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Gestión de documentos compatible con FINRA

Por:
El equipo de NetDocuments
septiembre 23, 2021

Si trabaja en la industria de servicios financieros en los Estados Unidos, es probable que esté familiarizado con la Autoridad Reguladora de la Industria Financiera, o FINRA.

Si no, aquí hay una actualización rápida: FINRA es una organización sin fines de lucro que ayuda a mantener mercados financieros justos y "protege al público inversionista contra el fraude y las malas prácticas". FINRA regula específicamente tres tipos de empresas:

  • Empresas de corretaje
  • Corredores de adquisición de capital
  • Portales de financiación

Aunque son un organismo independiente, FINRA trabaja bajo la supervisión de la Comisión de Bolsa y Valores (SEC) para regular la industria del corredor de bolsa. Como tal, tienen la autoridad para establecer y hacer cumplir las regulaciones, y es un trabajo que se toman en serio. Solo en 2020, FINRA emitió más de 800 acciones disciplinarias por comportamiento poco ético e impuso $ 57 millones en multas contra corredores y empresas que no cumplan con los requisitos.

Para evitar tales consecuencias en su empresa, es importante comprender los requisitos de FINRA y asegurarse de que su organización y los sistemas en los que confía cumplan en su totalidad.

Uno de los sistemas más críticos es el que usa para administrar documentos y registros. Pero, ¿cómo se ve realmente el cumplimiento de FINRA en lo que respecta al mantenimiento de registros? ¿Y cómo puede simplificar el proceso para que sea menos una carga para su equipo? Lo guiaremos a través de lo que necesita saber.

¿Qué es el cumplimiento de FINRA?

El alcance completo de FINRA cubre una amplia gama de reglas y orientación para empresas de valores y corredores. Por lo tanto, no debería sorprendernos que FINRA y la SEC tengan requisitos muy estrictos para almacenar información de registros y libros electrónicos.

Y créanos cuando decimos que quiere prestar atención a esos requisitos, o pagará las consecuencias. Tómelo de una empresa financiera que recibió una $ 6.5 millones de multa para el mantenimiento de registros no conforme:

"[Entre otras cosas,] la empresa no retuvo los registros electrónicos en el formato requerido, no conservó ciertos registros electrónicos y notificó a FINRA antes de emplear medios de almacenamiento electrónicos. La falla de la empresa afectó al menos 87 millones de registros y llevó a la eliminación de más de 1.5 millones de comunicaciones con clientes ".

Tenga en cuenta también que la gestión de documentos que cumple con FINRA no es solo el cumplimiento por el bien del cumplimiento. El mantenimiento de registros también es la forma en que su empresa proporciona pruebas a la SEC y otros organismos reguladores de que cumple casi cualquier otra regla.

No hace falta decir que no se puede subestimar la importancia de unos registros bien mantenidos.

Reglas de mantenimiento de registros de FINRA

Entonces, ¿cuáles son exactamente las reglas de FINRA para documentos y registros? Los requisitos se encuentran en la Sección 17 (a) (1) de la Securities Exchange Act de 1934 ("Exchange Act" o "SEA").

Regla 17 a- 3 se trata del "qué". Detalla los tipos específicos de registros que deben mantener los corredores de bolsa, tales como:

  • Libros mayores de activos y pasivos
  • Libros mayores de cuentas de clientes
  • Libros mayores de ingresos
  • Solicitar boletos
  • Registros de valores
  • Papel secante comercial
  • Confirmaciones comerciales
  • Saldos de prueba
  • Varios documentos relacionados con el empleo

Regla 17 a- 4 se centra en el "cómo" de mantener registros. Para cumplir con las normas, el almacenamiento de documentos electrónicos de su empresa (y cualquier plataforma de gestión de documentos que utilice) debe cumplir con ciertos requisitos, que incluyen:

  • Retención y recuperabilidad: Los registros deben conservarse durante un mínimo de seis años, a menos que se indique lo contrario. Deben ser fácilmente accesibles durante al menos los dos primeros años de ese período.
  • Inmutabilidad de registro: Una vez creados, los registros electrónicos no se pueden alterar, modificar ni eliminar.
  • Acceso independiente: Debe haber una forma para que un tercero independiente acceda y descargue los datos si así se solicita.
  • Copias de seguridad de datos: La empresa y / o el sistema deben almacenar una copia duplicada de los datos en un lugar físicamente separado durante todo el período de retención requerido del documento.

Por supuesto, depende de su organización revisar los detalles exactos de los requisitos de FINRA para asegurarse de que cumple totalmente con los requisitos.

NetDocuments ayuda a simplificar el mantenimiento de registros compatible

No hay duda de que almacenar registros electrónicamente puede ahorrarle a su empresa mucho tiempo, sin mencionar el espacio, en comparación con mantener un registro físico en papel. Pero la digitalización con los registros de su empresa también puede ser un desafío, especialmente si se queda atascado tratando de averiguar el cumplimiento por su cuenta.

Algunas empresas optan por dividir las responsabilidades entre varios proveedores. Por ejemplo, pueden elegir una solución para almacenar documentos para el uso diario y luego usar un servicio separado para el archivo y el acceso de terceros.

Pero seamos honestos: tratar de mantener correctos a varios proveedores y herramientas hace que el cumplimiento sea mucho trabajo ... y cuanto más difícil sea para su empresa cumplir con las normas, mayor será el riesgo de tener problemas con FINRA.

NetDocuments, por otro lado, hace que sea fácil asegurarse de que sus registros cumplan con las normas, e incluso poner algunas de sus tareas de cumplimiento en piloto automático.

Nuestra plataforma de sistema de gestión de documentos (DMS) cumple con todos los requisitos técnicos requeridos por la SEC. Varios de nuestros clientes actuales utilizan NetDocuments para ayudarlos a cumplir plenamente con FINRA y otras regulaciones. Estas son algunas de las formas en que ayudamos:

  1. Dentro de la plataforma, los usuarios pueden crear un repositorio Write Once Read Many (WORM) que evita cambios y eliminaciones una vez que se agrega un registro al repositorio.
  2. Puede definir el ciclo de vida de sus documentos para cumplir con el período de retención requerido, de modo que los documentos se eliminen cuando ya no sean necesarios. (Siempre puede alargar su período de retención si es necesario, pero nunca acortarlo).
  3. Puede otorgar a NetDocuments acceso independiente a sus registros. En otras palabras, nos da permiso para 'romper el cristal' si recibimos la orden de una autoridad administrativa.

En última instancia, NetDocuments ofrece una de las formas más convenientes para que las organizaciones de servicios financieros almacenen datos y registros de manera compatible.

Y, por supuesto, también obtiene todos los beneficios de aumento de la productividad, mejora de la colaboración y fortalecimiento de la seguridad de la plataforma líder de gestión de documentos y correo electrónico basada en la nube.

Para obtener más información sobre cómo NetDocuments puede ayudar a su empresa a cumplir con las normas sin comprometer la productividad, solicite una demostración hoy mismo.

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