Un hombre con traje acerca la cámara con el dedo para deslizar un ícono de correo electrónico.

Cómo el correo electrónico predictivo mejora el gobierno de la información de los bufetes de abogados

Por:
El equipo de NetDocuments
Publicado en:
enero 19, 2016

No hay duda al respecto: la gobernanza eficaz de la información es una empresa enorme, y el correo electrónico sigue siendo uno de los contenidos más difíciles (aunque importantes) de gestionar.

Desde asegurar una transferencia de conocimiento exitosa hasta una correcta clasificación y cumplimiento, el correo electrónico trae un conjunto único de desafíos a la estrategia de administración de contenido de una empresa. La forma en que se maneja el correo electrónico en términos de almacenamiento, etiquetado, archivo y colaboración en toda la empresa puede respaldar u obstaculizar esa estrategia.

Hay mucha presión para hacerlo bien. Las preocupaciones en torno a la seguridad, el cumplimiento y las auditorías siguen siendo una prioridad para los clientes, y los abogados deben cumplir con esas expectativas crecientes para seguir siendo competitivos. y obediente.

Es por eso que los bufetes de abogados necesitan una estrategia sólida de gobernanza de la información, pero especialmente una que aborde los desafíos del correo electrónico, agilice los flujos de trabajo de gobernanza vitales y satisfaga tanto a los clientes como a los abogados.

La tecnología de archivo predictivo de correo electrónico está cambiando el juego

La gestión manual del correo electrónico no es una opción cuando se trata de la gobernanza de la información. Dado que los abogados reciben docenas, si no cientos, de correos electrónicos por día, puede resultar increíblemente difícil y llevar mucho tiempo asegurarse de que cada correo electrónico se guarde en el archivo de asunto correcto (sin archivos duplicados).

Afortunadamente, existe una solución que ayuda a los abogados a archivar sus comunicaciones digitales de forma rápida y precisa: una sistema de gestión de correo electrónico con archivo predictivo de correo electrónico.

La tecnología de archivo predictivo de correo electrónico cambia la forma en que los bufetes de abogados capturan y administran el correo electrónico, lo que hace que las bandejas de entrada de los abogados sean más organizadas, colaborativas y eficientes.

Aprovechando la inteligencia artificial (IA), esta herramienta utiliza comportamientos de toda la empresa para identificar rápidamente posibles ubicaciones de presentación y proporcionar una clasificación de precisión. Luego, los abogados simplemente confirman la ubicación de la presentación y establecen los derechos de acceso, si es necesario ... y luego mantienen su impulso con presentaciones automáticas para los correos electrónicos posteriores en la cadena, eliminando las interrupciones causadas por navegar a través de una estructura de carpetas compleja para encontrar el destino de archivo correcto para cada Email.

¿La mejor parte? A medida que más usuarios de su empresa aprovechan la tecnología, más inteligente y precisa se vuelve.

When paired with a highly secure legal document management system (DMS), law firms can be more confident in the compliance and security of their email and their information governance strategy.

Los beneficios del archivo predictivo de correo electrónico

Con la tecnología de archivo predictivo de correo electrónico, los abogados y bufetes de abogados obtienen una variedad de beneficios útiles, que incluyen:

  • Archivo de correo electrónico más rápido y preciso
  • Archivos de materia más completos
  • Menos interrupciones en el flujo de trabajo
  • Mayor eficiencia y productividad
  • Evite presentaciones duplicadas
  • Reducción del tiempo de incorporación de nuevos abogados
  • Control sobre los permisos de acceso de los usuarios
  • Seguridad y cumplimiento mejorados

¿Cuáles son los riesgos de no utilizar la tecnología de gestión de correo electrónico?

Esto es lo que pasa con la administración manual de correo electrónico: puede complicarse rápidamente. Cuanto más complicado sea el flujo de trabajo, es menos probable que las personas lo sigan, lo que puede resultar en un archivo incorrecto, contenido duplicado, archivos de asuntos incompletos e incumplimiento.

Entonces, ya sea que una solicitud de auditoría provenga de un cliente o de una entidad legal, los riesgos y la responsabilidad de la administración manual del correo electrónico son reales.

Es cierto que la gestión eficaz de registros, la gestión del conocimiento y la gobernanza de la información aún requieren esfuerzo (y sentido común). Pero la realidad es que la tecnología de administración de correo electrónico puede mejorar drásticamente la situación de gobierno de un bufete de abogados simplemente haciendo que sea más fácil para los abogados mantenerse al día.

