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Comparación de NetDocuments y SharePoint: una vista del mundo real

Por:
Jed cawthorne
diciembre 4, 2019

Es la época del año en que se realizan conferencias sobre tecnología de la información. NetDocuments ha celebrado conferencias exitosas en Salt Lake City (EE. UU.), Londres (Reino Unido) y nuestros clientes de toda la región de Asia-Pacífico se congregan en Sydney, Australia esta semana. Del mismo modo, Microsoft celebró su masiva conferencia Ignite hace un par de semanas. Por supuesto, al igual que NetDocuments anunció nuevas características y funcionalidades en Elevate, debido a su tamaño y escala, Microsoft generalmente inunda la prensa de la industria de TI con anuncios de productos de toda su amplia gama de productos.

Desde la perspectiva de SharePoint, muchos de los anuncios de este año fueron de naturaleza administrativa un tanto geek, como las mejoras en el centro de administración, el aumento de los límites de la colección de sitios y la capacidad de ejecutar SharePoint Server 2019 en Azure Stack. La conferencia del año pasado introdujo la idea de sitios de inicio, sitios de concentradores y otras mejoras al potencial de SharePoint Online listo para usar para proporcionar una gran Intranet corporativa.

He tenido una relación personal de amor y odio con SharePoint desde que se inventó. Recuerdo que cargué un CD en un servidor Dell y construí una instalación de SharePoint 2001 para la Facultad de Ciencias de la Open University (Reino Unido) en 2001, y se convirtió en un pequeño sitio de intranet útil para los 350 -ish. Mirando hacia atrás en las características y funcionalidad de esa primera versión hace 18 años, nadie puede argumentar que el producto ha avanzado mucho desde entonces; NetDocuments ha evolucionado a un ritmo similar en ese tiempo, por supuesto que tuvimos la ventaja de estar en la nube desde el principio, por lo que no se requieren CD / DVD para la instalación en servidores 2000 de Windows. En aquellos días originales, mi enfoque estaba en SharePoint como una intranet, luego me convertí en jefe de una iniciativa de administración de contenido empresarial (ECM) para la Universidad e implementé lo que en ese entonces era EMC Documentum, para una “administración de contenido serio”. Por supuesto, a medida que SharePoint ha evolucionado en su camino hacia las variantes actuales de SharePoint Online y SharePoint Server 2019, sus capacidades de administración de documentos han mejorado mucho, pero nunca ha sido un sistema de administración de documentos especializado y con un enfoque estricto; en realidad, es más una plataforma de colaboración con algunas funciones de DM, y como ahora hay un sitio de SharePoint "oculto" que proporciona el almacenamiento para cada instancia de Teams, parece continuar por ese camino evolutivo.

Entonces, ¿por qué ha sido una relación de "amor-odio"? Bueno, porque durante gran parte de esos 18 años, SharePoint podía hacer entre un 50% y un 75% de lo que quería que hiciera, pero a menudo le faltaban ciertas funciones o me obligaba a comprar complementos de terceros. o gastar mucho dinero para personalizar. En un momento u otro, la plataforma se ha comercializado como una plataforma de desarrollo para hacer todo, en una intranet lista para usar. En este momento, con experiencia reciente como líder en un lugar de trabajo digital, diría que estoy nuevamente enamorado de la capacidad de SharePoint para crear una intranet altamente funcional, prácticamente lista para usar.

NetDocuments, por otro lado, no es una herramienta adecuada para construir una intranet corporativa para una gran organización global, porque proporcionamos una plataforma de gestión de documentos especializada. Al ser mucho más pequeños que Microsoft, podemos tener un enfoque láser en nuestra misión principal: proporcionar una plataforma de gestión de documentos legales altamente segura y basada en la nube. Nuestro viaje durante el mismo período se ha centrado en desarrollar nuestra funcionalidad principal de gestión de documentos, nuestras características de seguridad y cumplimiento y en aprovechar nuestra tecnología en la nube para proporcionar tecnologías de colaboración enfocadas de manera similar; permitiendo que los bufetes de abogados, los departamentos legales corporativos y los clientes con necesidades similares compartan información de forma segura a través de las fronteras corporativas. Es por eso que los lectores de KMWorld nos honraron recientemente con el premio KMWorld Readers 'Choice inaugural a la mejor plataforma de cumplimiento y seguridad de la información.

Si bien SharePoint ha evolucionado hasta convertirse en un gran conjunto de productos, nunca ha estado en el mismo camino evolutivo que NetDocuments, y hemos desarrollado la funcionalidad de gestión de documentos centrada en la materia, altamente segura y galardonada que requiere la industria legal.

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