Organícese: ¿Son fáciles de encontrar sus documentos digitales?

Ogrnazitaion mkaes all the dffirenece. While most people are still able to comprehend text when words are scrambled, an organized approach can certainly make it much easier, and far less frustrating.

Echemos un vistazo a lo que significa tener un enfoque organizado. Webster define la organization como "el acto o proceso de poner las diferentes partes de algo en cierto orden para que puedan ser encontradas o usadas fácilmente". Lo importante de la definición es que implica flexibilidad. En las empresas que manejan grandes cantidades de información, lo que parece para un grupo puede no ser lo mismo para otro.

En nuestro clima digital acelerado, no es lógico (o sabio) ver a la organization con una mentalidad única, ni los proveedores de tecnología deberían abordarla desde ese ángulo. Las corporaciones y sus respectivos departamentos legales, así como las áreas de práctica privada y las agencias dentro del sector público, tienen diferentes circunstancias y requisitos comerciales. Nunca hay dos situaciones exactamente iguales. Cuando se trata de organizar la información, es esencial que los equipos tengan las opciones que mejor se adapten a su ecosistema y necesidades únicos mientras los preparan para el éxito a largo plazo.

Las consecuencias de una mala organization

Esto es lo que puede suceder cuando las empresas no priorizan un enfoque organizado para la gestión de la información:

• Difficulty Collaborating: With disorganized documents and data, legal departments experience challenges collaborating and communicating effectively with internal business clients and supporting each unit’s needs and priorities. This also makes it difficult for business units to have a clear understanding of how the legal team operates and what types of time frames and expectations for legal requests are reasonable.
• Busy Work: Projects or matter work can easily get bogged down when efforts are focused on tirelessly searching for documents and emails. This can be frustrating for the individual who wants to spend time on more meaningful, high-value work. And in a scenario where outside counsel is billing by the hour, clients could be absorbing the high cost of inefficiencies within the law firm.
• Lower Productivity: Switching between tasks when information is unorganized takes you out of the flow of your work. This impedes productivity and increases opportunities for errors.
• Security Risks: A lack of organization can lead to a wide range of security issues, particularly in highly regulated industries, government, and the legal space, where they are entrusted to keep sensitive information secure and confidential — and it their legal and ethical obligation to do so. Organized operations have processes and policies in place that efficiently manage version control and access permissions.
• Failed Employee Expectations: Technology is advancing by the minute, and each new generation is more tech savvy than the last. Companies that don’t invest in user-friendly technologies and prioritize ease of access will miss out on competitive advantages and fail to meet employee expectations. This can result in low morale, employee churn, and reduced momentum for the company as a whole.

Ya sea que un departamento legal, un bufete de abogados o una entidad gubernamental carezca de procesos de flujo de trabajo bien organizados o capacidades de colaboración digital segura, las consecuencias tienen un efecto dominó. La falta de organization puede tener un gran impacto en los clientes, los asuntos de los clientes y los empleados. El costo de no hacer nada es muy alto.

¿Cómo se organiza una empresa?

El primer paso hacia un camino más productivo es identificar qué procesos y sistemas faltan en su empresa. Muchas empresas tienen información almacenada en múltiples sistemas de administración de contenido y dispositivos individuales. Esto no solo es difícil de gestionar, sino que también aumenta los riesgos asociados con las normas de seguridad y privacidad. Los sistemas tradicionales de administración de documentos heredados a menudo tienen dificultades en esta área porque no fueron diseñados para adaptarse fácilmente y seguir el ritmo de las necesidades cambiantes de la industria. Además, generalmente carecen de las capacidades para integrarse con los avances tecnológicos emergentes, lo cual es un requisito clave para comunicarse de manera efectiva entre plataformas.

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