Conozca ndMail

Además de la plataforma líder de administración de documentos basada en la nube para profesionales legales, NetDocuments ofrece un excelente sistema de administración de correo electrónico: ndMail.

ndMail conecta los correos electrónicos directamente a la sólida seguridad de NetDocuments que es esencial para las estrategias de gobierno de la información y el cumplimiento de las firmas de abogados. También proporciona un conjunto completo de herramientas integradas en Outlook y Gmail para ayudar a los profesionales legales a ser más organizados y productivos, incluida la presentación predictiva de correo electrónico, ya sea en un escritorio o en un dispositivo móvil.

Mire el video a continuación para ver lo rápido y fácil que es usar el archivo predictivo de correo electrónico en ndMail:

Preguntas frecuentes sobre el archivo predictivo de correo electrónico y ndMail

P: Cuando soy uno de los destinatarios de un correo electrónico y elimino mi copia de mi buzón, ¿sigo teniendo acceso a la copia que se completó globalmente?

R: Sí, todavía tiene acceso al correo electrónico archivado en NetDocuments asumiendo que alguien no ha eliminado su seguridad de ese elemento.

P: ¿Cómo se presenta en dispositivos móviles?

R: La misma funcionalidad que disfruta en sus aplicaciones de escritorio está disponible a través de nuestra aplicación móvil. Eso incluye archivo predictivo, carpetas mapeadas y archivo de conversaciones.

P: ¿Cómo se ponderan las predicciones en términos de los diversos bits de información que miran, es decir, la línea de asunto tiene más peso que las palabras clave en el cuerpo del correo electrónico?

R: Las ponderaciones que usamos se han perfeccionado durante más de la última década. Hay varias ponderaciones con algunas (como conversación / ID de hilo o tema) ponderadas más que otras. Comuníquese con nosotros si desea obtener más información.

P: ¿Puede volver a presentar algo si lo hace en el lugar "incorrecto" inicialmente?

R: Sí, puede desmarcar la casilla junto a la ubicación incorrecta y marcar la casilla junto a la ubicación correcta.

P: ¿Puede describir la barra de herramientas debajo del panel de archivo? Además, ¿cómo se ve si el panel de lectura está en la parte inferior de la pantalla?

R: La barra de herramientas en la parte inferior de la pantalla tiene algunas opciones más avanzadas para archivar mensajes de correo electrónico. Incluye cosas como poder bloquear el mensaje de correo electrónico solo para las personas que lo recibieron o enviaron en el caso de un correo electrónico confidencial. Ese correo electrónico también se bloqueará cuando llegue a NetDocuments. Con el panel de lectura en la parte inferior de la pantalla, aún puede elegir dónde se muestra el panel de archivo. Para saber cómo, comuníquese con su representante de ventas para obtener una demostración detallada.

P: ¿Ofrece esto la posibilidad de archivar en bloque desde mi bandeja de entrada?

A: si. Puede seleccionar varios mensajes de correo electrónico o todos los mensajes de correo electrónico en una carpeta y archivarlos al mismo tiempo.

P: Si compro la solución ORGANIZE, ¿también tengo que comprar ndMail? ¿Se requiere ndOffice para usar EM?

R: No. ndMail es parte de ORGANIZE y automáticamente tiene acceso a él para su organización como parte de ese paquete de solución. 

P: ¿Es posible guardar un archivo adjunto como una nueva versión de un documento existente en NetDocuments?

R: Sí, puede guardar un archivo adjunto como una nueva versión de un archivo existente o convertir los archivos adjuntos a un PDF antes de enviarlo sin tener que modificar el archivo original.

P: ¿La búsqueda de texto completo también busca archivos adjuntos?

R: Sí, lo hace.

P: ¿Puede reenviar un correo electrónico o responder a un correo electrónico de ndMail?

R: Sí, puedes.

P: ¿Puede configurar el panel de archivos para que muestre los números de materia?

R: Sí, puedes.

P: ¿Cómo funciona la asignación de carpetas?

R: Puede asignar carpetas de Outlook a NetDocuments para que los correos electrónicos agregados o movidos archivados a una carpeta de Outlook asignada se carguen automáticamente en la ubicación de NetDocuments especificada.

P: ¿Cuál es el tamaño de empresa objetivo para este producto?

R: ndMail puede beneficiar a firmas y equipos legales corporativos de todos los tamaños. Tenemos firmas que van desde prácticas individuales hasta 3000 + usuarios.

P: ¿Puede arrastrar y soltar correos electrónicos en el área Mis carpetas?

R: Sí, puedes.

P: ¿Puede utilizar el panel de archivos para enviar un correo electrónico a varios asuntos?

R: Sí, puedes. Es tan simple como marcar las casillas junto a los asuntos que desea presentar.

Transforme su correo electrónico en un motor de productividad

El correo electrónico no tiene por qué agotar su tiempo. Con soluciones modernas como ndMail, su bandeja de entrada puede convertirse en su herramienta más importante para mantener la organización, cumplir con los requisitos de cumplimiento y brindar solo lo mejor en servicios al cliente.

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