AI Responsibly with ndMAX
AIIM es la Asociación de Gestión Inteligente de la Información y su misión principal es ayudar a las organizaciones a mejorar el rendimiento transformando la forma en que se gestiona la información. AIIM proporciona investigación, capacitación y certificación independientes a más de 155,000 miembros.
El equipo de NetDocuments ha patrocinado y respaldado el informe de investigación anual de AIIM durante los últimos dos años. Recientemente, como seguimiento del informe de observación de la industria 2022, NetDocuments y AIIM produjeron un seminario web conjunto que abordó el tema del riesgo empresarial frente al valor empresarial en el contexto de la gestión de la información.
En el seminario web, me acompañó Peggy Winton, presidenta y directora ejecutiva de AIIM. Nos enfocamos en evaluar el valor derivado de la información en comparación con el riesgo comercial inherente a que se administre de manera deficiente o no se administre en absoluto. La información tiene un gran valor, pero solo si es relevante y se utiliza de manera productiva para beneficiar a su empresa. Por ejemplo, con información comúnmente conocida como ROT (redundante, desactualizada, trivial) existe un valor bajo y un alto riesgo asociado. Sin comprender exactamente de qué se compone la información o el propósito comercial previsto, podría presentar amenazas legales y reglamentarias, además de consumir espacio innecesario.
Durante muchos años, AIIM adoptó un enfoque muy teórico: propugnar los maravillosos beneficios de una buena gestión de la información para los resultados de una empresa en los niveles estratégicos más altos. Este enfoque sin duda generó buenas conversaciones en los negocios donde intentaba aplicarlo como miembro de AIIM. Por ejemplo, AIIM se esforzó mucho en explicar los beneficios de una estrategia de gestión de contenido empresarial (ECM). Mi último trabajo en el Reino Unido fue como gerente de programa para una iniciativa de ECM que se consideraba una transformación digital, aunque el término popular aún no se había acuñado. Al mudarme a Canadá, trabajé como consultor interno de estrategia de ECM en un banco muy grande, por lo que algunas organizaciones sin duda estaban aplicando la teoría.
Más allá de los beneficios de ECM, un tema que se repetiría constantemente al buscar un presupuesto para financiar iniciativas de gestión de la información sería el del cumplimiento, junto con el papel de la gestión de la información para cumplir con los objetivos de cumplimiento. Eso podría incluir el cumplimiento normativo específico aplicado a una industria regulada como la banca, o podría ser el cumplimiento de las leyes de privacidad, la política de gestión de registros internos o alguna otra norma y regulación nacional, industrial o específica del sector. Sin buenas prácticas, políticas y sistemas de gestión de la información, las organizaciones son vulnerables al riesgo, y esto no debe ser utilizado como una táctica de miedo por parte de los proveedores de ECM para descuidar la entrega de buenas soluciones basadas en precios.
Utilizando los grandes cambios en todo tipo de industrias provocados por la pandemia mundial, junto con el informe de investigación anual 2021, Peggy se centró en si la empresa consideraba que los esfuerzos de administración de la información agregaban valor y si las estrategias de administración de la información estaban completamente alineadas con estrategias de negocios.
En el informe de la industria, los encuestados dieron a sus organizaciones puntajes lamentablemente bajos, con un promedio de C menos. La investigación de 2022 siguió el mismo camino. Los encuestados respondieron nuevamente que la industria de gestión de la información en su conjunto carecía de impulso para alcanzar los objetivos comerciales. Por eso, Peggy nos llevó a todos a la tarea en la 2022 conferencia AIIM en Denver, enfocando su discurso de apertura en alejarse de vender a través del miedo al abordar el riesgo y el cumplimiento, y promover las ventajas que podríamos aportar al negocio al ayudar a las unidades comerciales a generar ingresos y margen.
Mi respuesta personal a esto fue la infografía que puedes encontrar vinculada aquí. Si bien no todas las industrias están fuertemente reguladas y vender las ventajas de una buena información basada en el cumplimiento no siempre es un gran concepto, todas las empresas tienen que lidiar con el riesgo comercial. Mi opinión es que realmente hacer un buen trabajo de gestión de la información reduce el riesgo comercial como una ventaja mínima y, cuando se enfoca en los problemas correctos, puede agregar un potencial considerable para generar ingresos.
Desarrollé la matriz simple que puede encontrar en la infografía como punto de partida para discutir el riesgo comercial versus el valor comercial en el contexto de la gestión de la información. No es una herramienta compleja ni demasiado sofisticada, pero esperamos que sea útil para los lectores como punto de partida para conversaciones internas con las partes interesadas adecuadas. Durante el seminario web reciente con AIIM, encuestamos a los asistentes y la mayoría encontró que la matriz simple era muy beneficiosa, como espero que usted también lo haga.
Los clientes de NetDocuments han tomado medidas para implementar la gestión de información y documentos con nuestra plataforma segura en la nube. El riesgo empresarial se gestiona asegurándose de que los documentos no estén dispersos o sin gestionar en recursos compartidos de archivos, escritorios, bandejas de entrada y otros sistemas y repositorios de origen dispares.
NetDocuments proporciona características y funcionalidades adicionales a través de nuestra solución que mejoran la gestión de la información y habilitan sus procesos comerciales para que pueda ser eficiente y productivo, agregando valor comercial y generando ingresos, al mismo tiempo que reduce el riesgo.
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Sobre el Autor: Jed Cawthorne es Gerente Principal de Producto en NetDocuments. Participa activamente en la innovación y gestión de productos y trabaja en estrecha colaboración con los clientes para garantizar un servicio y productos de calidad y una experiencia de usuario superior y superior. Jed ha sido miembro de la comunidad AIIM durante más de 20 años. Es un profesional de la información certificado (CIP) desde hace mucho tiempo y este año tuvo el gran honor de ser incluido en el Compañía AIIM de becarios. AIIM define a los becarios como un grupo de miembros que han realizado contribuciones a través de nuevos campos de educación, aplicaciones, publicaciones o voluntariado que han beneficiado materialmente el crecimiento de la industria de gestión de información inteligente (IIM).
