Un hombre con traje apunta a la pantalla con iconos de documentos flotando encima.

Organícese: ¿Son fáciles de encontrar sus documentos digitales?

Por:
El equipo de NetDocuments
Publicado en:
marzo 9, 2022

Ogrnazitaion mkaes toda la diferencia. Si bien la mayoría de las personas aún pueden comprender el texto cuando las palabras están codificadas, un enfoque organizado sin duda puede hacerlo mucho más fácil y mucho menos frustrante.

Echemos un vistazo a lo que significa tener un enfoque organizado. Webster define la organización como "el acto o proceso de poner las diferentes partes de algo en cierto orden para que puedan ser encontradas o usadas fácilmente". Lo importante de la definición es que implica flexibilidad. En las empresas que manejan grandes cantidades de información, lo que parece para un grupo puede no ser lo mismo para otro.

In our fast-paced digital climate, it is not logical (or wise) to view organization with a one-size-fits-all mindset, nor should technology providers approach it from that angle. Corporations and their respective legal departments, as well as private practice areas, and agencies within the public sector, have varying circumstances and business requirements. No two situations are ever quite the same. When it comes to organizing information, it is essential for teams to have options that best fit their unique ecosystem and needs while setting them up for long-term success.

Las consecuencias de una mala organización

Esto es lo que puede suceder cuando las empresas no priorizan un enfoque organizado para la gestión de la información:

  • Dificultad para colaborar: Con documentos y datos desorganizados, los departamentos legales enfrentan desafíos para colaborar y comunicarse de manera efectiva con clientes comerciales internos y respaldar las necesidades y prioridades de cada unidad. Esto también dificulta que las unidades de negocios comprendan claramente cómo opera el equipo legal y qué tipos de plazos y expectativas para las solicitudes legales son razonables.
  • Busy Work: Projects or matter work can easily get bogged down when efforts are focused on tirelessly searching for documents and emails. This can be frustrating for the individual who wants to spend time on more meaningful, high-value work. And in a scenario where outside counsel is billing by the hour, clients could be absorbing the high cost of inefficiencies within the law firm.
  • Baja productividad: Cambiar entre tareas cuando la información no está organizada lo saca del flujo de su trabajo. Esto impide la productividad y aumenta las oportunidades de errores.
  • Riesgos de seguridad: La falta de organización puede conducir a una amplia gama de problemas de seguridad, particularmente en industrias altamente reguladas, el gobierno y el espacio legal, donde se les confía la tarea de mantener la información confidencial segura y confidencial, y es su obligación legal y ética hacerlo. . Las operaciones organizadas cuentan con procesos y políticas que administran de manera eficiente el control de versiones y los permisos de acceso.
  • Expectativas de empleados fallidos: La tecnología avanza minuto a minuto y cada nueva generación es más experta en tecnología que la anterior. Las empresas que no inviertan en tecnologías fáciles de usar y prioricen la facilidad de acceso perderán ventajas competitivas y no cumplirán con las expectativas de los empleados. Esto puede dar como resultado una baja moral, la rotación de empleados y un impulso reducido para la empresa en su conjunto.

Ya sea que un departamento legal, un bufete de abogados o una entidad gubernamental carezca de procesos de flujo de trabajo bien organizados o capacidades de colaboración digital segura, las consecuencias tienen un efecto dominó. La falta de organización puede tener un gran impacto en los clientes, los asuntos de los clientes y los empleados. El costo de no hacer nada es muy alto.

¿Cómo se organiza una empresa?

El primer paso hacia un camino más productivo es identificar qué procesos y sistemas faltan en su empresa. Muchas empresas tienen información almacenada en múltiples sistemas de administración de contenido y dispositivos individuales. Esto no solo es difícil de gestionar, sino que también aumenta los riesgos asociados con las normas de seguridad y privacidad. Los sistemas tradicionales de administración de documentos heredados a menudo tienen dificultades en esta área porque no fueron diseñados para adaptarse fácilmente y seguir el ritmo de las necesidades cambiantes de la industria. Además, generalmente carecen de las capacidades para integrarse con los avances tecnológicos emergentes, lo cual es un requisito clave para comunicarse de manera efectiva entre plataformas.

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