en cuenta todos estos beneficios, no debería sorprender que la automatización pueda conducir a una gran mejora en los indicadores clave de rendimiento o KPI de su empresa.
Fewer avoidable errors? Check. Increased efficiency? Check. More (and happier!) clients? Check. Better talent retention because lawyers aren’t burned out on menial tasks? Check, check, check!
Dados todos los beneficios posibles de la automatización de documentos, no es de extrañar que la industria legal esté aprovechando esta tecnología. Pero, ¿cómo sabe que está obteniendo el valor que desea de las herramientas de ensamblaje y automatización de documentos? ¿Cómo se asegura de obtener un fuerte retorno de su inversión en tecnología?
The most obvious answer, of course, is to measure. First, you’ll need to establish benchmarks for important key performance indicators, such as: How long does it take your team to compile documents with their existing manual workflows? How many documents are you manually creating?
Una vez que haya configurado sus procesos de automatización de documentos, vuelva a realizar cada medición. Idealmente, su tiempo de redacción disminuirá (incluso si solo puede automatizar parcialmente el proceso) y verá un ahorro de tiempo significativo que su equipo puede dedicar a un trabajo más significativo.
Si puede configurar el autoservicio del cliente, también puede terminar produciendo más documentos por mes. Esto puede aumentar drásticamente su ROI, ya que le permite entregar una mayor cantidad de trabajo a un costo menor para su equipo.
Otra forma en que la automatización de documentos puede generar ROI para su organization es ayudando a mantener su biblioteca de plantillas.
La mayoría de los bufetes de abogados tienen un depósito considerable de casos anteriores para aprovechar; de hecho, ese banco de precedentes a menudo se considera una ventaja estratégica y un diferenciador competitivo. Pero eso también puede significar buscar en docenas de variaciones del mismo tipo de contrato cuando intenta ensamblar manualmente uno nuevo. También debe revisar y mantener continuamente sus diversas plantillas para asegurarse de que estén actualizadas.
La automatización de documentos puede mejorar drásticamente ese proceso al consolidar todas las diversas permutaciones en una plantilla maestra. Mediante la lógica condicional, el software de automatización de documentos puede agregar o eliminar contenido para adaptarse a las necesidades del caso. Cuando hay cambios en la legislación, también es mucho más fácil actualizar las citas en su plantilla maestra que revisar cada variación de la plantilla individualmente.
Al igual que con el tiempo de redacción, también puede medir el tiempo dedicado al mantenimiento de plantillas de documentos antes y después de la automatización para ver cómo mejora.
Almost always, the same data is used repeatedly throughout the pendency of a case or matter within different sets of documents. To maximize the ROI from your document automation, you will need a system that allows you to reuse the data that has been input in order to build automated documents. To leverage the data repeatedly, the data must be stored in data tables. Having data tables means names can easily be modified and data reused to create additional automations and workflows.
Si bien es más difícil de cuantificar, otra fuente de ROI puede provenir de mejoras en la reputación de su empresa y en las relaciones con los clientes.
Among the key benefits of document automation are increased consistency and decreased drafting time. In other words: better legal services delivered faster.
Y ese es exactamente el tipo de cosas que entusiasmarán a sus clientes.
No se equivoque: la automatización no puede reemplazar a un abogado astuto. Pero si bien hay muchos procesos cotidianos que se adaptan bien a la automatización, algunos flujos de trabajo solo pueden automatizarse parcialmente. Y, por supuesto, siempre habrá asuntos únicos y delicados que requieran un tratamiento personalizado por parte del mejor talento que su empresa tiene para ofrecer.
Entonces, ¿cómo determina cuándo la automatización es el enfoque correcto?
Cuando intente decidir si una tarea o proceso podría o debería automatizarse, querrá hacerse algunas preguntas, como:
Para comenzar con la automatización de documentos legales, deberá encontrar el software adecuado. Hay varias variedades para elegir. Es importante comprender las diferencias, las fortalezas y las debilidades de cada opción para que pueda seleccionar la mejor solución para su empresa.
Algunas plataformas de gestión de consultas brindan funciones básicas de automatización de documentos, como portales de admisión de clientes, firmas electrónicas y la capacidad de completar documentos con datos del software de gestión de consultas. Sin embargo, no incluyen la lógica legal compleja necesaria para completar la mayoría de los documentos legales. Estas soluciones son las más adecuadas para automatizaciones de documentos simples de naturaleza más administrativa.
Las soluciones de software de ensamblaje de documentos independientes pueden ofrecer herramientas de generación de documentos más avanzadas o especializadas que las incluidas en una suite de gestión de consultas. Por ejemplo, pueden ofrecer bibliotecas de plantillas para jurisdicciones y/o áreas de práctica específicas. O pueden tener herramientas adicionales para revisar, aprobar o archivar electrónicamente los documentos creados.
