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Formstack + NetDocuments: reducción del trabajo manual para ahorrar tiempo y dinero a los equipos jurídicos universitarios

Por:
Formstack
Posted On:
febrero 1, 2022
Last Updated:

Para satisfacer las necesidades de los estudiantes, el cuerpo docente y el personal, los equipos legales universitarios a menudo se basan en formularios para recopilar información esencial, ya sea para un contrato de trabajo, una disputa entre propietarios e inquilinos, necesidades de inmigración o una queja de un estudiante.

El objetivo de usar formularios en primer lugar es agilizar el proceso de admisión para que el abogado de la universidad pueda brindar servicios legales efectivos y eficientes a la comunidad del campus.

Pero aquí está la cosa: la forma en que muchas universidades usan formularios no es realmente tan eficiente o efectiva.

De hecho, el proceso estándar para crear, distribuir y almacenar formularios digitalmente puede ser agotador, lento y propenso a errores tanto para los abogados como para los estudiantes, sin mencionar que es costoso para la universidad.

¿No lo crees? Mira esto:

El problema con las formas legales típicas

Los formularios físicos y los procesos manuales brindan una experiencia inferior a la media para casi todos los involucrados. Estas son solo algunas de las formas en que se quedan cortos:

  • Desafíos de comunicación entre los estudiantes y el equipo legal universitario. Sin un proceso de admisión digital implementado, es mucho más probable que los estudiantes y el consejo universitario se vean atrapados en un juego prolongado de etiquetas telefónicas o por correo electrónico, ya que la información clave se transmite de un lado a otro.
  • Dificultad para encontrar y completar formularios. Es posible que los estudiantes no sepan dónde encontrar el formulario correcto en línea y que tengan dificultades para completarlo digitalmente. La alternativa (imprimir físicamente, completar y enviar el formulario) también puede ser innecesariamente complicada.
  • Proceso lento de conversión de formularios a documentos digitales. Para colaborar juntos y mantener registros consistentes, los equipos legales universitarios deben convertir documentos físicos en archivos digitales utilizables y luego almacenarlos de forma segura y organizarlos de manera adecuada.
  • Entrada de datos manual propensa a errores. En algunas circunstancias, es posible que el consejo de la universidad tenga que volver a ingresar la información de un documento físico o la imagen de un documento escaneado en un archivo digital. Esta tarea mundana es propensa a errores, lo que no solo es frustrante y lento de resolver, sino que también podría parecer poco profesional si se entregan copias inexactas a los estudiantes, proveedores, etc.
  • Flujos de trabajo ineficientes para la entrega y el almacenamiento de documentos. Almacenar documentos en el lugar correcto y ponerlos en las manos correctas puede no tomar mucho tiempo, pero incluso 15 minutos se suman rápidamente cuando el tiempo del abogado vale $300 por hora.
  • Satisfacer las expectativas de los clientes universitarios. Si bien a los profesores les puede encantar el papel, la realidad es que los estudiantes universitarios de hoy en día son la generación más experta en tecnología hasta el momento, lo que significa que esperan una experiencia fluida, incluso cuando utilizan servicios legales.
  • Mantener la continuidad cuando el campus se vuelve remoto. La pandemia le mostró al mundo que la transformación digital ya no es opcional. Atender las necesidades de la comunidad universitaria requiere que los equipos legales hagan que sus servicios sean accesibles, ya sea que los estudiantes estén en el campus o aprendiendo de forma remota.

Está claro que los procesos manuales y los formularios físicos simplemente no se adaptan a las necesidades de una universidad con visión de futuro, sus estudiantes o su equipo legal.

Entonces, ¿cómo digitaliza los servicios legales y los lleva al siguiente nivel sin comprometer cuestiones clave como la seguridad, el cumplimiento y la gobernanza? Te mostraremos

Hay una mejor manera de hacer formularios

Las formas físicas se están convirtiendo en una cosa del pasado, mientras que las formas digitales se están convirtiendo en la norma. Pero, ¿por qué su equipo debería aceptarlos?

Es bastante simple: los formularios digitales no solo son más fáciles de acceder y completar para los clientes universitarios, sino que también pueden ayudar a los asesores universitarios a ahorrar mucho tiempo al agilizar el proceso de admisión de formularios. De hecho, es posible que ni siquiera necesite llamar a TI para comenzar.

