Adopción de DMS: los detalles están en la parte de datos 2 de 3

Sin metas y medidas establecidas, es difícil saber si ha dado en el blanco o si necesita cambiar de rumbo. La recopilación y el análisis de datos pueden ayudar a trazar un camino útil y brindar orientación para impulsar un proyecto o iniciativa, como implementar un sistema de gestión de documentos (DMS).

Querrá comenzar su implementación con el pie derecho estableciendo objetivos e identificando las métricas para medir el éxito en cada etapa del proyecto. Al tener metas INTELIGENTES (Sespecífico en lo que está tratando de lograr, asegurándose de que sea METROfácil y Amantenible Rrelevante para el negocio, y tener una Timeframe), puede facilitar la identificación y el seguimiento de las métricas adecuadas que se relacionan directamente con sus objetivos. [i]

LA ETAPA ANTERIOR

Conoce tu punto de partida. En las primeras etapas del proyecto, realice encuestas, grupos focales y entrevistas en toda la organization para informar a su equipo de integración, así como a su estrategia de comunicación y aprendizaje. Es necesario recopilar puntos de datos de referencia para el uso, las necesidades y los problemas de los sistemas antes de la implementación para tener algo con lo que comparar los números posteriores a la implementación. No sabrá qué tan lejos movió la aguja si no sabe dónde comenzó.

Verifique su posición actual. Las comunicaciones tempranas son parte de una estrategia eficaz de gestión del cambio para eliminar la confusión y reducir el rechazo [ii], así como una estrategia de aprendizaje sólida para sentar las bases iniciales del conocimiento. [Iii] Medir la reacción de las personas a los mensajes y el preaprendizaje puede ser un indicador temprano de su intención de aceptar el cambio. [iv] Una forma de medir las reacciones es reuniendo evidencia anecdótica:

• Cuando comparta detalles del cambio, observe y observe el lenguaje corporal y el tono de las personas. ¿Asienten o sacuden las cabezas? ¿Caras sonríen o fruncen el ceño? ¿Las preguntas son inquisitivas o desafiantes? ¿El tono es positivo o negativo?
• Aproveche a los patrocinadores y supervisores para comunicarse con sus equipos y recopilar comentarios. Preguntas simples como, “¿Viste / escuchaste el mensaje? Cual es tu reaccion? ¿Qué preguntas o inquietudes tienes? ¿Qué te gustó / no te gustó? " abre la puerta a la discusión.

Sea ágil. Mide la emoción detrás de las respuestas. La confusión indica que las personas no saben por qué está ocurriendo el cambio, mientras que la resistencia indica que las personas no entienden cómo el cambio los beneficiará o afectará. [V] Al diagnosticar las deficiencias de sus esfuerzos de comunicación con anticipación, tiene tiempo para ser ágil y corregir el rumbo antes del despliegue.

LA DURANTE ETAPA

Involucrar a los alumnos. Como capacitador, en el momento de aprender, haga preguntas abiertas para medir la comprensión y el conocimiento de la audiencia. [Vi] Haga un seguimiento de las preguntas y compártalas con el equipo del proyecto, utilícelas para crear una lista de preguntas frecuentes o una base de conocimientos. Si nota que una persona tiene una cantidad excesiva de preguntas, notifique al equipo de soporte que la persona puede necesitar un poco de atención adicional.

Busque tendencias. Durante y después de la capacitación, realice un seguimiento y busque tendencias en preguntas o problemas. Esto puede indicar la necesidad de ajustar la capacitación, proporcionar un taller justo a tiempo o crear contenido adicional. Planifique para la posibilidad de que surjan nuevas necesidades. Es normal que al hacer algo por primera vez surjan más preguntas. Espere un aumento en el servicio de asistencia técnica y las llamadas de soporte durante la primera semana y disminuyendo cada día. Este es un indicador de cambio de aplicación y comportamiento. [Vii] Las preguntas también pueden cambiar a un nivel más avanzado a medida que las personas aumentan su uso, otra indicación positiva, así que considere tener un plan para codificar el nivel de preguntas.

LA ETAPA POSTERIOR

Vuelva a ejecutar los informes de uso del sistema. Una semana, dos semanas, un mes, tres meses y seis meses después de la implementación, vuelva a ejecutar los informes de uso del sistema y compárelos con el informe anterior. [Viii]

Analizar y actuar. No recopile datos por el bien de los datos, analícelos y extraiga conclusiones de ellos.luego tome la acción apropiada.

Haga que la gente rinda cuentas. Lo que se mide se hace. Aproveche a los patrocinadores y supervisores para realizar entrevistas, comunicarse con los empleados, observar el comportamiento y fomentar el cumplimiento para reforzar el cambio según sea necesario.

Cuantificar y calificar los datos. Con el tiempo, los datos comienzan a contar una historia. Busque los principales indicadores de éxito, como el cumplimiento con el nuevo sistema, el tiempo de procesamiento, los puntajes de satisfacción de los empleados, menos informes de incidentes críticos y hallazgos de auditoría. [Ix]

El éxito detrás del logro de los objetivos está determinado en gran medida por qué tan bien se definen y miden. El poder de los datos se encuentra en los detalles y en lo que elegimos hacer con ese conocimiento. Deje que los datos sean su guía a lo largo de cada etapa de un proyecto para garantizar una transición sin problemas y un resultado positivo.

Por Carolyn Humpherys, consultora de gestión del cambio y el aprendizaje en Travelling Coaches

[i] Objetivos inteligentes

[ii] Modelo ADKAR de Prosci para el cambio

[iii] Taxonomía de Bloom

[iv] Cuatro niveles de evaluación de Kirkpatrick: nivel 1

[v] Modelo ADKAR Gap

[vi] Nivel de Kirkpatrick 2

[vii] Nivel de Kirkpatrick 3

[viii] Nivel de Kirkpatrick 3

[ix] Nivel de Kirkpatrick 4