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Cómo funcionan juntos Microsoft y NetDocuments: para que pueda trabajar inspirado

Por:
El equipo de NetDocuments
febrero 11, 2021

La tecnología es más omnipresente en nuestra vida personal y profesional que nunca. Pero a medida que aumenta nuestro uso de herramientas y plataformas tecnológicas, también aumentan las oportunidades de perder el control de nuestros documentos y datos.

Para los bufetes de abogados y los departamentos legales, esta expansión tecnológica y la consiguiente difusión de información a través de plataformas aisladas en toda la organización pueden crear serios obstáculos para la productividad, la eficiencia, el gobierno de la información y más. El desafío es encontrar una solución que no lo obligue a comprometer la seguridad de su empresa u organización para la productividad de su abogado.

Lo mejor en productividad se une a lo mejor en gobernanza de la información

Como líder de la industria en productividad basada en la nube, las herramientas de Microsoft se han convertido en un elemento fundamental de los negocios modernos. Si bien no satisfacen los desafíos y requisitos especializados de la industria legal de manera inmediata, brindan el conjunto de herramientas de productividad más ampliamente utilizado.

NetDocuments, por otro lado, es una plataforma de contenido integral diseñada específicamente para profesionales legales, con seguridad, gobernanza y cumplimiento galardonados integrados directamente.

Pero aquí está la gran noticia: no tiene que elegir. Puede tener las capacidades de conocimiento legal del software líder de administración de documentos en la nube (DMS) integrado a la perfección con sus herramientas favoritas de Microsoft.

Es cierto, NetDocuments y Microsoft son simplemente mejores juntos.

ChatLink es la clave para una colaboración segura y sin problemas.

Muchas empresas, incluidos bufetes de abogados, adoptaron Microsoft Teams a raíz de COVID- 19 para mantener a sus organizaciones conectadas mientras trabajaban de forma remota. Sin embargo, usar Teams sin un DMS, o junto con su DMS, no es necesariamente la experiencia de trabajo perfecta que espera.

A menudo, a medida que los documentos se pasan entre los usuarios de Teams, se cargan y almacenan automáticamente en la instancia de OneDrive o SharePoint de su organización, lo que agrava ese problema de gobierno de la información ya problemático, la distribución de documentos en varios repositorios.

Por eso creamos ChatLink: Una conexión perfecta entre NetDocuments y Microsoft Teams que le permite acceder a todas las capacidades de NetDocuments dentro de la experiencia de Teams con la que ya está familiarizado, incluidas herramientas complementarias como Tareas, SetBuilder, y CollabSpaces, todo sin tener que depender de OneDrive o SharePoint.

ChatLink le permite conectar los canales de Teams con espacios de trabajo específicos de la materia en NetDocuments, lo que significa que no se pierde tiempo buscando lo que necesita. Esta conexión habilita la funcionalidad de un solo toque para que pueda colaborar de forma segura en los documentos, desde el check-out hasta el check-in, el cambio de nombre al control de versiones, sin cambiar de plataforma. Y como los enlaces de documentos se comparten dentro de los canales de Teams, los permisos de acceso de usuario que establece en NetDocuments se transfieren.

En resumen: ChatLink crea una experiencia totalmente integrada que ayuda a mantener los espacios de trabajo diarios de los abogados seguros, compatibles y fáciles de administrar.

Mensajería en tiempo real compatible

Una de las piezas de cumplimiento más desafiantes es mantener segura y protegida todas las comunicaciones relacionadas con asuntos. Por emparejamiento ndThread, la solución de chat de NetDocuments y Microsoft Teams, puede brindarles a sus abogados las ventajas de la mensajería en tiempo real mientras cumple con los altos estándares de gobierno legal. Para los departamentos legales en particular, esta funcionalidad permite que Legal trabaje de manera cercana y casual con pares multifuncionales sin cambiar de plataforma.

Al igual que los espacios de trabajo de NetDocuments, ndThread se puede agregar como una pestaña en su experiencia de Microsoft Teams, por lo que las conversaciones compatibles están a solo un clic de distancia. Las conversaciones individuales, las discusiones grupales, las ideas y las anotaciones de documentos se pueden archivar de forma segura en el repositorio de su espacio de trabajo, manteniendo todo como parte del registro oficial y guardado dentro del contexto.