Los equipos legales también deben poder almacenar y colaborar de forma segura en formularios y otros documentos enviados. Por eso es tan importante que cualquier solución de formulario digital que utilice su organización se integre con su sistema de gestión de documentos (DMS).

Cómo pueden ayudar Formstack + NetDocuments

Las instituciones educativas a menudo tienen necesidades de gran alcance que imponen grandes demandas a sus equipos legales. Para gestionar eficazmente estas demandas, los abogados universitarios necesitan herramientas que ayuden a optimizar la productividad sin comprometer el requisito más importante: el cumplimiento.

Como un DMS diseñado específicamente para profesionales del derecho, NetDocuments se adapta de manera única a las necesidades, los flujos de trabajo y los requisitos de seguridad de la oficina de asesoría general de una universidad. Y las potentes soluciones de NetDocuments se extienden mucho más allá de la gestión de documentos a la gestión de correo electrónico, gestión de tareas, colaboración, mensajería en tiempo real y más.

Mientras tanto, pila de formularios es una plataforma de productividad en el lugar de trabajo que ofrece una variedad de soluciones, incluidos formularios, documentos, firmas digitales con Sign y más.

Juntos, Formstack y NetDocuments puede ayudar a los equipos legales universitarios a brindar servicios más eficientes y efectivos a los estudiantes, profesores, personal y la universidad en general, particularmente cuando se trata de la admisión de formularios.

Así es como se ve una entrada de formulario optimizada

¿Recuerda todos esos desafíos que los formularios físicos y los procesos manuales crean para los equipos legales universitarios? Vea cómo NetDocuments y Formstack los eliminan uno por uno:

  • El abogado de la universidad crea un formulario de Quejas de estudiantes utilizando el generador sin código de Formstack Forms y lo publica en su sitio web. (No es necesario obtener soporte de TI.)
  • Un estudiante completa el formulario de queja digital en el sitio web de la universidad y lo envía en línea. (No es necesario imprimir ni escanear.)
  • Todos los datos enviados se compilan automáticamente en una copia en PDF del formulario de queja de estudiante legal requerido a través de Formstack Documents. (Sin digitalización que consume mucho tiempo.)
  • El documento ensamblado se almacena automáticamente en la carpeta del estudiante en NetDocuments a través de la integración nativa de Formstack. (Sin ingreso manual de datos = errores reducidos.)
  • El consejo universitario puede corregir y colaborar en el formulario en NetDocuments. (Sin comprometer el cumplimiento o la productividad.)

Ahora es el momento de digitalizar sus formularios y documentos

No hay duda: los equipos jurídicos universitarios necesitan herramientas más potentes para trabajar de manera eficiente y satisfacer las amplias y variadas demandas de sus instituciones. NetDocuments y Formstack pueden ser piezas esenciales del rompecabezas para ayudar a su equipo legal a reducir el trabajo manual para ahorrar tiempo y dinero al manejar formularios y otros documentos.

¿Quiere ver cómo NetDocuments y Formstack pueden ayudar a su equipo legal a completar más formularios, más rápido? Haga clic aquí para recibir una demostración.

"¡Gran empresa, grandes productos, gran liderazgo, gran gente, gran cultura!"
"Amo a mi equipo ya mis compañeros. Somos una familia y nos respetamos".
"NetDocuments fomenta un buen equilibrio entre el trabajo y la familia".
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"De principio a fin, mis líderes están dispuestos a guiarme y dejarme probar cosas nuevas. Esto mantiene el trabajo fresco, emocionante y divertido para que no me agote ni me aburra".
"Tengo una dirección clara en mis tareas y prioridades laborales. También me siento animado a poner a mi familia en primer lugar y mantener un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida".
"Trabajo con personas muy motivadas que son inteligentes y me permiten aprender de ellas".
"NetDocuments se compromete a superar las expectativas de los clientes mediante la creación de productos líderes alojados en entornos sólidos como una roca".
"Estoy capacitado para probar cosas nuevas y pensar en procesos y campañas de manera estratégica. Puedo apoyarme en mi jefe, pero no estoy microgestionado, lo cual se agradece".
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