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Todo lo que necesita saber sobre la integración de la firma electrónica de NetDocuments + DocuSign

Por:
El equipo de NetDocuments
diciembre 20, 2021

Para ofrecer una experiencia más fluida, NetDocuments y DocuSign crearon una integración que le permite enviar, recibir y rastrear sobres de DocuSign en su entorno NetDocuments. No más descargar, guardar y cargar archivos. Negociar un contrato puede ser difícil, pero ejecutarlo no tiene por qué serlo.

¿Quién tiene acceso a la integración?

Para aprovechar la NetDocuments + DocuSign eSignature integración, necesita la solución NetDocuments ORGANIZE y una licencia DocuSign eSignature.

Puede ponerse en contacto con su administrador de cuentas de NetDocuments cuando esté listo para activar la integración en su entorno de NetDocuments. Luego, lo habilitará en la sección "Otros" de la consola de administración de NetDocuments.

Después de la integración, su equipo puede comenzar. Cada usuario debe iniciar sesión con sus credenciales de DocuSign al enviar documentos para su firma. La cuenta del usuario de NetDocuments no está vinculada a su cuenta de DocuSign. Su equipo puede usar varias cuentas. Para ahorrarles a todos algo de tiempo, NetDocuments recuerda las credenciales de la cuenta durante 30 días, por lo que no tiene que iniciar sesión cada vez.

¿La integración afecta su contenido de DocuSign?

Todo el mundo quiere saber si perderá sus funciones de DocuSign. ¡No! Una ventaja de esta integración es que sus documentos comienzan y terminan en la solución NetDocuments. Es eficiente y seguro. Sin embargo, puede acceder a su cuenta de DocuSign para trabajar con su contenido allí y sus funcionalidades. Aún se beneficiará de los flujos de trabajo, la configuración de notificaciones y la pista de auditoría.

Sabemos que las plantillas ayudan a su equipo a mantenerse en sintonía y a trabajar de manera eficiente. No perderá: puede utilizar las plantillas de DocuSign que ya ha creado con esta integración. Todo lo que esté acostumbrado a hacer en DocuSign, puede continuar haciéndolo.

Una aclaración importante es que los documentos que comienzan en DocuSign no se transfieren a su plataforma NetDocuments. Por ahora, solo los documentos en los que comienza el proceso de firma en NetDocuments vuelven automáticamente a NetDocuments.

En cuanto al certificado, lo encontrará en DocuSign igual que antes. En el futuro, también podrá almacenarlo en NetDocuments.

Cómo funciona: respuestas a sus preguntas

Puede crear un documento en NetDocuments y usar DocuSign para enviarlo para su firma. A través de esta integración, nunca tendrá que salir de NetDocuments para ejecutar acuerdos. Es una solución simple, eficiente y todo en uno, y no es necesario que su equipo guarde nada localmente.
Actualmente, solo puede enviar un documento a la vez; no puede enviar varios juntos a través de esta integración. Sin embargo, puede utilizar SetBuilder para combinar varios documentos en un solo PDF. Es una solución alternativa útil hasta que implementemos el siguiente conjunto de funciones.

En cuanto a la creación de una orden de firma para varios destinatarios, puede establecer una en la pantalla NetDocuments o en DocuSign antes de enviar un documento.

Después de enviar un sobre para las firmas, NetDocuments “bloquea” el documento, evitando que alguien lo vuelva a enviar a través de DocuSign. En NetDocuments, verá un pequeño logotipo de DocuSign después del nombre del archivo. Para enviar un documento por segunda vez, tendría que anular y volver a crear el flujo de trabajo de la firma.

Mientras el sobre esté en manos de otras partes, usted y cualquier compañero de la lista de documentos pueden realizar un seguimiento de su estado, incluido quién ha recibido, visto y firmado el acuerdo. Esta integración ofrece una visibilidad completa del proceso de aprobación.

Una vez que los destinatarios firman el documento, vuelve a NetDocuments como un documento nuevo. El proceso de firma de DocuSign crea un PDF completamente ejecutado con todas las firmas. Encontrará el nuevo archivo en la misma carpeta de NetDocuments que el original con "(Firmado)" agregado al Nombre del documento.

¿Quiere enviar el documento a otra persona que no sea un firmante? No hay problema. NetDocuments le permite agregar destinatarios adicionales y también puede editar esto en DocuSign.

Cuando se trata de realizar un seguimiento de un documento, recibirá notificaciones de DocuSign de la misma forma que siempre. DocuSign enviará notificaciones por correo electrónico a los creadores y firmantes del documento. Además, podrá ver el estado de su flujo de trabajo de firma en el panel de detalles del documento en NetDocuments.

Sabemos que se necesita tiempo para acostumbrarse a una nueva integración y flujo de trabajo. Si tiene otras preguntas, encontrará documentación en nuestro sitio de soporte.

Nuestros Próximos Pasos

En la Fase 2, la integración de DocuSign estará disponible en la solución DELIVER de NetDocuments, que incluye SetBuilder. Otras características que esperamos poder desenrollar son:

  • Envío de varios documentos en un sobre;
  • Guardar un documento ejecutado como una nueva versión del documento; y
  • Guardar el certificado de DocuSign junto con el documento ejecutado.

Estas características le ofrecerán a usted y a su equipo una mayor flexibilidad y eficiencia en la recopilación de firmas.

¿Tiene preguntas adicionales sobre la integración de NetDocuments y DocuSign eSignature? Consulte las preguntas frecuentes aquí.

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