Un espectro completo de posibilidades de integración

Por supuesto, Microsoft ofrece más que solo equipos, y NetDocuments ofrece muchas más herramientas para mantener sus sistemas funcionando en sincronía. A continuación, presentamos algunas de nuestras soluciones integradas:

ndMail

Si sus abogados operan con Outlook, la integración de ndMail proporciona un conjunto de herramientas de productividad y administración de correo electrónico diseñadas para profesionales legales. Puede automatizar el archivo de correo electrónico con las reglas de Outlook o aprovechar el poder de la inteligencia artificial y el aprendizaje automático para archivar correos electrónicos con un solo clic con el archivo predictivo. Con ndMail, su bandeja de entrada se convierte en Productivity Central.

ndoffice

NetDocuments está estrechamente integrado con las aplicaciones de Microsoft Office y Adobe Acrobat a través de ndOffice, lo que le ayuda a optimizar los flujos de trabajo cruciales para sus abogados. Los abogados también pueden acceder rápidamente a documentos recientes y su estado con el Centro de actividades.

Además de la funcionalidad estándar que permite a los abogados trabajar completamente con los productos de Microsoft Office, ndOffice les ayuda a rastrear metadatos y subversiones de documentos virtualmente ilimitados, así como a empaquetar y renombrar archivos adjuntos de correo electrónico directamente dentro de Outlook para crear una experiencia personalizada para clientes y compañeros.

Conector Power Automate

NetDocuments Connector para Microsoft Power Automate facilita la automatización de procesos manuales que consumen mucho tiempo dentro y fuera de su DMS con flujos de trabajo personalizados de código bajo o sin código y acceso a más de 50 llamadas a la API de NetDocuments, vinculando las necesidades de la organización con tareas legales específicas sin cualquier esfuerzo extra.

Y hay más: descargue nuestro folleto para explorar NetDocuments + Microsoft en profundidad, incluidas funciones adicionales como DLP, MCAS y FlexStore.

Próximamente: estado del proveedor de almacenamiento y creación de reflejo

Además de la poderosa funcionalidad que existe en la actualidad, la conexión entre Microsoft y NetDocuments se está fortaleciendo aún más. NetDocuments se asocia con Microsoft para convertirse en un proveedor de almacenamiento de Teams totalmente integrado. Esta funcionalidad le permitirá configurar NetDocuments como su único repositorio de documentos de back-end en Teams, para que pueda trabajar de manera aún más fluida y segura.

Pero eso no es todo. ¡NetDocuments tiene aún más mejoras en 2021!

Pronto, todo lo que publique en Teams se reflejará en su DMS, sin tener que acceder a la pestaña ndThread. Ya sea que esté arrastrando archivos desde su unidad local a Teams o adjuntando un documento a un mensaje directo, NetDocuments importará el archivo y lo guardará directamente en el archivo de materia asociado.

Trabajo inspirado con Microsoft y NetDocuments

La combinación de las poderosas herramientas basadas en la nube que ofrecen Microsoft y NetDocuments puede brindar una ventaja estratégica increíble para los bufetes de abogados y los departamentos legales al capacitar a sus abogados para que trabajen inspirados con:

  • Aumento de la productividad. NetDocuments es el único DMS que ofrece una integración completa con Teams y le permite mantener archivos de materia más completos.
  • Eficiencia incrementada. Con acceso directo a sus archivos dentro de la interfaz de Teams, su equipo puede trabajar con menos interrupciones.
  • Seguridad reforzada. Cuando la seguridad de los documentos está integrada en su sistema, la derecho La elección es también la fácil elección para sus usuarios. 

Está claro que con el poder de los DMS líderes y las plataformas de productividad empresarial que respaldan a sus abogados, el éxito nunca estará fuera de su alcance. 

Contáctenos para saber cómo la integración de NetDocuments con Microsoft puede optimizar la seguridad y la productividad de su empresa.

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