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Cómo poner Marie-Kondo en tu bandeja de entrada y encontrar la paz que nunca supiste que existía

Por:
Michelle lundberg
octubre 21, 2020

COVID- 19 nos ha unido en más de una forma: casi de la noche a la mañana, todos comenzamos a cocinar pan de plátano o masa madre, algunos se derrumbaron y se unieron a TikTok, y la mayoría de nosotros comenzó a 'anidar': actualizar y organizar nuestros hogares y espacios de trabajo. De hecho, programas de televisión como Poner en orden con Marie Kondo o el nuevo Organizarse con The Home Edit se han convertido recientemente en algunas de las adicciones a la televisión más nuevas del país.

Entonces, ¿qué tienen que ver el organizarse, el desorden y la nación Marie-Kondo -ing en sus hogares con el software de tecnología legal?

Así como la organización puede traer paz a su hogar, también puede traer paz a su vida laboral. Normalmente, cuando pensamos en organizarnos en el espacio de trabajo, hay dos tipos de personas: archivadores y apiladores. O cuando se trata de tecnología, hay navegadores y buscadores.

Archivadores / navegadores son aquellos en los que 'normalmente' piensas cuando escuchas el palabra organización. A estos tipos les encanta saber que todo tiene un "hogar" específico y que todo está archivado en su espacio apropiado. Si bien el acceso fácil es bueno, poder recordar o averiguar lógicamente dónde encontrar todo es más importante. Apiladores / buscadores por otro lado, prefieren que las cosas sean visibles y de fácil acceso, especialmente las cosas con las que trabajan con frecuencia. Por lo general, están menos preocupados por todo lo que tenga un específico lugar y más centrado en no tener que excavar en varias áreas más tarde para encontrar lo que están buscando.

Que estilo eres ¿Te identificas más como buscador, navegador o un poco de ambos?

Aquí en NetDocuments, hemos descubierto que ambos estilos tienen sus beneficios y la mayoría de las personas son una combinación de ambos estilos. Y, sobre todo, es difícil (e improductivo) obligar a alguien a ser lo opuesto a lo que gravita naturalmente.

Es por eso que hemos creado tecnología que reúne estos estilos organizativos aparentemente diferentes, ya que los abogados y su personal de apoyo pueden trabajar de la manera que prefieran: desde el mismo espacio de trabajo o proyecto.

A continuación se muestran algunos aspectos destacados de cómo NetDocuments y ndMail las funciones pueden resultar atractivas para ambos navegadores o buscadores, según lo que funcione mejor para usted y su equipo:

Navegador

Buscador

Barra "Ir a" le permite acceder rápidamente al asunto o proyecto que está buscando y obtener una vista holística de todo el contenido del asunto.

Página principal donde puede destacar o marcar como favoritos los documentos / contenido, carpetas o áreas de trabajo para un fácil acceso.

Panel de navegación Los pines abren una lista de gabinetes, espacios de trabajo y asuntos / proyectos que puede expandir para ver documentos / contenido para que pueda navegar y encontrar exactamente lo que está buscando.

Panel de búsqueda facilita una búsqueda rápida similar a la de Internet que le permite buscar nombres de documentos o incluso contenido dentro de los documentos.

Atributos dinámicos proporciona un sistema organizativo simple y fácil de usar para etiquetar y perfilar documentos para que el contenido similar se agrupe y sea más fácil de buscar o navegar más tarde.

Filtros de búsqueda avanzada son similares a los filtros de compras (por ejemplo, ordenar por precio de mayor a menor, categoría, etc.) y le permiten refinar rápida y fácilmente su búsqueda para mostrar exactamente lo que está buscando utilizando diferentes atributos de documento o campos que su organización rastrea usando atributos dinámicos .

Archivo predictivo de correo electrónico utiliza IA para rastrear y analizar el comportamiento y las tendencias de la organización, sugiere ubicaciones de archivo según el tema, el contenido y los incluidos en el correo electrónico para que sepa que sus correos electrónicos se archivan fácilmente en la ubicación correcta.

Ubicaciones de correo electrónico fijadas permite a los usuarios fijar hasta 5 ubicaciones de archivo (por gabinete) para que siempre aparezcan antes de las ubicaciones previstas, lo que facilita y agiliza la visualización y el envío de correos electrónicos a las áreas de acceso común.

Asignación de carpetas de Outlook le permite mantener su estructura de carpetas de Outlook existente y asignar esas carpetas a ubicaciones específicas dentro de NetDocuments.

Archivo de conversación archivar automáticamente respuestas y reenvíos en la misma conversación a la misma ubicación en NetDocuments.

Si bien muchas de estas soluciones organizativas pueden sonar familiares, la capacidad de fijar ubicaciones de archivo de correo electrónico en ndMail (incluida en el ORGANIZAR solución), es la última característica que entusiasma a los clientes.  Fijación es una excelente opción para los buscadores que desean un acceso rápido y visible a ubicaciones de archivo frecuentes, o en los casos en que:

  • Están trabajando en un caso específico y siempre quieren que esa ubicación sea la primera en la lista.
  • Tener una política sobre el almacenamiento de una copia de cada correo electrónico en un lugar designado en NetDocuments, así como en el asunto o proyecto correspondiente.

Por lo tanto, mientras crea su 7th lote de pan de plátano este fin de semana, Marie-Kondo-en tu casa y organizando tu cajón de calcetines por ROYGBIV (si miras Home Edit sabes la importancia de esto), queríamos traer algunas ideas de cómo puedes organizar tu trabajo vida, ya que esto también puede brindarle una paz sin precedentes en tiempos sin precedentes.

Para obtener más información sobre cómo ORGANIZARSE con NetDocuments y ndMail, solicite una demostración aquí.

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