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ChatLink: la mejor integración de Microsoft Teams para profesionales legales

Por:
El equipo de NetDocuments
abril 2, 2021

En nuestra nueva realidad, donde el trabajo remoto es la norma, las herramientas de mensajería instantánea se han convertido rápidamente en la mejor opción tecnológica para los profesionales legales. Microsoft Teams, en particular, ha experimentado un crecimiento explosivo durante el último año, convirtiéndose en un verdadero portal de productividad.

En NetDocuments, hemos estado innovando junto a Microsoft durante más de 20 años, construyendo integraciones con sus herramientas para respaldar las necesidades detalladas de seguridad y cumplimiento del trabajo legal al tiempo que protege las eficiencias que ofrecen los productos de Microsoft. Reconocimos el impacto que software de mensajería instantánea como Teams podría tener en el trabajo legal desde el principio, y el riesgo potencial de propagación de documentos que introduciría si se administrara incorrectamente.

Desafortunadamente, debido a las rápidas implementaciones de tecnología en respuesta a los requisitos de trabajo remoto, las organizaciones de todo el mundo ahora están experimentando la consecuencias de la gobernanza de la información rota procesos y la búsqueda de formas de recoger los pedazos.

Preservando la experiencia del usuario

Microsoft Teams ya permite a los profesionales legales mantenerse conectados y colaborar sin problemas. Con la incorporación de aplicaciones integradas, como NetDocuments, Teams puede convertirse en una solución todo en uno para la creación de documentos en un entorno seguro y compatible.

Sin tener que salir del portal principal, los usuarios de Teams pueden acceder a aplicaciones no relacionadas con Microsoft como NetDocuments, eliminando distracciones y agilizando el trabajo diario. De hecho, los clientes de NetDocuments que utilizan ChatLink puede operar en Teams mientras comparte enlaces de documentos, edita archivos, proporciona comentarios, actualiza listas de tareas y más, todo mientras mantiene los archivos organizados y protegidos dentro de la plataforma NetDocuments.

Solo eche un vistazo a este extracto de un seminario web reciente de ILTA y Microsoft, que exploró cómo NetDocuments y Teams trabajan juntos para respaldar la productividad y la seguridad de los documentos:

Respuestas a sus preguntas

Consolidar su experiencia laboral puede ser relativamente sencillo, pero aún quedan preguntas importantes sobre cómo interactúan Teams y un sistema de administración de documentos (DMS) como NetDocuments.

A continuación, se muestran las preguntas principales que se hicieron durante nuestras secciones de preguntas y respuestas en vivo de los seminarios web que celebramos recientemente con Microsoft. ¿Ten mas? Vea nuestro seminario web a pedido aquí o envíanos un mensaje aquí.

¿Cómo interactúan las pestañas Archivos y Publicaciones de Teams con NetDocuments?

La pestaña Archivos se conecta directamente a SharePoint o OneDrive, lo que significa que se debe utilizar un tercero para devolver los archivos al DMS. Los proveedores como nosotros estamos en deuda con Microsoft por esta funcionalidad, pero están trabajando con nosotros para hacer que la conexión de Teams y NetDocuments sea más elegante.

¿NetDocuments tiene que estar en la nube para aprovechar la integración de Teams?

Como DMS basado en la nube, el contenido de NetDocuments ya existe en la nube, por lo que puede usar esta funcionalidad en Teams inmediatamente a través de nuestra integración ChatLink.

¿Qué producto necesita licencia de ND para esta integración?

Los clientes actuales solo necesitan activar el PLAN SOLUCIÓN. Para obtener más información sobre la descarga de PLAN este folleto.

¿Qué tipo de controles puedo implementar para asegurarme de que solo los asuntos que quiero que se muestren estén visibles en los canales de Teams?

La visibilidad de la materia es completamente configurable. Los administradores pueden programar asuntos para que aparezcan automáticamente, crear flujos de trabajo de aprobación, controlar la lista disponible de asuntos, restringir los asuntos a los que los usuarios pueden acceder en un canal, etc.

¿Se puede conectar NetDocuments a canales públicos o privados?

Si. Independientemente de quién pueda ver un canal, nuestra integración de ChatLink lo conectará a la interfaz de NetDocuments.

¿Estos enlaces solo aparecen en "publicaciones" o aparecerán en "Archivos"?

Los enlaces de documentos nunca se almacenan en la pestaña Archivos de Teams para mantener sus documentos seguros en el repositorio de NetDocuments.

¿Cuándo podrán los usuarios guardar mensajes de chat en NetDocuments?
Pronto estaremos reflejando los mensajes de la pestaña Publicaciones en ndThread, permitiendo que los chats se guarden (si lo desea) en NetDocuments. Esta será una opción configurable por canal.

¿Se pueden vincular los espacios de trabajo de materia de NetDocuments a equipos en Microsoft Teams en lugar de a canales?
No. Debido a la infraestructura del equipo de Microsoft, solo los canales se pueden vincular a los espacios de trabajo de NetDocuments.

¿Un correo electrónico de enlace seguro enviado a través de Teams tiene que ser para un usuario externo configurado en NetDocuments con CollabSpaces o puede ir a cualquier persona?
Un enlace seguro puede ir a cualquier persona que tenga una dirección de correo electrónico.

Si ya existe un canal de Teams y se agrega ChatLink, ¿los usuarios podrán acceder a los documentos que ya están almacenados en NetDocuments?
¡Sí! Eso es exactamente para lo que se utiliza la aplicación NetDocuments. Agregar y eliminar canales no tiene ningún impacto en la información almacenada dentro de la plataforma NetDocuments. Simplemente proporciona un punto de acceso diferente (Teams) a los espacios de trabajo, análisis y herramientas de productividad de NetDocuments.

Elimina distracciones con ChatLink

Para satisfacer las crecientes demandas de los clientes, los abogados deben confiar en aplicaciones que aceleren los procesos más que nunca. Pero cambiar entre varias plataformas y software puede resultar engorroso y molesto. Para desempeñarse en su mayor potencial, los profesionales legales requieren soluciones que les permitan mantenerse enfocados en la tarea que tienen entre manos.

Es por eso que ChatLink es tan revolucionario ya que permite a los profesionales legales lograr casi todo lo relacionado con la creación de documentos, como ediciones, comentarios, revisión de llamadas, distribución y más en una sola interfaz. Los clientes de NetDocuments en todo el mundo ya han pasado a operar completamente dentro del entorno de Teams y, en última instancia, están entregando trabajo más rápido a sus clientes sin sacrificar ni un ápice de calidad o seguridad.

Si sus equipos legales están listos para operar con un software que funcione para ellos y no en su contra, es hora de llamarnos al (866) 638-3627 o programar una demostración.

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