Imagen de primer plano de una mano escribiendo en una computadora portátil con iconos de carpeta flotando arriba.

How NetDocuments Updated Activity Center Supports Local File Sync

Por:
El equipo de NetDocuments
Posted On:
octubre 8, 2021
Última actualización:
octubre 8, 2021

ndOffice Activity Center: su sede para aumentar la productividad

El Centro de actividades de ndOffice ha sido durante mucho tiempo la aplicación de referencia para vincular sus aplicaciones de Microsoft Office de uso constante y su repositorio de NetDocuments, y la versión de ndOffice 2.9 lo ha rediseñado por completo para proporcionar aún más funciones y opciones de visualización para aumentar su productividad. Además, ndOffice ha sido turboalimentado para sincronizar sus documentos más utilizados localmente en su computadora para que su contenido siempre esté ahí para usted, listo. No se necesitan herramientas adicionales como OneDrive, Box o Dropbox que pueden ser menos seguras. Ahora puede mantener todos sus documentos en un solo lugar y sincronizados localmente con las funciones avanzadas de cifrado y seguridad que espera de NetDocuments.

Rediseño del centro de actividades de ndOffice

Escuchamos de muchos clientes que mantienen el Centro de actividades anclado en sus monitores para trabajar todos los días. Con eso en mente, lo hemos rediseñado para que aún más personas elijan el Centro de actividades como su ubicación de referencia para trabajar con sus documentos. Además de sus listas de documentos recientes y favoritos, ahora tiene acceso a su página de inicio personalizada de NetDocuments dentro del Centro de actividades, la misma página de inicio que usa en el navegador web para acceder a sus espacios de trabajo y archivos de materia favoritos. Ya no tiene que ir a su navegador web para acceder a su página de inicio porque NetDocuments continúa encontrándose con usted donde trabaja.

El Centro de actividades muestra una página de inicio totalmente personalizable y se puede arrastrar y cambiar de tamaño

Las listas de documentos del Centro de actividades (hasta 100 documentos) se dividen en secciones de día y semana que se pueden expandir y contraer para aquellos momentos en los que lo único que puede recordar es que trabajó en ese archivo el viernes pasado. Lo entendemos. Han sido un par de años difíciles. Los cronometradores encuentran que esta es una referencia rápida especialmente útil para esos días ocupados en los que no han podido capturar su tiempo y necesitan que se les refresque la memoria.

La actividad reciente en NetDocuments se desglosa por día y semana

Una de las formas en que el Centro de actividades rediseñado ayuda a mejorar los flujos de trabajo es con un menú completo con el botón derecho del mouse de actividades de documentos disponibles en cada documento. ¿Necesita crear un nuevo documento basado en uno anterior? Simplemente haga clic con el botón derecho y seleccione Abrir como un nuevo documento o una nueva versión. Esas son solo dos de las muchas opciones para mejorar su productividad.

Sincronización de archivos locales

ndOffice le ofrece una opción para agregar sincronización activa de sus archivos además de nuestra funcionalidad de eco de documentos existente. Esta función garantiza que los últimos cambios en un documento (de cualquier persona) estén siempre en su dispositivo, listos para que pueda salir y desconectarse sin perder el ritmo. Como beneficio adicional, tener los documentos sincronizados localmente también significa que se abren aún más rápido.

Por motivos de seguridad, el administrador de su organización debe habilitar la sincronización de archivos locales de ndOffice en su computadora a través de una configuración de registro.

Otra protección de seguridad incluida con la sincronización de archivos local es el umbral de actividad, que ayuda a evitar que la actividad no deseada, como el ransomware, afecte sus documentos. Esta función permite que un administrador de repositorio reciba un correo electrónico de notificación cuando un usuario realiza actividades en más del número especificado de documentos en una sola sesión de inicio de sesión. Además, si un archivo se ve afectado negativamente, simplemente se puede revertir a un momento anterior dentro de NetDocuments. No importa si está conectado o en movimiento, sus documentos siempre están disponibles y protegidos.

Las acciones actuales que se pueden contar para la alerta de umbral son:

  • Descargando documento (s).
  • Abrir un documento a través de la interfaz web.
  • Impresión de un documento mediante la opción de impresión NetDocuments.
  • Adjuntar un documento a un correo electrónico.
  • Mover un documento a un gabinete en un repositorio diferente (solo administradores).

Gestión de archivos locales más sencilla

Finalmente, ahora tiene dos métodos que utilizan el Centro de actividades de ndOffice para administrar archivos locales que deben agregarse a NetDocuments. Ahora puede simplemente arrastrar y soltar uno o más archivos al Centro de actividades o hacer clic con el botón derecho en un archivo dentro del Explorador de archivos de Windows y seleccionar Guardar en NetDocuments.

Si desea ver el Centro de actividades de ndOffice en acción o cualquier otra función de NetDocuments, solicita una demostración personalizada.

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