Gestión de documentos compatible con FINRA

Si trabaja en la industria de servicios financieros en los Estados Unidos, es probable que esté familiarizado con la Autoridad Reguladora de la Industria Financiera, o FINRA.

Si no, aquí hay una actualización rápida: FINRA es una organization sin fines de lucro que ayuda a mantener mercados financieros justos y "protege al público inversionista contra el fraude y las malas prácticas". FINRA regula específicamente tres tipos de empresas:

• Empresas de corretaje
• Corredores de adquisición de capital
• Portales de financiación

Although they’re an independent body, FINRA works under the supervision of the Securities and Exchange Commission (SEC) to regulate the broker-dealer industry. As such, they have the authority to establish and enforce regulations  — and it’s a job they take seriously. In 2020 alone, FINRA issued over 800 disciplinary actions for unethical behavior and levied $57 million in fines against non-compliant brokers and firms.

Para evitar tales consecuencias en su empresa, es importante comprender los requisitos de FINRA y asegurarse de que su organization y los sistemas en los que confía cumplan en su totalidad.

One of the most critical systems is the one you use to manage documents and records. But what does FINRA compliance actually look like when it comes to recordkeeping? Is your cloud storage FINRA compliant? And how can you simplify the process so it’s less of a burden on your team? We’ll walk you through what you need to know.

¿Qué es el cumplimiento de FINRA?

The full scope of FINRA covers a broad range of rules and guidance for securities firms and brokers. So it should come as no surprise that FINRA and the SEC have very strict requirements for storing electronic books and records information.

And believe us when we say, you want to pay attention to those requirements — or you’ll pay the consequences. Take it from one financial firm who received a $6.5 million fine for non-compliant record keeping:

"[Entre otras cosas,] la empresa no retuvo los registros electrónicos en el formato requerido, no conservó ciertos registros electrónicos y notificó a FINRA antes de emplear medios de almacenamiento electrónicos. La falla de la empresa afectó al menos 87 millones de registros y llevó a la eliminación de más de 1.5 millones de comunicaciones con clientes ".

Keep in mind, too, that FINRA-compliant document management isn’t just compliance for compliance’s sake. Recordkeeping is also how your firm provides proof to the SEC and other regulatory bodies that you’re compliant with nearly every other rule.

No hace falta decir que no se puede subestimar la importancia de unos registros bien mantenidos.

Reglas de mantenimiento de registros de FINRA

Entonces, ¿cuáles son exactamente las reglas de FINRA para documentos y registros? Los requisitos se encuentran en la Sección 17 (a) (1) de la Securities Exchange Act de 1934 ("Exchange Act" o "SEA").

Rule 17a-3 is all about the “what.” It details the specific types of records that broker-dealers must maintain, such as:

• Libros mayores de activos y pasivos
• Libros mayores de cuentas de clientes
• Libros mayores de ingresos
• Solicitar boletos
• Registros de valores
• Papel secante comercial
• Confirmaciones comerciales
• Saldos de prueba
• Varios documentos relacionados con el empleo

Rule 17a-4 focuses on the “how” of maintaining records. To stay compliant, your firm’s electronic document storage (and any document management platforms you use) must meet certain requirements, including:

• Retention and Retrievability: Records must be kept for a minimum of six years, unless otherwise stated. They should be easily accessible for at least the first two years of that period.
• Record Immutability: Once created, electronic records can’t be altered, changed, or deleted.
• Independent Access: There must be a way for an independent third-party to access and download data if requested.
• Data Backups: The firm and/or system must store a duplicate copy of the data in a physically separate location for the full required retention period of the document.

Por supuesto, depende de su organization revisar los detalles exactos de los requisitos de FINRA para asegurarse de que cumple totalmente con los requisitos.

NetDocuments ayuda a simplificar el mantenimiento de registros compatible

No hay duda de que almacenar registros electrónicamente puede ahorrarle a su empresa mucho tiempo, sin mencionar el espacio, en comparación con mantener un registro físico en papel. Pero la digitalización con los registros de su empresa también puede ser un desafío, especialmente si se queda atascado tratando de averiguar el cumplimiento por su cuenta.

Algunas empresas optan por dividir las responsabilidades entre varios proveedores. Por ejemplo, pueden elegir una solución para almacenar documentos para el uso diario y luego usar un servicio separado para el archivo y el acceso de terceros.

Pero seamos honestos: tratar de mantener correctos a varios proveedores y herramientas hace que el cumplimiento sea mucho trabajo ... y cuanto más difícil sea para su empresa cumplir con las normas, mayor será el riesgo de tener problemas con FINRA.

NetDocuments, por otro lado, hace que sea fácil asegurarse de que sus registros cumplan con las normas, e incluso poner algunas de sus tareas de cumplimiento en piloto automático.

Our document management system (DMS) platform meets all of the technical requirements required by the SEC. A number of our current customers use NetDocuments to help them stay in full compliance with FINRA and other regulations. Here are a few of the ways we help:

1. Dentro de la plataforma, los usuarios pueden crear un repositorio Write Once Read Many (WORM) que evita cambios y eliminaciones una vez que se agrega un registro al repositorio.
2. Puede definir el ciclo de vida de sus documentos para cumplir con el período de retención requerido, de modo que los documentos se eliminen cuando ya no sean necesarios. (Siempre puede alargar su período de retención si es necesario, pero nunca acortarlo).
3. Puede otorgar a NetDocuments acceso independiente a sus registros. En otras palabras, nos da permiso para 'romper el cristal' si recibimos la orden de una autoridad administrativa.

En última instancia, NetDocuments ofrece una de las formas más convenientes para que las organizaciones de servicios financieros almacenen datos y registros de manera compatible.

Y, por supuesto, también obtiene todos los beneficios de aumento de la productividad, mejora de la colaboración y fortalecimiento de la seguridad de la plataforma líder de gestión de documentos y correo electrónico basada en la nube.

Para obtener más información sobre cómo NetDocuments puede ayudar a su empresa a cumplir con las normas sin comprometer la productividad, solicite una demostración hoy mismo.