Tenga en cuenta, sin embargo, que para obtener todos los beneficios de la automatización, un software independiente agregado a su pila de tecnología debe integrarse con sus plataformas principales de administración de documentos (o práctica o administración de casos).
Naturalmente, una plataforma sólida de gestión de documentos ofrecerá un conjunto completo de herramientas de ensamblaje y automatización de documentos para admitir incluso la lógica legal más compleja, incluidos cálculos, listas, bucles y cláusulas condicionales.
Un beneficio clave de esta opción es que la automatización está integrada en la misma interfaz que está utilizando para administrar sus documentos. Como resultado, puede automatizar aún más los flujos de trabajo de documentos, no solo generándolos, sino también revisándolos, aprobándolos, colaborando, compartiendo, organizando y protegiéndolos.
El software de automatización de documentos es una herramienta poderosa para los bufetes de abogados, pero generar documentos personalizados es solo un pequeño aspecto de la gestión de documentos en su conjunto.
Legal document management covers a broad range of essential tools and capabilities, including:
… y eso es solo la punta del iceberg.
Cuando esté considerando una solución de automatización de documentos, ya sea independiente o como parte de una plataforma de gestión de documentos o de gestión de prácticas, hay algunas características que querrá buscar.
En pocas palabras, no hay automatización de documentos sin la capacidad de crear plantillas. Una plantilla le permitirá identificar los campos del documento que se deben personalizar para cada cliente, caso o asunto. Cuando genera un documento automatizado, esos campos se completarán en función de los datos de origen de su CRM, software de gestión de prácticas, etc.
Algunas soluciones de automatización de documentos vendrán con una biblioteca integrada de documentos y formularios judiciales para ciertas jurisdicciones y áreas de práctica. Esto puede ahorrar tiempo, especialmente si su empresa aún no ha acumulado su propia biblioteca de documentos de uso frecuente.
Una vez que haya generado un documento, ¿dónde lo almacenará? Una solución de automatización de documentos debe ofrecer un almacenamiento seguro para sus documentos, o mejor aún, una integración perfecta con su sistema de gestión de documentos (DMS), para que pueda almacenarse rápidamente en el archivo de materia correcto.
Para documentos que son los mismos cada vez, las capacidades básicas de automatización de documentos harán el truco. Pero, ¿qué pasa con los tipos de documentos que ocasionalmente incluyen cláusulas adicionales u otras variaciones del formato estándar? Esto abarca la mayoría de los documentos legales.
Para automatizar estos documentos más complejos, debe aplicar la lógica condicional. Estas reglas le permiten mostrar texto, campos o cláusulas adicionales en un documento solo cuando se cumplen condiciones específicas.
Esta es una función imperdible porque la lógica condicional amplía enormemente las oportunidades de automatización de documentos.
There are many ways to automate document processes and workflows, but when we talk about document automation or document assembly, this is the central point: automatically populating document fields with data from another source. In other words, no more copy and paste!
Para reutilizar los datos que se han ingresado al sistema, debe tener tablas de datos para almacenar los datos. Dentro de las tablas de datos, se pueden editar los datos según sea necesario y se pueden reutilizar varias veces, eliminando la necesidad de volver a ingresar los mismos datos una y otra vez. Esto aumenta exponencialmente las ganancias de ahorro de tiempo de su sistema de automatización.
El trabajo no siempre sucede en el trabajo, por lo que todos sus sistemas esenciales deben estar accesibles en su dispositivo preferido, donde sea que necesite estar.
Cuando haya generado el resto del documento automáticamente, solo tiene sentido automatizar también los pasos restantes del proceso. ¡Enviar el documento personalizado para la firma electrónica y luego archivar de forma automática y segura el documento firmado lleva el proceso a la línea de meta!
Algunas características son agradables de tener, pero las integraciones de software son absolutamente esenciales. Su solución de automatización de documentos debe integrarse a la perfección con sus plataformas principales, como su sistema de gestión de documentos, sistema de gestión de correo electrónico y software de gestión de consultas.
Las soluciones verdaderamente perfectas le permiten trabajar directamente dentro de Microsoft Word para crear automatizaciones. Esto puede hacer que el proceso sea significativamente más fácil, ya que le permite a su equipo trabajar dentro de una interfaz con la que ya están familiarizados.
Keep in mind that most automation tools specialize in either Microsoft Word or PDF formats. If you expect to use both document formats, make sure the document automation software you choose will let you automate forms and documents in both Word and PDF formats.
Si desea crear clientes satisfechos sin mover un dedo, seleccione una solución de automatización que permita a los clientes autoservicio. Con un portal de autoservicio o un formulario en línea, sus clientes, nuevos o recurrentes, pueden seleccionar los servicios que necesitan y generar el documento totalmente personalizado que necesitan en minutos. Todo lo que le queda a su empresa por hacer es cobrar la tarifa.
El trabajo legal comienza y termina con los documentos; es por eso que el software de gestión y automatización de documentos son sistemas tan críticos para hacerlo bien. Pero con tantas opciones para elegir, ¿cómo selecciona la adecuada para su empresa?
Utilice la lista de funciones de automatización de documentos anterior para ayudarlo a determinar qué funciones de automatización son esenciales. Conocer sus factores decisivos hará que sea más fácil eliminar rápidamente las soluciones que no son adecuadas para su equipo.
If you’re looking for a document management system with document automation built-in, you’ll also want to explore the other features of the DMS to ensure it offers all the capabilities you need. Keep in mind that a cloud-based platform will offer the most flexibility when it comes to ease-of-access, third-party integrations, and more.
El costo del software de automatización de documentos puede variar desde herramientas económicas con características básicas hasta productos de gama alta que ofrecen un conjunto sólido de capacidades de automatización avanzadas. El precio también puede variar según la cantidad de usuarios que necesite, así como si elige un producto independiente o uno que sea parte de una plataforma de administración de documentos o de práctica.
Dependiendo de la carga de casos, la estructura de tarifas y los objetivos típicos de su empresa, el retorno de la inversión en la automatización de documentos puede ser significativo para ahorrar tiempo, replicar la experiencia, mejorar el equilibrio entre la vida laboral y personal y atraer y retener a los mejores talentos. También querrá tener en cuenta estas cosas a medida que avanza en el proceso de selección de software.
Cuando se trata de la automatización de documentos, desea una solución que se adapte bien a su pila tecnológica existente. Si elige un producto independiente, es absolutamente esencial tener una fuerte conexión API con sus plataformas principales. Sin una integración perfecta, seguirá habiendo pasos manuales en el proceso a medida que transfiera documentos del software de automatización a su sistema de gestión de documentos.
Como alternativa, puede elegir una solución de automatización de documentos que esté integrada directamente en su plataforma de gestión de documentos. Con esta opción, sus usuarios pueden crear flujos de trabajo de ensamblaje de documentos completamente automatizados, desde la entrada hasta el almacenamiento, sin tener que aprender a usar una interfaz de usuario completamente nueva.
El software que es demasiado difícil de aprender a menudo no se usa, y su inversión se va por el desagüe. Es por eso que desea una solución sin código para la automatización de documentos. El software sin código brinda a los abogados la flexibilidad para crear automatizaciones sofisticadas y personalizadas sin necesidad de aprender lenguajes de codificación complejos.
No hay mejor manera de familiarizarse con una plataforma de software que probarla. Una prueba de manejo le permite experimentar la interfaz del software, explorar las funciones disponibles y experimentar con nuevos flujos de trabajo. Asegúrese de probar cualquier software de gestión y/o automatización de documentos que considere adoptar para su empresa.
Cualquier software que utilice para crear o almacenar documentos confidenciales debe ser seguro. Antes de seleccionar una solución de software de gestión o automatización de documentos, debe examinar minuciosamente las capacidades de seguridad.
Vale la pena señalar que, en lugar de administrar todas las necesidades de seguridad internamente, muchas firmas de abogados confían en proveedores externos para respaldar la seguridad y el cumplimiento. Al seleccionar un DMS con una sólida seguridad integrada, las empresas obtienen certificaciones de cumplimiento de transferencia, capacidades más avanzadas y actualizaciones de seguridad más rápidas.
Comenzar con la automatización de documentos puede parecer un poco desalentador, pero aquí está la cuestión: puede ser un cambio absoluto para su empresa. Y además, el hecho de que su experiencia legal sea extremadamente valiosa para sus clientes no significa que tenga que ser extremadamente laboriosa para su equipo.
Con la automatización de documentos, puede brindar servicios legales de alta calidad a escala mientras reduce la carga de tareas tediosas. De hecho, automatizar toda esa experiencia es realmente una victoria para todos: sus abogados, sus clientes, su firma en general.
(Todos, es decir, excepto su competencia).
It should come as no surprise that automation is a fast-growing trend in the legal industry. And there’s no time like the present to take advantage of all the benefits document automation has to offer.
If you’re interested in exploring the possibilities of legal document automation at your firm, there are many software options available. One solution worth considering is PatternBuilder by NetDocuments.
Integrado directamente en la plataforma de administración de contenido NetDocuments basada en la nube, PatternBuilder es una solución de automatización de documentos legales sin código con capacidades avanzadas que incluyen lógica condicional, automatización de procesos de extremo a extremo, seguridad multicapa y certificaciones de cumplimiento, y más.
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